‍Sobre la Ley Barrila

Barrila Law fue fundado hace 11 años por Gaetano Barrila. Con sede en Ontario, Canadá, el bufete cuenta con dos oficinas y se dedica al derecho inmobiliario, mercantil corporativo, testamentos y herencias.

Desde el principio, Barrila reconoció la necesidad de un repositorio central de documentos para fomentar la organización y la eficacia, y evitar el acaparamiento de documentos. NetDocuments fue una solución ideal, que permitió a la empresa establecer una cultura de productividad, trabajo en equipo y conciencia social. En este estudio de caso se explica por qué Barrila eligió NetDocuments y cómo le ha ayudado con éxito a crear un ambiente de colaboración a distancia.

Una transición sencilla

Antes de que el bufete Barrila eligiera NetDocuments, ya utilizaba una estructura de organización de documentos similar a la que utiliza la plataforma NetDocuments. Barrila había experimentado los efectos perjudiciales del acaparamiento de documentos en otros bufetes, por lo que prohibió al personal almacenar documentos en cualquier lugar que no fuera una unidad compartida. Esa cultura establecida de compartir documentos, junto con la estrategia organizativa similar, significó que los miembros del personal estaban bien preparados para empezar a utilizar la plataforma NetDocuments tras su implantación. "Estábamos estructurados para entrar en acción", dijo Barrila.

Acceso remoto sin estrés

Contar con un sistema de gestión documental (SGD) basado en la nube ha sido fundamental para respaldar el entorno flexible y en movimiento que existe en Barrila Law.

En un principio, Barrila se interesó por una solución basada en la nube como medio para poder trabajar a distancia desde cualquier lugar, ya fuera en casa o de vacaciones, y rápidamente se dio cuenta de que estas ventajas se extendían a todo el bufete. Ahora, Barrila Law cuenta con una política formal de trabajo desde casa, que permite y anima al personal a trabajar desde casa al menos una vez a la semana. Esta flexibilidad ofrece una comodidad adicional al personal, permitiéndole disponer de tiempo para dejar a los niños en el colegio o ajustar su horario de desplazamiento para evitar las horas punta de tráfico. La empresa también emplea a madres jóvenes que pueden utilizar la plataforma basada en la nube para una experiencia a distancia sin problemas.

"Incluso antes de la pandemia, hemos tenido momentos en los que se ha ido la luz, así que he dicho a mi personal que se fuera a casa y han podido conectarse a Internet en casa y tener todo lo que necesitaban".

Gaetano Barrila, Fundador, Barrila Law

Con la accesibilidad a distancia no sólo gana el equilibrio entre la vida laboral y personal. Cuando se producen paros y órdenes de permanecer en casa, como la más reciente pandemia de COVID-19, Barrila y su Firma pudieron permanecer operativos mientras trabajaban inmediatamente desde la seguridad de sus propios hogares. "Estamos preparados", afirmó. "Incluso antes de la pandemia, hemos tenido momentos en los que se ha ido la luz, así que he dicho a mi personal que se fuera a casa y han podido conectarse a Internet en su casa y tener todo lo que necesitaban".

Características que fomentan la evolución y el éxito

Una cualidad clave que atrajo a Barrila hacia NetDocuments fueron las funciones de creación de perfiles de documentos. El sistema de creación de perfiles de NetDocuments permite a los colaboradores crear informes de metadatos -esencialmente, etiquetas que describen los atributos de un documento y los asocian a dichos atributos para facilitar la identificación y la búsqueda- que han sido fundamentales para ayudar a Barrila Law a mejorar la gobernanza de la información y la funcionalidad de los documentos.

"Ahora, una vez que tenemos un documento final, lo volcamos en SetBuilder y eso ahorra a nuestro empleado de facturación horas de tiempo de pie ante una máquina".

Gaetano Barrila, Fundador, Barrila Law

"Ahora, una vez que tenemos un documento final, lo volcamos en SetBuilder y eso ahorra a nuestro empleado de facturación horas de tiempo de pie ante una máquina", dijo Barrila.

La funcionalidad basada en la nube de NetDocuments también permitió al bufete Barrila deshacerse de su servidor y pasar a un funcionamiento sin servidor. Dado que los marcos de trabajo sin servidor eliminan la necesidad de gestionar el servidor y son intrínsecamente escalables, la conversión a una arquitectura completamente basada en la nube es un paso importante hacia la creación del tipo de flexibilidad que codician la mayoría de los bufetes modernos.

Mayor colaboración en equipo

Según Barrila, la empresa ha obtenido innumerables beneficios de las funciones de organización de documentos de NetDocuments y de su capacidad para mantener un único repositorio de documentos.

"Cada uno de los expedientes en los que trabajamos en la oficina tiene un enfoque de equipo, por lo que no se asigna únicamente a una persona", declaró Barrila. "Todo está ahí, en un solo lugar. Estés donde estés, puedes acceder y editar".

Este mayor nivel de colaboración es necesario en un entorno basado en el trabajo en equipo como el bufete Barrila, en el que varias personas trabajan a menudo en los mismos expedientes.

Disponer de un repositorio central accesible desde cualquier dispositivo favorece aún más los esfuerzos de colaboración, ya que los miembros del personal pueden consultar los documentos siempre que lo necesiten. "Tener todos y cada uno de los documentos que nuestro bufete ha elaborado en mi móvil cuando los necesito es bastante práctico al final del día", afirma Barrila.

Por qué se mantiene la ley Barrila

NetDocuments ha mejorado enormemente la eficacia, los esfuerzos de colaboración y la cultura general del bufete Barrila, lo que supone un gran alivio para Barrila. Antes de implantar NetDocuments, algunos miembros del personal expresaron su preocupación por el cambio a una plataforma basada en la web. Por suerte, estas preocupaciones se aliviaron rápidamente una vez que empezaron a utilizar NetDocuments y vieron lo fácil que encajaba en sus operaciones diarias. "A todo el mundo le encanta NetDocuments. No podríamos vivir sin él", afirmó Barrila.

Barrila Law también utiliza Software Analysis Corporation para sus necesidades de consultoría. De hecho, Jen McComb "ha sido excelente. Justo cuando pensamos que algo no se puede hacer, llamamos a Jen. Su respuesta es 'Sí, por supuesto que puede hacerlo, y aquí tiene cómo hacerlo'. O 'déjenme registrarme y lo haremos'. Cuando tenemos la necesidad de una funcionalidad nueva o diferente, Jen puede encontrar una solución".

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