Stewart McKelvey non è certo nuovo all’innovazione e all’utilizzo della tecnologia per accelerare il cambiamento. Considerato uno degli studi legali più intraprendenti del Canada, il primo e più grande studio legale regionale del Canada Atlantico vanta una lunga tradizione nel mettere al primo posto il servizio al cliente.

Infatti, lo studio ha assunto un ruolo di leadership nel settore IT grazie a Paul Saunders, il suo primo Practice Innovation Partner, sfruttando tecnologie all’avanguardia, approcci creativi alla risoluzione dei problemi e il miglioramento dei processi per massimizzare il valore per il cliente, riducendo al minimo i costi e gli sprechi. Il progetto NetDocuments rientrava in un impegno costante volto a garantire una maggiore efficienza nel lavoro e nella collaborazione.

“Nel complesso, il lancio di NetDocuments è stato un grande successo e la transizione si è svolta senza intoppi! Il team di implementazione di NetDocuments ha svolto un lavoro eccellente.”

Sherri Thom, Direttrice IT, Stewart McKelvey

Sfida: massimizzare il valore per il cliente

La missione di “massimizzare il valore per il cliente” era al centro dell’attenzione quando, nel 2017, Stewart McKelvey ha deciso di sostituire il proprio sistema di gestione dei documenti (DMS). Secondo Sherri Thom, direttrice IT dello studio da sei anni e responsabile di tutti i progetti relativi all’IT e alla formazione tecnologica, lo studio doveva affrontare sfide insormontabili con il sistema OpenText eDocs in uso.

“In sostanza, il nostro sistema di gestione documentale (DMS) era diventato obsoleto… mancava di un approccio incentrato sui contenuti, limitando notevolmente la nostra capacità di collaborare in modo più efficace; l’integrazione con la posta elettronica e con le altre applicazioni era complessa; il sistema non era mobile; e, dal punto di vista della sicurezza, presentava alcune criticità preoccupanti”, ha affermato Thom.

Un altro importante fattore trainante per l’azienda è stata la realizzazione dell’iniziativa “Paperlite”, cosa che, con il sistema esistente, sarebbe stata quantomeno improbabile.

“Abbiamo immaginato che un moderno sistema di gestione dei documenti (DMS) potesse supportare il nostro movimento ‘Paperlite’, incentrato sulla collaborazione incentrata sui contenuti, sull’accesso da dispositivi mobili, sulla scansione integrata, sulle funzionalità OCR e su un’applicazione di ricerca aziendale più solida e meglio integrata, basata su un elenco più raffinato di tipi di documenti”, ha affermato Thom.

Soluzione: la scelta di soluzioni a prova di futuro

Sebbene NetDocuments abbia risolto tutte le difficoltà individuate da Thom e dal suo team, esisteva un ostacolo ancora più pressante che in precedenza aveva impedito a Stewart McKelvey, così come a molti altri studi legali in tutto il Canada, di adottare una tecnologia cloud nativa.

“L’azienda ha preso in considerazione NetDocuments per la sua flessibilità nel rispondere alle esigenze di governance delle informazioni (IG) a livello nazionale e per la capacità, tramite ndFlexStore, di offrire ‘flessibilità di archiviazione geo-sensibile’, consentendo di archiviare i documenti in sedi distinte in base alle diverse esigenze delle varie regioni”, ha affermato Thom.

Thom sottolinea inoltre che è stato proprio ndFlexStore a consentire loro di dimostrare la convenienza del cloud sia agli scettici interni che ai clienti.

“ndFlexStore soddisfa i nostri requisiti in materia di governance, residenza dei dati e ripristino di emergenza”, ha affermato Thom. “Inoltre, utilizziamo chiavi di crittografia gestite dal cliente tramite NetDocuments HSM, che garantisce un ulteriore livello di sicurezza per i nostri documenti.”

Implementazione: come garantire un go-live perfetto

L'utilità della tecnologia dipende dalla disponibilità degli utenti a utilizzarla e dal suo grado di diffusione complessivo. Ciò è particolarmente vero nel caso di un sistema di gestione documentale (DMS) aziendale, che rappresenta una delle poche tecnologie su cui tutti gli utenti dello studio fanno affidamento e che utilizzano quotidianamente. Thom e il suo team di progetto, composto da professionisti di grande esperienza, hanno condiviso alcune best practice che si sono rivelate fondamentali per garantire un avvio senza intoppi:

Adesione: il successo o il fallimento di qualsiasi iniziativa di gestione del cambiamento dipende dall’adesione e dalla comunicazione a livello aziendale. Fin dall’inizio, il reparto IT dello studio, supportato dai responsabili dell’innovazione delle pratiche, ha coinvolto avvocati, personale di supporto, reparto operativo e soci nel passaggio al sistema di gestione documentale (DMS). Sherri e il suo team hanno raccolto i feedback di oltre 100 avvocati e membri del personale in tutto lo studio, hanno condotto sondaggi di percezione per sviluppare un proof of concept del DMS NetDocuments e hanno fatto testare il sistema a più di 60 avvocati e membri del personale.

“Volevamo fornire il maggior contributo possibile senza rallentare il progetto. Abbiamo visitato ogni ufficio, offrendo un’anteprima di NetDocuments, illustrando le tempistiche di implementazione e condividendo il feedback dei gruppi pilota”, ha dichiarato Thom. “Abbiamo organizzato focus group con rappresentanti di tutte le aree di attività per presentare NetDocuments e contribuire alle decisioni importanti relative alla struttura e ai tipi di documenti che avremmo utilizzato in NetDocuments”.

Il “dream team” di tecnologia e servizi: l’azienda ha lavorato a stretto contatto con il team di implementazione del sistema di gestione documentale (DMS) di NetDocuments e ha collaborato con Traveling Coaches per facilitare i processi di gestione del cambiamento, coinvolgendo gli utenti nel processo, oltre che per la formazione sul prodotto e l’assistenza in loco dopo l’implementazione.

Comunicazione: L’azienda si è prefissata di creare consapevolezza e interesse a livello interno comunicando in ogni occasione, anche istruendo gli utenti sulla terminologia, le caratteristiche e le funzioni di NetDocuments. Il team di Thom ha realizzato brevi video formativi da condividere e ha organizzato sessioni di prova per aiutare a visualizzare le opzioni di progettazione e consentire a tutti di acquisire maggiore familiarità con il cambiamento imminente. L’azienda ha sfruttato il proprio portale SmartNet KM per massimizzare la visibilità complessiva e la familiarità con il sistema prima del lancio.

“Tutto sommato, il lancio di NetDocuments è stato un grande successo e la transizione è avvenuta senza intoppi! Il team di implementazione di NetDocuments ha svolto un lavoro fantastico. Abbiamo inoltre avvalciuto della collaborazione di Traveling Coaches per la formazione, l’assistenza sul campo e la gestione del cambiamento, e anche loro sono stati fondamentali per il nostro successo. Infine, il mio team ha svolto un lavoro straordinario nella pianificazione e nella preparazione del lancio, garantendo ai nostri dipendenti una transizione senza intoppi www.netdocuments.com”, ha affermato Thom.

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