Stewart McKelvey n'est pas étranger à l'innovation et à l'utilisation de la technologie pour accélérer le changement. Considéré comme l'un des cabinets les plus entreprenants au Canada, le premier et le plus grand cabinet d'avocats régional du Canada atlantique a depuis longtemps fait de la satisfaction de ses clients sa priorité.

En fait, le cabinet a pris un rôle de leader dans le domaine des technologies de l'information avec Paul Saunders, son premier partenaire en innovation pratique, en tirant parti des technologies de pointe, de la résolution créative des problèmes et de l'amélioration des processus afin de maximiser la valeur pour le client tout en minimisant les coûts et le gaspillage. Le projet NetDocuments s'inscrivait dans le cadre d'un effort continu visant à améliorer l'efficacité du travail et de la collaboration.

« Dans l'ensemble, le lancement de NetDocuments a été un franc succès et la transition s'est déroulée sans heurts ! L'équipe chargée de la mise en œuvre de NetDocuments a fait un travail formidable. »

Sherri Thom, directrice informatique, Stewart McKelvey

Défi : maximiser la valeur pour le client

La mission « maximiser la valeur client » était au cœur des préoccupations lorsque Stewart McKelvey a décidé en 2017 de remplacer son système de gestion documentaire (DMS). Selon Sherri Thom, directrice informatique du cabinet depuis six ans et responsable de tous les projets de formation informatique et technologique du cabinet, celui-ci était confronté à des défis insurmontables avec son système OpenText eDocs existant.

« En substance, notre système de gestion documentaire était devenu obsolète... Il manquait de centralisation, ce qui limitait considérablement notre capacité à mieux collaborer ; l'intégration de notre messagerie électronique existante et de nos applications plus générales posait des difficultés ; le système manquait de mobilité ; et d'un point de vue sécurité, il présentait des défis préoccupants », a déclaré Thom.

Un autre facteur déterminant pour l'entreprise a été la mise en œuvre de son initiative « Paperlite », qui était pour le moins improbable avec le système existant.

« Nous avons imaginé qu'un système de gestion documentaire moderne pourrait contribuer à notre mouvement Paperlite axé sur la collaboration, l'accès mobile, la numérisation intégrée, les capacités OCR et une application de recherche d'entreprise plus robuste et mieux intégrée utilisant une liste plus affinée de types de documents », a déclaré Thom.

Solution : choisir des solutions pérennes

Bien que NetDocuments ait relevé tous les défis identifiés par Thom et son équipe, il existait un obstacle encore plus urgent qui empêchait auparavant Stewart McKelvey, ainsi que de nombreux autres cabinets à travers le Canada, d'adopter la technologie cloud native.

« Le cabinet a choisi NetDocuments pour sa flexibilité dans la gestion des questions de gouvernance de l'information (IG) à l'échelle nationale et pour sa capacité, via ndFlexStore, à offrir une « flexibilité de stockage géolocalisée, permettant de stocker des documents dans des emplacements distincts en fonction des différentes exigences des différentes régions », a déclaré Thom.

Thom souligne également que c'est ndFlexStore qui leur a permis de convaincre les sceptiques en interne et les clients des avantages du cloud.

« ndFlexStore répond à nos exigences en matière de gouvernance, de résidence des données et de reprise après sinistre », a déclaré Thom. « De plus, nous utilisons des clés de chiffrement gérées par le client à l'aide de NetDocuments HSM, ce qui offre une couche de sécurité supplémentaire pour nos documents. »

Mise en œuvre : réaliser une mise en service parfaite

La technologie n'est utile que dans la mesure où les utilisateurs sont disposés à l'utiliser et à l'adopter globalement. Cela est particulièrement vrai pour un système de gestion documentaire (DMS) d'entreprise, qui est l'une des rares technologies sur lesquelles tous les utilisateurs de l'entreprise s'appuient et qu'ils exploitent quotidiennement. Thom et son équipe de projet expérimentée ont partagé les meilleures pratiques qui se sont avérées essentielles pour assurer une mise en service sans heurts :

Adhésion : toute initiative de gestion du changement dépend de l'adhésion et de la communication à l'échelle de l'entreprise. Dès le début, le service informatique du cabinet, soutenu par ses responsables de l'innovation, a impliqué les avocats, le personnel de soutien, les opérations et les associés dans le passage au nouveau système de gestion documentaire. Sherri et son équipe ont recueilli les commentaires de plus d'une centaine d'avocats et d'employés du cabinet, mené des enquêtes de perception afin de développer une preuve de concept du système NetDocuments DMS et fait tester le système par plus de 60 avocats et employés.

« Nous voulions apporter autant de contributions que possible sans ralentir le projet. Nous avons visité tous les bureaux, présenté NetDocuments, communiqué les calendriers de déploiement et partagé les commentaires du groupe pilote », a déclaré Thom. « Nous avons proposé à des groupes de discussion issus de tous les domaines d'activité de tester NetDocuments et de nous aider à prendre des décisions importantes concernant la conception et les types de documents que nous utiliserions dans NetDocuments. »

Une équipe de rêve en matière de technologie et de services : l'entreprise a travaillé main dans la main avec l'équipe chargée de la mise en œuvre du système de gestion documentaire NetDocuments et a fait appel à Traveling Coaches pour l'aider dans les processus de gestion du changement, impliquer les utilisateurs dans le processus, ainsi que pour la formation sur les produits et l'assistance après le déploiement.

Communication : Le cabinet a entrepris de sensibiliser et de susciter l'intérêt en interne en communiquant à chaque étape, notamment en formant les utilisateurs à la terminologie, aux caractéristiques et aux fonctionnalités de NetDocuments. L'équipe de Thom a créé de courtes vidéos éducatives à partager et a mis en place des sessions sandbox pour aider à visualiser les options de conception et aider tout le monde à se familiariser avec le changement à venir. Le cabinet a tiré parti de son portail SmartNet KM pour maximiser la visibilité et la familiarisation avant la mise en service.

« Dans l'ensemble, le lancement de NetDocuments Go Live a été un franc succès et la transition s'est déroulée sans heurts ! L'équipe d'www.netdocuments.com de NetDocuments a fait un travail fantastique. Nous avons également fait appel à Traveling Coaches pour la formation, l'assistance sur le terrain et la gestion du changement, et leur contribution a été tout aussi essentielle à notre réussite. Enfin, ma propre équipe a fait un travail remarquable en planifiant et en préparant le déploiement, et en assurant une transition sans heurts pour nos collaborateurs », a déclaré Thom.

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