Vad du ska göra när din nuvarande dokumenthantering inte räcker till.

Progressive Legal insåg att standardlösningar för dokumentlagring inte kunde uppfylla kraven i deras moderna advokatbyrå. Denna fallstudie undersöker hur NetDocuments intuitiva integration med befintliga system och flexibla molnbaserade modell förändrade Progressive Legals syn på dokumenthantering och möjliggjorde teamsamarbete från var som helst.

Om Progressive Legal

Progressive Legal tillhandahåller praktisk, kompetent och snabb juridisk rådgivning samt skräddarsydda dokument till växande australiska företag. Företaget är kundfokuserat med det yttersta målet att skydda australiska företag, deras tillgångar och immateriella rättigheter. Det tillhandahåller expertjuridisk rådgivning i frågor som rör företagsstruktur, skydd av immateriella rättigheter (inklusive varumärken), skräddarsydda kommersiella juridiska dokument och rådgivning, arbetsplatser och tvistlösning.

Progressive Legal anser att den nuvarande rättsmodellen är föråldrad för den moderna, snabba digitala miljön och dess vision skiljer sig helt från den "gamla skolan" när det gäller juridiska tjänster. Företaget tillhandahåller juridiska tjänster online till kunder i hela Australien, med snabba svarstider, fasta avgifter och kostnadseffektiv juridisk rådgivning från experter inom respektive område. Progressive Legal är en advokatbyrå som är utformad efter småföretagens behov och som strävar efter att tillhandahålla utmärkt service utan juridisk jargong, med klarspråk och raka, praktiska råd för det moderna australiska företaget.

Progressive Legal, som är ett molnbaserat företag med många distansarbetande jurister, varumärkesadvokater och paralegals, behövde en lättanvänd och säker molnbaserad lösning.

Överväxt lokal dokumentlagring

Progressive Legal är alltid på jakt efter den bästa tekniken för att hjälpa sitt team och uppnå resultat för sina kunder. Fram till 2017 använde företaget en kombination av Microsoft SharePoint och lokal lagring för att spara dokument, men detta var inte en juridikspecifik lösning. Progressive Legal behövde ett pålitligt och säkert sätt att hitta, dela och samarbeta kring dokument, var som helst och med vilken enhet som helst. Som ett resultat av detta beslutade Progressive Legal att det var dags att införa ett dedikerat molnbaserat dokumenthanteringssystem (DMS) som är specialutvecklat för jurister.

Ian Aldridge, chefsjurist på Progressive Legal, säger: ”Vi behövde ett centralt arkiv för alla e-postmeddelanden och dokument. Jag ville dra en gräns och se till att ingen skulle behöva uppleva att förlora ett dokument. Vi ville också eliminera eventuella problem med versionshantering eller svårigheter att söka och hämta dokument.”

”NetDocuments har fantastiska funktioner och egenskaper, användarvänlighet och säkerhet, dessutom var priset per användare överkomligt och deras betalningsmodell per användare gjorde det till ett enkelt beslut för oss.”

Ian Aldridge, chefsjurist, Progressive Legal

‍”På marknaden var NetDocuments ett av få e-post- och dokumenthanteringssystem som var specifikt avsett för juridikbranschen. Många advokatbyråer använder bara sitt eget praxisadministrationssystem eller en kombination av Microsoft SharePoint och Office, men dessa erbjuder inte samma funktionalitet som NetDocuments.”

NetDocuments var det självklara valet tack vare dess integration med Progressive Legals befintliga Clio Practice Management System (PMS) och produktivitetsapplikationer som Microsoft Outlook. Progressive Legal lockades också av NetDocuments tradition som specialist på dokumentsäkerhet och dess affärsmodell.

Efter att ha arbetat för ett antal små och stora advokatbyråer i både Australien och Storbritannien har Aldridge genom åren skaffat sig betydande erfarenhet av att arbeta med olika DMS-system. Han tillägger: ”NetDocuments har fantastiska funktioner och egenskaper, användarvänlighet och säkerhet, dessutom var priset per användare överkomligt och deras modell med betalning per användare gjorde det till ett enkelt beslut för oss.”

