O Stewart McKelvey não é estranho à inovação e ao aproveitamento da tecnologia para acelerar a mudança. Considerado um dos escritórios mais empreendedores do Canadá, o primeiro e maior escritório de advocacia regional do Canadá Atlântico tem um longo histórico de colocar o atendimento ao cliente em primeiro lugar.

Na verdade, a empresa assumiu um papel de liderança em TI com Paul Saunders, seu primeiro Practice Innovation Partner, aproveitando tecnologias de ponta, solução criativa de problemas e melhoria de processos para maximizar o valor do cliente e minimizar custos e desperdícios. O projeto NetDocuments foi parte de um esforço contínuo para proporcionar maior eficiência no trabalho e na colaboração.

"Em suma, nossa entrada em operação do NetDocuments foi um grande sucesso e uma transição tranquila! A equipe de implementação da NetDocuments fez um trabalho fantástico."

Sherri Thom, diretora de TI, Stewart McKelvey

Desafio: Maximizar o valor do cliente

A missão de "maximizar o valor do cliente" estava no centro das atenções quando a Stewart McKelvey decidiu, em 2017, substituir seu sistema de gerenciamento de documentos (DMS). De acordo com Sherri Thom, diretora de TI da empresa nos últimos seis anos e líder de todos os projetos de TI e treinamento técnico da empresa, a empresa enfrentou desafios insuperáveis com o sistema OpenText eDocs existente.

"Essencialmente, nosso DMS havia se tornado obsoleto... faltava centralização na questão, o que restringia muito nossa capacidade de colaborar melhor; nosso e-mail existente e a integração mais ampla de aplicativos eram desafiadores; o sistema não tinha mobilidade; e, do ponto de vista da segurança, havia desafios preocupantes", disse Thom.

Outro fator de negócios da empresa foi o cumprimento de sua iniciativa "Paperlite", algo que era improvável, na melhor das hipóteses, com o sistema existente.

"Imaginamos que um DMS moderno poderia ajudar com o nosso movimento Paperlite focado na centralização colaborativa de assuntos, acesso móvel, digitalização integrada, recursos de OCR e um aplicativo de pesquisa empresarial mais robusto e melhor integrado, usando uma lista mais refinada de tipos de documentos", disse Thom.

Solução: Seleção de soluções preparadas para o futuro

Embora o NetDocuments tenha abordado todos os desafios identificados por Thom e sua equipe, havia um obstáculo ainda mais urgente que impedia a Stewart McKelvey, bem como muitas outras empresas em todo o Canadá, de adotar a tecnologia de nuvem nativa.

A empresa considerou a NetDocuments por sua flexibilidade em lidar com as preocupações de governança de informações (IG) em todo o país e pela capacidade, por meio do ndFlexStore, de fornecer "flexibilidade de armazenamento com reconhecimento geográfico, armazenando documentos em locais distintos com base em diferentes requisitos em diferentes regiões", disse Thom.

Thom também observa que o ndFlexStore foi o que os ajudou a defender os negócios da nuvem entre os céticos internos e os clientes.

"O ndFlexStore atende aos nossos requisitos de governança, residência de dados e recuperação de desastres", disse Thom. "Além disso, estamos usando chaves de criptografia gerenciadas pelo cliente usando o NetDocuments HSM, que fornece uma camada adicional de segurança para nossos documentos."

Implementação: Executando o Go-Live perfeito

A tecnologia só é tão útil quanto a disposição dos usuários em usar a nova tecnologia e a adoção geral. Isso não poderia ser mais verdadeiro do que com o DMS de uma empresa, que é uma das poucas tecnologias em que todos os usuários da empresa confiam e utilizam diariamente. Thom e sua experiente equipe de projeto compartilharam as práticas recomendadas que se mostraram essenciais para a realização de um go-live tranquilo:

Adesão: Qualquer iniciativa de gerenciamento de mudanças afunda ou nada com a adesão e a comunicação de toda a empresa. Desde o início, o departamento de TI da empresa, apoiado por seus líderes de inovação prática, envolveu os advogados, a equipe de suporte, as operações e os parceiros na mudança para o DMS. Sherri e sua equipe incluíram o feedback de mais de 100 advogados e funcionários de toda a empresa, realizaram pesquisas de percepção para desenvolver uma prova de conceito do NetDocuments DMS e mais de 60 advogados e funcionários testaram o sistema.

"Queríamos fornecer o máximo de informações sem atrasar o projeto. Visitamos todos os escritórios, fornecendo uma prévia do NetDocuments, compartilhando cronogramas de implementação e compartilhando o feedback do grupo piloto", afirmou Thom. "Oferecemos grupos de foco de todas as áreas de prática para demonstrar o NetDocuments e ajudar a tomar decisões importantes relacionadas ao design e aos tipos de documentos que usaríamos no NetDocuments."

Dream Team de tecnologia e serviços: A empresa trabalhou lado a lado com a equipe de implementação do DMS da NetDocuments e se envolveu com a Traveling Coaches para ajudar nos processos de gerenciamento de mudanças, envolvendo os usuários no processo, bem como no treinamento do produto e no suporte pós-lançamento.

Comunicações: A empresa se propôs a criar conscientização e desejo internamente, comunicando-se a todo momento, inclusive educando os usuários sobre a terminologia, os recursos e as funções do NetDocuments. A equipe de Thom criou vídeos educativos curtos para compartilhar e configurar sessões de sandbox para ajudar a visualizar as opções de design e ajudar todos a se sentirem mais confortáveis com a mudança que estava por vir. A empresa aproveitou seu portal SmartNet KM para maximizar a exposição geral e a familiaridade antes da entrada em operação.

"Em suma, nosso NetDocuments Go Live foi um grande sucesso e uma transição tranquila! A equipe de implementação da NetDocuments fez um trabalho fantástico. Também usamos os Traveling Coaches para treinamento, suporte de chão de fábrica e gerenciamento de mudanças, e eles foram igualmente essenciais para o nosso sucesso. E, por fim, minha própria equipe fez um trabalho incrível de planejamento e preparação para a implementação e garantiu uma transição www.netdocuments.com perfeita para nosso pessoal", disse Thom.

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