Stewart McKelvey er ikke fremmed for innovasjon og bruk av teknologi for å akselerere endring. Atlantic Canadas første og største regionale advokatfirma regnes som et av de mer initiativrike firmaene i Canada, og har lang erfaring med å sette kundeservice først.

Faktisk har firmaet tatt på seg en IT-lederrolle med Paul Saunders, sin første Practice Innovation Partner, ved å utnytte banebrytende teknologier, kreativ problemløsning og prosessforbedring for å maksimere kundeverdien samtidig som kostnader og svinn minimeres. NetDocuments-prosjektet var en del av en kontinuerlig innsats for å gi større effektivitet i arbeid og samarbeid.

«Alt i alt var NetDocuments Go Live en stor suksess og en smidig overgang! Implementeringsteamet til NetDocuments gjorde en fantastisk jobb.»

Sherri Thom, IT-direktør, Stewart McKelvey

Utfordring: Maksimere kundeverdi

Målet med å «maksimere kundeverdien» var sentralt da Stewart McKelvey i 2017 satte seg fore å erstatte dokumenthåndteringssystemet (DMS). Ifølge Sherri Thom, firmaets IT-direktør de siste seks årene og leder for alle firmaets IT- og teknologiske opplæringsprosjekter, møtte firmaet uoverstigelige utfordringer med sitt eksisterende OpenText eDocs-system.

«I hovedsak var DMS-et vårt blitt foreldet … det manglet fokus på fagområder, noe som i stor grad begrenset vår evne til å samarbeide bedre. Vår eksisterende e-post- og bredere applikasjonsintegrasjon var utfordrende. Systemet manglet mobilitet, og fra et sikkerhetsperspektiv var det bekymringsverdige utfordringer», sa Thom.

En annen drivkraft for selskapet var å levere på «Paperlite»-initiativet, noe som i beste fall var usannsynlig med det eksisterende systemet.

«Vi så for oss at et moderne DMS kunne hjelpe oss med Paperlite-bevegelsen vår, med fokus på samarbeidende saksfokus, mobil tilgang, integrert skanning, OCR-funksjoner og et mer robust og bedre integrert søkeprogram for bedrifter ved hjelp av en mer raffinert liste over dokumenttyper», sa Thom.

Løsning: Valg av fremtidssikre løsninger

Selv om NetDocuments tok for seg alle utfordringene som ble identifisert av Thom og teamet hennes, var det en enda mer presserende «hindring» som tidligere hindret Stewart McKelvey og mange andre firmaer over hele Canada i å ta i bruk innebygd skyteknologi.

«Firmaet vurderte NetDocuments for deres fleksibilitet i å håndtere landsdekkende bekymringer knyttet til informasjonsstyring (IG) og muligheten via ndFlexStore til å tilby 'geobevisst lagringsfleksibilitet, der dokumenter lagres på forskjellige steder basert på forskjellige krav i forskjellige regioner', sa Thom.

Thom bemerker også at det var ndFlexStore som hjalp dem med å argumentere for skyen blant interne skeptikere og kunder.

«ndFlexStore oppfyller våre krav til styring, datalagring og katastrofegjenoppretting», sa Thom. «I tillegg bruker vi kundestyrte krypteringsnøkler med NetDocuments HSM, som gir et ekstra sikkerhetslag for dokumentene våre.»

Implementering: Utførelse av den perfekte lanseringen

Teknologi er bare så nyttig som brukernes villighet til å bruke ny teknologi og generell adopsjon. Dette kunne ikke vært mer sant enn med et firmaets DMS, som er en av få teknologier som alle firmabrukere er avhengige av og bruker daglig. Thom og hennes erfarne prosjektteam delte beste praksis som viste seg å være avgjørende for å få til en problemfri lansering:

Oppslutning: Ethvert endringsinitiativ går enten det er åpenbart med firmaomfattende oppslutning og kommunikasjon. Fra starten av involverte firmaets IT, støttet av sine praksisinnovasjonsledere, advokater, støttepersonell, drift og partnere i overgangen til DMS. Sherri og teamet hennes inkluderte tilbakemeldinger fra godt over 100 advokater og ansatte på tvers av firmaet, gjennomførte oppfatningsundersøkelser for å utvikle et konseptbevis for NetDocuments DMS, og fikk mer enn 60 advokater og ansatte til å teste systemet.

«Vi ønsket å gi så mye innspill som mulig uten å forsinke prosjektet. Vi besøkte alle kontorene, ga en forhåndsvisning av NetDocuments, delte tidslinjer for utrulling og tilbakemeldinger fra pilotgruppene», uttalte Thom. «Vi tilbød fokusgrupper fra alle praksisområder for å demonstrere NetDocuments og bidra til å ta viktige beslutninger knyttet til design og dokumenttyper vi ville bruke i NetDocuments.»

Drømmeteamet for teknologi og tjenester: Firmaet jobbet tett sammen med implementeringsteamet til NetDocuments DMS og engasjerte seg med reisende coacher for å hjelpe med endringsprosesser, involvere brukere i prosessen, samt gi produktopplæring og støtte etter utrulling.

Kommunikasjon: Firmaet satte seg fore å skape bevissthet og ønske internt ved å kommunisere på alle områder, inkludert å lære brukerne om NetDocuments’ terminologi, funksjoner og funksjoner. Thoms team lagde korte opplæringsvideoer for deling og oppsett av sandkasse-økter for å visualisere designalternativer og hjelpe alle med å bli mer komfortable med den kommende endringen. Firmaet utnyttet SmartNet KM-portalen for å maksimere den generelle eksponeringen og kjennskapen før lansering.

«Alt i alt var NetDocuments Go Live en stor suksess og en smidig overgang! Implementeringsteamet for NetDocuments gjorde en fantastisk jobb. Vi brukte også Traveling Coaches til opplæring, støtte på arbeidsplassen og endringsledelse, og de var like viktige for suksessen vår. Og til slutt gjorde mitt eget team en fantastisk jobb med å planlegge og forberede utrullingen og sørge for en sømløs overgang til www.netdocuments.com for våre ansatte», sa Thom.

For å lære mer om NetDocuments og hvordan du kan jobbe smartere med et intelligent dokumenthåndteringssystem, klikk her for å be om en personlig demonstrasjon.