Hva du skal gjøre når din nåværende dokumenthåndtering ikke holder mål.

Progressive Legal fant ut at standard dokumentlagringsløsninger ikke kunne møte kravene til deres moderne juridiske praksis. Denne casestudien utforsker hvordan NetDocuments' intuitive integrasjon med eksisterende systemer og fleksible skybaserte modell transformerte Progressive Legals tilnærming til dokumenthåndtering, og muliggjorde teamsamarbeid fra hvor som helst.

Om Progressive Legal

Progressive Legal tilbyr praktisk, dyktig og rettidig forretningsjuridisk rådgivning og skreddersydde dokumenter til voksende australske bedrifter. Firmaet er klientfokusert med det endelige målet å beskytte australske bedrifter, deres eiendeler og immaterielle rettigheter. Det tilbyr juridisk ekspertrådgivning knyttet til selskapsstruktur, beskyttelse av immaterielle rettigheter (inkludert varemerker), skreddersydde kommersielle juridiske dokumenter og rådgivning, arbeidsplass og tvisteløsning.

Progressive Legal mener at den nåværende juridiske modellen er utdatert for det moderne, raske digitale miljøet, og visjonen deres er helt annerledes enn den «gammeldagse» tilnærmingen til juridiske tjenester. De tilbyr juridiske tjenester på nett til klienter over hele Australia, med rask behandlingstid, faste gebyrer og kostnadseffektiv juridisk rådgivning fra eksperter på hvert av områdene. Progressive Legal er et advokatfirma designet rundt det små bedrifter trenger, med mål om å tilby utmerket service uten juridisk sjargong, lettfattelig språk og praktiske råd for den moderne australske virksomheten.

Progressive Legal ble født i skyen og med mange eksterne advokater, varemerkeadvokater og advokatfullmektiger på avstand, trengte en brukervennlig og sikker skybasert løsning.

Vokser ut av lokal dokumentlagring

Progressive Legal er alltid på utkikk etter den beste teknologien for å hjelpe teamet sitt og oppnå resultater for klientene sine. Frem til 2017 brukte firmaet en kombinasjon av Microsoft SharePoint og lokal lagring for å lagre dokumenter, men dette var ikke en juridisk spesifikk løsning. Progressive Legal trengte en pålitelig og sikker måte å finne, dele og samarbeide om dokumenter på, hvor som helst, ved hjelp av hvilken som helst enhet. Som et resultat bestemte Progressive Legal seg for at det var på tide å ta i bruk et dedikert skybasert dokumenthåndteringssystem (DMS) som var spesialbygd for jurister.

Ian Aldridge, sjefsadvokat hos Progressive Legal, sier: «Vi trengte et sentralt arkiv for alle e-poster og dokumenter. Jeg ønsket å trekke en grense og sørge for at ingen måtte oppleve å miste et dokument. Vi ønsket også å eliminere eventuelle problemer med versjonskontroll eller vanskeligheter med å søke og hente dokumenter.»

«NetDocuments har flott funksjonalitet og funksjoner, brukeropplevelse og sikkerhet, pluss at prisen per bruker var overkommelig, og betaling per plass-tilnærmingen gjorde det til en enkel avgjørelse for oss.»

Ian Aldridge, advokatfullmektig, Progressive Legal

«Når man ser på markedet som helhet, var NetDocuments et av få juridisk spesifikke systemer for e-post- og dokumenthåndtering. Mange advokatfirmaer bruker bare sitt eget praksisstyringssystem eller en kombinasjon av Microsoft SharePoint og Office, men dette tilbyr ikke samme funksjonalitetsnivå som NetDocuments.»

NetDocuments var det klare valget på grunn av integrasjonen med Progressive Legals eksisterende Clio Practice Management System (PMS) og produktivitetsapplikasjoner som Microsoft Outlook. Progressive Legal ble også tiltrukket av NetDocuments' tradisjon som spesialist på dokumentsikkerhet og deres kommersielle modell.

Etter å ha jobbet for en rekke små og store advokatfirmaer i både Australia og Storbritannia, har Aldridge betydelig erfaring med å jobbe med ulike DMS-er gjennom årene. Han legger til: «NetDocuments har flott funksjonalitet og funksjoner, brukeropplevelse og sikkerhet, pluss at prisen per bruker var overkommelig, og betaling-per-plass-tilnærmingen gjorde det til en enkel avgjørelse for oss.»

