À propos de Barrila Law

Le cabinet Barrila Law a été fondé il y a 11 ans par Gaetano Barrila. Basé en Ontario, au Canada, le cabinet dispose de deux bureaux et se consacre au droit immobilier, au droit commercial des sociétés, aux testaments et aux successions.

Très tôt, Barrila a compris qu'il était nécessaire de disposer d'un référentiel centralisé pour favoriser l'organisation et l'efficacité, et éviter l'accumulation de documents. NetDocuments s'est avéré être la solution idéale, permettant au cabinet d'instaurer une culture axée sur la productivité, le travail d'équipe et la conscience sociale. Cette étude de cas explique pourquoi Barrila a choisi NetDocuments et comment cette solution l'a aidé à créer une atmosphère collaborative et propice au télétravail.

Une transition simple

Avant que le cabinet Barrila Law Firm ne choisisse NetDocuments, il utilisait déjà une structure d'organisation des documents similaire à celle utilisée par la plateforme NetDocuments. Barrila avait constaté les effets néfastes de l'accumulation de documents dans d'autres cabinets, il a donc interdit à son personnel de stocker des documents ailleurs que sur un disque partagé. Cette culture du partage de documents, associée à une stratégie organisationnelle similaire, a permis au personnel d'être bien préparé à utiliser la plateforme NetDocuments dès sa mise en œuvre. « Nous étions prêts à franchir le pas », a déclaré Barrila.

Accès à distance sans stress

Disposer d'un système de gestion documentaire (DMS) basé sur le cloud s'est avéré essentiel pour soutenir l'environnement flexible et mobile qui caractérise Barrila Law.

À l'origine, Barrila s'intéressait à une solution basée sur le cloud afin de pouvoir travailler à distance depuis n'importe où, que ce soit à domicile ou en vacances, et il s'est rapidement rendu compte que ces avantages s'étendaient à l'ensemble du cabinet. Aujourd'hui, Barrila Law dispose d'une politique officielle de télétravail, qui autorise et encourage les employés à travailler depuis leur domicile au moins une fois par semaine. Cette flexibilité offre un confort supplémentaire aux employés, qui peuvent ainsi déposer leurs enfants à l'école ou adapter leur trajet pour éviter les heures de pointe. Le cabinet emploie également de jeunes mères qui peuvent utiliser la plateforme cloud pour bénéficier d'une expérience de télétravail fluide.

« Même avant la pandémie, nous avons connu des coupures de courant. J'ai donc demandé à mes employés de rentrer chez eux, où ils ont pu se connecter à Internet et disposer de tout ce dont ils avaient besoin. »

Gaetano Barrila, fondateur, Barrila Law

L'accessibilité à distance ne profite pas seulement à l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Lorsque des mesures de confinement et de restriction des déplacements ont été mises en place, comme lors de la récente pandémie de COVID-19, M. Barrila et son cabinet ont pu continuer à fonctionner tout en travaillant immédiatement depuis la sécurité de leur domicile. « Nous sommes prêts », a-t-il déclaré. « Même avant la pandémie, nous avons connu des coupures de courant, j'ai donc demandé à mes employés de rentrer chez eux, où ils ont pu se connecter à Internet et disposer de tout ce dont ils avaient besoin. »

Caractéristiques qui favorisent l'évolution et la réussite

L'une des principales qualités qui ont attiré Barrila vers NetDocuments était les fonctionnalités de profilage des documents. Le système de profilage NetDocuments permet aux contributeurs de créer des rapports de métadonnées, essentiellement des balises qui décrivent les attributs d'un document et les associent à ces attributs pour faciliter leur identification et leur recherche. Ces rapports ont joué un rôle déterminant en aidant Barrila Law à améliorer la gouvernance de l'information et la fonctionnalité des documents.

« Maintenant, une fois que nous avons le document final, nous le transférons dans SetBuilder, ce qui évite à notre commis à la facturation de passer des heures devant une machine. »

Gaetano Barrila, fondateur, Barrila Law

« Maintenant, une fois que nous avons le document final, nous le transférons dans SetBuilder, ce qui évite à notre commis à la facturation de passer des heures devant une machine », explique M. Barrila.

La fonctionnalité cloud de NetDocuments a également permis au cabinet d'avocats Barrila Law Firm de se débarrasser de son serveur et de passer à un fonctionnement sans serveur. Étant donné que les infrastructures sans serveur éliminent le besoin de gestion de serveur et sont intrinsèquement évolutives, la conversion vers une architecture entièrement basée sur le cloud constitue une étape majeure vers la création du type de flexibilité convoité par la plupart des entreprises modernes.

Meilleure collaboration au sein de l'équipe

Selon Barrila, le cabinet a tiré d'innombrables avantages des fonctionnalités d'organisation des documents de NetDocuments et de sa capacité à gérer un référentiel unique.

« Chaque dossier sur lequel nous travaillons au bureau fait l'objet d'une approche collaborative, il n'est donc pas attribué à une seule personne », a déclaré M. Barrila. « Tout est regroupé au même endroit. Où que vous soyez, vous pouvez y accéder et le modifier. »

Ce niveau accru de collaboration est nécessaire dans un environnement basé sur le travail d'équipe comme celui du cabinet d'avocats Barrila, où plusieurs personnes travaillent souvent sur les mêmes dossiers.

Le fait de disposer d'un référentiel central accessible depuis n'importe quel appareil facilite encore davantage la collaboration, car les membres du personnel peuvent consulter les documents dès qu'ils en ont besoin. « Avoir tous les documents jamais produits par notre cabinet dans mon téléphone portable lorsque j'en ai besoin est très pratique au bout du compte », a déclaré M. Barrila.

Pourquoi Barrila Law reste

NetDocuments a considérablement amélioré l'efficacité, la collaboration et la culture générale du cabinet Barrila Law Firm, ce qui est un grand soulagement pour M. Barrila. Avant la mise en œuvre de NetDocuments, certains membres du personnel ont exprimé leurs inquiétudes quant au passage à une plateforme Web. Heureusement, ces inquiétudes ont rapidement été apaisées dès qu'ils ont commencé à utiliser NetDocuments et ont constaté à quel point il s'intégrait facilement dans leurs activités quotidiennes. « Tout le monde adore NetDocuments. Nous ne pourrions plus nous en passer », a déclaré Barrila.

Barrila Law fait également appel à Software Analysis Corporation pour ses besoins en matière de conseil. En fait, Jen McComb « a été excellente. Dès que nous pensons que quelque chose est impossible, nous appelons Jen. Elle nous répond : « Oui, vous pouvez tout à fait le faire, et voici comment. » Ou « laissez-moi me connecter, et nous allons régler cela. » Lorsque nous avons besoin d'une fonctionnalité nouvelle ou différente, Jen trouve une solution. »

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