Stewart McKelvey is geen onbekende op het gebied van innovatie en het gebruik van technologie om verandering te versnellen. Het wordt beschouwd als een van de meest ondernemende bedrijven in Canada en is het eerste en grootste regionale advocatenkantoor in Atlantisch Canada met een lange staat van dienst op het gebied van klantenservice.

Het bedrijf heeft zelfs een leidende rol op IT-gebied op zich genomen met Paul Saunders, zijn eerste Practice Innovation Partner, door gebruik te maken van geavanceerde technologieën, creatieve probleemoplossingen en procesverbeteringen om de waarde voor de klant te maximaliseren en tegelijkertijd de kosten en verspilling te minimaliseren. Het NetDocuments-project maakte deel uit van een voortdurende inspanning om het werken en samenwerken efficiënter te maken.

“Al met al was onze NetDocuments Go Live een groot succes en verliep de overgang vlekkeloos! Het implementatieteam van NetDocuments heeft fantastisch werk geleverd.”

Sherri Thom, IT-directeur, Stewart McKelvey

Uitdaging: Maximale klantwaarde

De missie om 'de klantwaarde te maximaliseren' stond centraal toen Stewart McKelvey in 2017 besloot om zijn documentbeheersysteem (DMS) te vervangen. Volgens Sherri Thom, al zes jaar IT-directeur van het kantoor en verantwoordelijk voor alle IT- en technologische opleidingsprojecten, stond het kantoor voor onoverkomelijke uitdagingen met zijn bestaande OpenText eDocs-systeem.

"In wezen was ons DMS verouderd ... het was niet voldoende gericht op de inhoud, waardoor onze mogelijkheden om beter samen te werken sterk werden beperkt; de integratie van onze bestaande e-mail en bredere applicaties was een uitdaging; het systeem was niet mobiel genoeg; en vanuit veiligheidsoogpunt waren er zorgwekkende uitdagingen", aldus Thom.

Een andere belangrijke zakelijke drijfveer was het realiseren van het 'Paperlite'-initiatief, iets wat met het bestaande systeem hoogst onwaarschijnlijk was.

"We hadden het idee dat een modern DMS ons zou kunnen helpen bij onze Paperlite-beweging, die gericht is op samenwerking, mobiele toegang, geïntegreerd scannen, OCR-mogelijkheden en een robuustere, beter geïntegreerde zoekapplicatie voor bedrijven met een verfijndere lijst van documenttypes", aldus Thom.

Oplossing: toekomstbestendige oplossingen selecteren

Hoewel NetDocuments alle door Thom en haar team gesignaleerde uitdagingen aanpakte, was er een nog urgenter 'showstopper' die Stewart McKelvey en vele andere bedrijven in heel Canada ervan weerhield om native cloudtechnologie in te voeren.

"Het bedrijf koos voor NetDocuments vanwege de flexibiliteit waarmee het landelijke informatiebeheer (IG) kan worden aangepakt en de mogelijkheid om via ndFlexStore 'geografisch bewuste opslagflexibiliteit' te bieden, waarbij documenten op verschillende locaties worden opgeslagen op basis van verschillende vereisten in verschillende regio's", aldus Thom.

Thom merkt ook op dat ndFlexStore hen heeft geholpen om de businesscase voor de cloud te verdedigen tegenover interne sceptici en klanten.

"ndFlexStore voldoet aan onze vereisten op het gebied van governance, gegevensopslag en noodherstel", aldus Thom. "Daarnaast maken we gebruik van door de klant beheerde encryptiesleutels met NetDocuments HSM, wat een extra beveiligingslaag voor onze documenten biedt."

Implementatie: de perfecte livegang uitvoeren

Technologie is slechts zo nuttig als de bereidheid van gebruikers om nieuwe technologie te gebruiken en de algehele acceptatie ervan. Dit geldt zeker voor een DMS voor bedrijven, een van de weinige technologieën waar alle gebruikers binnen een bedrijf dagelijks op vertrouwen en gebruik van maken. Thom en haar ervaren projectteam deelden best practices die essentieel bleken voor een soepele implementatie:

Buy-in: Elk initiatief op het gebied van verandermanagement staat of valt met buy-in en communicatie binnen het hele bedrijf. Vanaf het begin ondersteunde de IT-afdeling van het bedrijf, met hulp van de leiders op het gebied van praktijkinnovatie, de betrokken advocaten, ondersteunend personeel, operationele medewerkers en partners bij de overstap naar het DMS. Sherri en haar team verzamelden feedback van meer dan 100 advocaten en medewerkers uit het hele bedrijf, voerden perceptieonderzoeken uit om een proof of concept voor NetDocuments DMS te ontwikkelen en lieten meer dan 60 advocaten en medewerkers het systeem testen.

"We wilden zoveel mogelijk input leveren zonder het project te vertragen. We hebben elk kantoor bezocht, een preview van NetDocuments gegeven, de implementatietijdlijnen gedeeld en feedback van de pilotgroep gedeeld", aldus Thom. "We hebben focusgroepen uit alle praktijkgebieden uitgenodigd om NetDocuments te demonstreren en te helpen bij het nemen van belangrijke beslissingen met betrekking tot het ontwerp en de documenttypes die we in NetDocuments zouden gebruiken."

Technologie en diensten Dream Team: Het bedrijf werkte nauw samen met het NetDocuments DMS-implementatieteam en schakelde Traveling Coaches in om te helpen bij veranderingsmanagementprocessen, het betrekken van gebruikers bij het proces, producttraining en ondersteuning na de implementatie.

Communicatie: Het bedrijf wilde intern bewustzijn en enthousiasme creëren door voortdurend te communiceren, onder meer door gebruikers te informeren over de terminologie, kenmerken en functies van NetDocuments. Het team van Thom maakte korte instructievideo's om te delen en organiseerde sandbox-sessies om ontwerpopties te visualiseren en iedereen vertrouwd te maken met de aanstaande verandering. Het bedrijf maakte gebruik van zijn SmartNet KM-portaal om de algehele bekendheid en vertrouwdheid voorafgaand aan de livegang te maximaliseren.

"Al met al was onze NetDocuments Go Live een groot succes en verliep de overgang vlekkeloos! Het implementatieteam van Netwww.netdocuments.com fantastisch werk geleverd. We hebben ook Traveling Coaches ingezet voor training, ondersteuning op de werkvloer en verandermanagement, en ook zij hebben een belangrijke bijdrage geleverd aan ons succes. En tot slot heeft mijn eigen team geweldig werk geleverd bij het plannen en voorbereiden van de uitrol en het zorgen voor een naadloze overgang naar documentbeheer voor onze mensen", aldus Thom.

Voor meer informatie over NetDocuments en hoe u slimmer kunt werken met een intelligent documentbeheersysteem, klik hier om een gepersonaliseerde demo aan te vragen.