Stewart McKelvey är inte främmande för innovation och att utnyttja teknik för att påskynda förändring. Denna advokatbyrå, som anses vara en av de mest företagsamma i Kanada, är den första och största regionala advokatbyrån i Atlantkanada och har en lång tradition av att sätta kundservice i första rummet.

Faktum är att företaget har tagit på sig en ledande roll inom IT med Paul Saunders, sin första Practice Innovation Partner, genom att utnyttja banbrytande teknik, kreativ problemlösning och processförbättringar för att maximera kundvärdet samtidigt som kostnader och slöseri minimeras. NetDocuments-projektet var en del av ett pågående arbete för att öka effektiviteten i arbetet och samarbetet.

”Sammantaget var vår lansering av NetDocuments en stor framgång och en smidig övergång! NetDocuments implementeringsteam gjorde ett fantastiskt jobb.”

Sherri Thom, IT-chef, Stewart McKelvey

Utmaning: Maximera kundvärdet

Uppdraget att "maximera kundvärdet" stod i centrum när Stewart McKelvey 2017 bestämde sig för att byta ut sitt dokumenthanteringssystem (DMS). Enligt Sherri Thom, som varit IT-chef på företaget i sex år och ansvarig för alla IT- och teknikutbildningsprojekt, stod företaget inför oöverstigliga utmaningar med sitt befintliga OpenText eDocs-system.

"I grund och botten hade vårt DMS blivit föråldrat ... det saknade ämnesfokus, vilket kraftigt begränsade vår förmåga att samarbeta bättre. Vår befintliga e-post och bredare applikationsintegration var utmanande, systemet saknade mobilitet och ur säkerhetssynpunkt fanns det oroande utmaningar", säger Thom.

En annan viktig drivkraft för verksamheten var att genomföra initiativet ”Paperlite”, något som var högst osannolikt med det befintliga systemet.

"Vi föreställde oss att ett modernt DMS skulle kunna hjälpa oss i vår Paperlite-satsning, som fokuserar på samarbete, mobil åtkomst, integrerad skanning, OCR-funktioner och en mer robust och bättre integrerad sökfunktion för företag med en mer förfinad lista över dokumenttyper", säger Thom.

Lösning: Välj framtidssäkra lösningar

NetDocuments löste alla de utmaningar som Thom och hennes team hade identifierat, men det fanns ett ännu mer akut hinder som tidigare hindrat Stewart McKelvey och många andra företag i Kanada från att införa inbyggd molnteknik.

"Företaget valde NetDocuments för dess flexibilitet när det gäller att hantera informationsstyrning (IG) på landsnivå och för dess förmåga att via ndFlexStore erbjuda 'geografiskt anpassad lagringsflexibilitet', där dokument lagras på olika platser utifrån olika krav i olika regioner", säger Thom.

Thom påpekar också att ndFlexStore var det som hjälpte dem att övertyga interna skeptiker och kunder om fördelarna med molnet.

”ndFlexStore uppfyller våra krav på styrning, datalagring och katastrofåterställning”, säger Thom. ”Dessutom använder vi kundhanterade krypteringsnycklar med NetDocuments HSM, vilket ger våra dokument ett extra säkerhetsskikt.”

Implementering: Genomförande av den perfekta lanseringen

Tekniken är bara så användbar som användarnas vilja att använda ny teknik och den allmänna acceptansen. Detta gäller i synnerhet för ett företags DMS, som är en av de få tekniker som alla användare i företaget förlitar sig på och använder dagligen. Thom och hennes erfarna projektteam delade med sig av bästa praxis som visade sig vara avgörande för en smidig driftsättning:

Buy-in: Alla förändringsinitiativ står och faller med hela företagets engagemang och kommunikation. Från början involverade företagets IT-avdelning, med stöd av sina innovationsledare, advokater, supportpersonal, driftpersonal och partners, i övergången till DMS. Sherri och hennes team samlade in feedback från över 100 advokater och anställda inom företaget, genomförde uppfattningsundersökningar för att utveckla ett NetDocuments DMS-koncept och lät över 60 advokater och anställda testa systemet.

”Vi ville bidra med så mycket information som möjligt utan att bromsa projektet. Vi besökte varje kontor, gav en förhandsvisning av NetDocuments, delade med oss av tidsplaner för lanseringen och delade med oss av feedback från pilotgruppen”, säger Thom. ”Vi erbjöd fokusgrupper från alla verksamhetsområden att testa NetDocuments och hjälpa till att fatta viktiga beslut om designen och de dokumenttyper vi skulle använda i NetDocuments.”

Teknik- och tjänstedrömteam: Företaget arbetade tätt tillsammans med NetDocuments DMS-implementeringsteam och anlitade Traveling Coaches för att hjälpa till med förändringshanteringsprocesser, engagera användarna i processen samt produktutbildning och support efter lanseringen.

Kommunikation: Företaget satte sig som mål att skapa medvetenhet och intresse internt genom att kommunicera vid varje tillfälle, bland annat genom att utbilda användarna i NetDocuments terminologi, egenskaper och funktioner. Thoms team skapade korta utbildningsvideor att dela och satte upp sandbox-sessioner för att visualisera designalternativ och hjälpa alla att känna sig mer bekväma med den kommande förändringen. Företaget utnyttjade sin SmartNet KM-portal för att maximera den totala exponeringen och bekantskapen före lanseringen.

”Sammantaget var vår lansering av Netwww.netdocuments.com en stor framgång och en smidig övergång! NetDocuments implementeringsteam gjorde ett fantastiskt jobb. Vi använde också Traveling Coaches för utbildning, support på plats och förändringshantering, och de var lika viktiga för vår framgång. Och slutligen gjorde mitt eget team ett fantastiskt jobb med att planera och förbereda lanseringen och säkerställa en smidig övergång till www.netdocuments.com för våra medarbetare”, säger Thom.

För att lära dig mer om NetDocuments och hur du kan arbeta smartare med ett intelligent dokumenthanteringssystem, klicka här för att begära en personlig demonstration.