Banbrytande funktionalitet med Microsoft Office-integration, intelligent dokumentarkivering och säker åtkomst när du är på språng

Aldridge säger att han upplevde flera aha-upplevelser under den första produktdemonstrationen. Han blev entusiastisk över möjligheten att ha alla e-postmeddelanden i ett säkert arkiv som var lätt att söka i och nära integrerat med Clio.

”Allteftersom vi upptäckte fler fantastiska funktioner frågade jag ständigt personalen: ’Hur bra är NetDocuments?!’. Det var som om vi hade snubblat över en affärshemlighet.”

Progressive Legal började använda NetDocuments 2017, med stöd av NetDocuments certifierade partner Verlata Consulting. Idag använder företaget NetDocuments för lagring och hantering av prejudikat och bibliotek, intern dokumenthantering och hantering av kunddokument.

Aldridge förklarar: ”Varje e-postmeddelande som skickas och tas emot från en klient sparas i NetDocuments med ett enda klick tack vare ndMail-funktionen. Vi använder funktionen ndCompare i Microsoft Word för att hämta dokument som ska jämföras direkt från kundens arbetsyta. Microsoft Office-paketet är integrerat med NetDocuments, så varje objekt kan sparas direkt från Word, Excel, Outlook och Adobe. Vi använder också NetDocuments-appen på smartphones, vilket gör det möjligt att komma åt dokument när vi är på resande fot.”

När vi fortsatte att upptäcka fler fantastiska funktioner frågade jag ständigt personalen: ”Hur bra är NetDocuments egentligen?!”. Det var som om vi hade snubblat över en företagshemlighet.

Ian Aldridge, chefsjurist, Progressive Legal

”Integrationen med Clio och Microsoft Office är en game changer för oss. Versionskontrollen är också fantastisk. Vi kan spara över ett dokument utan att förlora tidigare versioner och komma åt dem när som helst. Echo-backupen gör att det känns väldigt säkert, eftersom man inte kan förlora ett dokument som man har lagt tid på att arbeta med. Den kraftfulla sökfunktionen kan användas i alla skåp, så om man har titeln på ett dokument i åtanke behöver man inte bläddra igenom oändligt många mappar eller öppna olika mappar.”

Vår verksamhet hade definitivt inte kunnat växa i den takt som vi gjorde utan NetDocuments.

Ian Aldridge, chefsjurist, Progressive Legal

”Vår verksamhet hade definitivt inte kunnat växa i den takt som vi gjorde utan NetDocuments. När jag ser tillbaka var det ett avgörande ögonblick för vårt företag att vi hittade NetDocuments”, säger Aldridge. Han säger att NetDocuments expertis inom efterlevnad och säkerhet har varit särskilt fördelaktig: ”Det är nu mycket enkelt för oss att söka och hämta historiska e-postmeddelanden och dokument, vilket är viktigt eftersom vi enligt lag måste spara information i sju år. NetDocuments uppfyller platinastandarden för säkerhet, lagring och hantering av e-post och dokument, vilket naturligtvis är en viktig faktor för oss. Potentiella kunder frågar om vilken plattform vi använder, och vi är stolta över att kunna säga att vi använder NetDocuments. Jag tvekar inte att rekommendera NetDocuments till australiska advokatbyråer av alla storlekar.”

Med blicken riktad mot framtiden börjar Progressive Legal nu undersöka hur NetDocuments ndMAX inbyggda AI- och automatiseringsfunktioner kan gynna byrån. ”Nu när vi har ett omfattande bibliotek med prejudikat söker vi efter en plattform för att generera dokument utifrån prejudikat, skapa bibliotek med användbara klausuler, instruktioner och frågeformulär”, avslutar Aldridge.

Med NetDocuments har Progressive Legal kunnat skörda frukterna av ökad produktivitet i takt med att verksamheten fortsätter att växa. Företagets anställda kan nu samarbeta och arbeta säkert med dokument var som helst, vilket höjer ribban för kundservice. Dessutom kan Progressive Legal känna sig trygg med att man har en framtidssäker plattform som gör det möjligt att utnyttja de senaste juridiska AI-funktionerna.

För att lära dig mer om NetDocuments och hur du kan arbeta smartare med ett intelligent dokumenthanteringssystem, klicka här för att begära en personlig demonstration.