Banebrytende funksjonalitet med Microsoft Office-integrasjon, intelligent dokumentarkivering og sikker tilgang «på farten»

Aldridge sier han opplevde en rekke «aha»-øyeblikk under den første produktdemonstrasjonen. Han var begeistret over muligheten til å ha alle e-poster i et trygt og sikkert arkiv, som var lett søkbart og tett integrert med Clio.

«Etter hvert som vi fant flere gode funksjoner, spurte jeg stadig de ansatte: 'Hvor bra er NetDocuments?!'. Det var som om vi hadde snublet over en forretningshemmelighet.»

Progressive Legal lanserte NetDocuments i 2017, med støtte fra NetDocuments' sertifiserte partner Verlata Consulting. I dag bruker firmaet NetDocuments til lagring og administrasjon av presedens og bibliotek, intern dokumenthåndtering og håndtering av klientdokumenter.

Aldridge forklarer: «Hver e-post som sendes og mottas fra en klient lagres i NetDocuments med ett klikk via ndMail-funksjonen. Vi bruker ndCompare-funksjonen i Microsoft Word til å hente frem dokumenter som skal sammenlignes direkte fra klientens arbeidsområde. Microsoft Office-pakken integreres med NetDocuments, slik at hvert element kan lagres direkte fra Word, Excel, Outlook og Adobe. Vi har også brukt NetDocuments-appen på smarttelefoner, som gjør det mulig å få tilgang til dokumenter mens du er på farten.»

Etter hvert som vi fortsatte å finne flere gode funksjoner, spurte jeg stadig de ansatte: «Hvor bra er NetDocuments?!». Det var som om vi hadde snublet over en forretningshemmelighet.

Ian Aldridge, advokatfullmektig, Progressive Legal

«Integrasjonen med Clio og Microsoft Office er revolusjonerende for oss. Versjonskontrollen er også flott. Vi kan lagre over et dokument uten å miste tidligere versjoner og få tilgang til dem når som helst. Echo-sikkerhetskopien gjør at det føles veldig trygt, siden du ikke kan miste et dokument du har brukt tid på å jobbe med. Den kraftige søkefunksjonen kan brukes på tvers av alle skap, så hvis du har tittelen på et dokument i tankene, trenger du ikke å bla gjennom det uendelige eller åpne forskjellige mapper.»

Praksisen vår kunne definitivt ikke ha vokst i den hastigheten vi gjorde uten NetDocuments.

Ian Aldridge, advokatfullmektig, Progressive Legal

«Praksisen vår kunne definitivt ikke ha vokst i den hastigheten vi gjorde uten NetDocuments. Når jeg ser tilbake, var det et avgjørende øyeblikk for firmaet vårt å finne NetDocuments», nevnte Aldridge. Han sier at NetDocuments’ ekspertise innen samsvar og sikkerhet har vært spesielt nyttig: «Det er nå veldig enkelt for oss å søke og hente historiske e-poster og dokumenter, noe som er viktig siden vi juridisk sett må oppbevare informasjon i syv år. NetDocuments kjører på platinastandarden for e-post- og dokumentsikkerhet, lagring og administrasjon, noe som naturligvis er en primær faktor for oss. Potensielle kunder spør om plattformen vi bruker, og vi er stolte av å kunne si at vi bruker NetDocuments. Jeg nøler ikke med å anbefale NetDocuments til australske advokatfirmaer i alle størrelser.»

Med blikket fremover begynner Progressive Legal å utforske hvordan NetDocuments ndMAXs innebygde kunstige intelligens og automatiseringsfunksjoner kan være til fordel for firmaet. «Vi ser etter en plattform for å generere dokumenter fra presedenser, lage biblioteker med nyttige klausuler, veiledninger og spørreskjemaer nå som vi har et omfattende presedensbibliotek», konkluderte Aldridge.

Med NetDocuments har Progressive Legal kunnet høste fruktene av økt produktivitet etter hvert som virksomheten fortsetter å vokse. Firmaets ansatte kan nå samarbeide og jobbe sikkert med dokumenter fra hvor som helst, noe som hever standarden for kundeservice. I tillegg har Progressive Legal trygghet med en fremtidssikker plattform som vil gjøre det mulig for dem å utnytte de nyeste juridiske AI-funksjonene.

For å lære mer om NetDocuments og hvordan du kan jobbe smartere med et intelligent dokumenthåndteringssystem, klikk her for å be om en personlig demonstrasjon.