Over Barrila Law

Barrila Law werd 11 jaar geleden opgericht door Gaetano Barrila. Het kantoor heeft zijn hoofdkantoor in Ontario, Canada, heeft twee vestigingen en is gespecialiseerd in onroerend goed, ondernemingsrecht, testamenten en nalatenschappen.

Al vroeg zag Barrila de noodzaak in van een centrale documentopslagplaats om organisatie en efficiëntie te bevorderen en het hamsteren van documenten te voorkomen. NetDocuments was een ideale oplossing, waarmee het bedrijf een cultuur van productiviteit, teamwork en sociaal bewustzijn kon creëren. In deze casestudy wordt uitgelegd waarom Barrila voor NetDocuments heeft gekozen en hoe het hem heeft geholpen een samenwerkingsgerichte, remote-vriendelijke sfeer te creëren.

Een eenvoudige overgang

Voordat Barrila Law Firm voor NetDocuments koos, gebruikte het kantoor al een documentorganisatiestructuur die vergelijkbaar was met die van het NetDocuments-platform. Barrila had bij andere kantoren de nadelige gevolgen van het hamsteren van documenten ondervonden en verbood zijn medewerkers daarom om documenten ergens anders dan op een gedeelde schijf op te slaan. Dankzij die cultuur van het delen van documenten en de vergelijkbare organisatiestrategie waren de medewerkers goed voorbereid om het NetDocuments-platform te gaan gebruiken nadat het was geïmplementeerd. "We waren klaar om over te stappen", aldus Barrila.

Stressvrij, toegang op afstand

Het hebben van een cloudgebaseerd documentbeheersysteem (DMS) is van cruciaal belang geweest voor het ondersteunen van de flexibele omgeving bij Barrila Law, waar veel onderweg wordt gewerkt.

Barrila was oorspronkelijk geïnteresseerd in een cloudgebaseerde oplossing om overal op afstand te kunnen werken, thuis of op vakantie, en hij realiseerde zich al snel dat deze voordelen zich over het hele bedrijf uitstrekten. Nu heeft Barrila Law een formeel thuiswerkbeleid, waarbij medewerkers minstens één keer per week thuis mogen en worden aangemoedigd om thuis te werken. Deze flexibiliteit biedt extra gemak voor medewerkers, omdat ze zo tijd hebben om hun kinderen naar school te brengen of hun reistijd aan te passen om files te vermijden. Het kantoor heeft ook jonge moeders in dienst die het cloudgebaseerde platform kunnen gebruiken voor een naadloze ervaring op afstand.

"Zelfs vóór de pandemie hebben we wel eens te maken gehad met stroomuitval, dus ik heb mijn medewerkers gezegd dat ze naar huis konden gaan. Daar konden ze inloggen op hun internetverbinding en alles vinden wat ze nodig hadden."

Gaetano Barrila, oprichter, Barrila Law

Het is niet alleen de balans tussen werk en privéleven die wint met toegang op afstand. Toen er lockdowns en thuisblijfmaatregelen werden ingesteld, zoals tijdens de recente COVID-19-pandemie, konden Barrila en zijn bedrijf operationeel blijven terwijl ze onmiddellijk vanuit de veiligheid van hun eigen huis konden werken. "We zijn er klaar voor", zei hij. "Zelfs vóór de pandemie hebben we momenten gehad waarop de stroom uitviel, dus ik heb mijn medewerkers gezegd dat ze naar huis moesten gaan. Daar konden ze inloggen op hun internetverbinding en beschikten ze over alles wat ze nodig hadden."

Functies die evolutie en succes stimuleren

Een belangrijke eigenschap die Barrila naar NetDocuments trok, waren de functies voor het profileren van documenten. Met het profileringssysteem van NetDocuments kunnen medewerkers metagegevensrapporten maken – in feite tags die de kenmerken van een document beschrijven en deze koppelen aan die kenmerken voor eenvoudigere identificatie en zoekopdrachten – die een belangrijke rol hebben gespeeld bij het verbeteren van het informatiebeheer en de documentfunctionaliteit bij Barrila Law.

"Zodra we een definitief document hebben, voeren we dat in SetBuilder in en dat bespaart onze facturatiemedewerker urenlang werk achter de computer."

Gaetano Barrila, oprichter, Barrila Law

"Zodra we een definitief document hebben, voeren we dat in SetBuilder in en dat bespaart onze facturatiemedewerker urenlang werk achter de computer", aldus Barrila.

Dankzij de cloudgebaseerde functionaliteit van NetDocuments kon Barrila Law Firm ook hun server afstoten en overstappen op een serverloze werking. Aangezien serverloze frameworks serverbeheer overbodig maken en inherent schaalbaar zijn, is de overstap naar een volledig cloudgebaseerde architectuur een belangrijke stap in de richting van het creëren van de flexibiliteit waar de meeste moderne bedrijven naar op zoek zijn.

Betere samenwerking binnen het team

Volgens Barrila heeft het bedrijf talloze voordelen ondervonden van de functies voor documentorganisatie van NetDocuments en de mogelijkheid om één enkele documentopslagplaats te onderhouden.

"Elk dossier waaraan we op kantoor werken, wordt door een team behandeld, dus het wordt niet aan één persoon toegewezen", aldus Barrila. "Alles staat op één plek. Waar je ook bent, je hebt altijd toegang tot het dossier en kunt het bewerken."

Dit verhoogde niveau van samenwerking is noodzakelijk in een teamomgeving zoals Barrila Law Firm, waar vaak meerdere mensen aan dezelfde dossiers werken.

Het hebben van een centrale opslagplaats die vanaf elk apparaat toegankelijk is, ondersteunt de samenwerking nog meer, omdat medewerkers documenten kunnen opvragen wanneer dat nodig is. "Het is uiteindelijk heel handig om elk document dat ons bedrijf ooit heeft geproduceerd op mijn mobiele telefoon te hebben staan wanneer ik het nodig heb", aldus Barrila.

Waarom Barrila Law blijft

NetDocuments heeft de efficiëntie, samenwerking en algehele cultuur van Barrila Law Firm aanzienlijk verbeterd, wat voor Barrila een grote opluchting is. Voordat NetDocuments werd geïmplementeerd, uitten sommige medewerkers hun bezorgdheid over de overstap naar een webgebaseerd platform. Gelukkig verdwenen deze zorgen snel toen ze NetDocuments eenmaal gingen gebruiken en zagen hoe gemakkelijk het in hun dagelijkse werkzaamheden paste. "Iedereen is dol op NetDocuments. We zouden niet meer zonder kunnen", aldus Barrila.

Barrila Law maakt ook gebruik van Software Analysis Corporation voor hun adviesbehoeften. Jen McComb "is echt geweldig. Als we denken dat iets niet kan, bellen we Jen. Haar antwoord is dan: 'Ja, dat kan zeker, en zo doe je dat.' Of: 'Ik log even in, dan lossen we dit op.' Als we een nieuwe of andere functionaliteit nodig hebben, vindt Jen een oplossing."

Voor meer informatie over NetDocuments en hoe u slimmer kunt werken met een intelligent documentbeheersysteem, klik hier om een gepersonaliseerde demo aan te vragen.