O que fazer quando o seu gerenciamento de documentos atual não está dando conta do recado.

A Progressive Legal descobriu que as soluções padrão de armazenamento de documentos não conseguiam atender às demandas de sua prática jurídica moderna. Este estudo de caso explora como a integração intuitiva da NetDocuments com os sistemas existentes e o modelo flexível baseado na nuvem transformaram a abordagem da Progressive Legal em relação ao gerenciamento de documentos, permitindo a colaboração da equipe em qualquer lugar.

Sobre a Progressive Legal

A Progressive Legal oferece consultoria jurídica empresarial prática, qualificada e oportuna e documentos sob medida para empresas australianas em crescimento. O escritório é focado no cliente com o objetivo final de proteger as empresas australianas, seus ativos e propriedade intelectual. Oferece consultoria jurídica especializada em relação à estrutura corporativa, proteção da propriedade intelectual (inclusive marcas registradas), documentos e consultoria jurídicos comerciais personalizados, local de trabalho e resolução de disputas.

A Progressive Legal acredita que o modelo jurídico atual está desatualizado para o ambiente digital moderno e acelerado e sua visão é completamente diferente da abordagem "old school" dos serviços jurídicos. A empresa fornece serviços jurídicos on-line a clientes em toda a Austrália, com retornos rápidos, taxas fixas e consultoria jurídica econômica de especialistas em cada uma das áreas. O Progressive Legal é um escritório de advocacia projetado para atender às necessidades das pequenas empresas, com o objetivo de oferecer um serviço excelente, sem jargões jurídicos, com linguagem simples e conselhos práticos e diretos para as empresas australianas modernas.

Nascido na nuvem e com muitos advogados remotos, advogados de marcas registradas e paralegais, o Progressive Legal precisava de uma solução baseada na nuvem, fácil de usar e segura.

Crescimento do armazenamento local de documentos

A Progressive Legal está sempre buscando identificar a melhor tecnologia para auxiliar sua equipe e gerar resultados para os clientes. Até 2017, a empresa usava uma combinação de Microsoft SharePoint e armazenamento local para salvar documentos, mas essa não era uma solução específica para o setor jurídico. A Progressive Legal precisava de uma maneira confiável e segura de encontrar, compartilhar e colaborar com documentos, de qualquer lugar, usando qualquer dispositivo. Como resultado, a Progressive Legal decidiu que era hora de adotar um Sistema de Gerenciamento de Documentos (DMS) baseado na nuvem, desenvolvido especificamente para profissionais do setor jurídico.

Ian Aldridge, advogado principal da Progressive Legal, diz: "Precisávamos de um repositório central de todos os e-mails e documentos. Eu queria traçar uma linha na areia e garantir que ninguém tivesse que passar pela experiência de perder um documento. Também queríamos eliminar qualquer possível problema de controle de versão ou dificuldade de pesquisar e recuperar documentos."

"A NetDocuments tem ótimas funcionalidades e recursos, experiência do usuário e segurança, além de seu preço por usuário ser acessível e sua abordagem de pagamento por assento tornou a decisão fácil para nós."

Ian Aldridge, Advogado Principal, Progressive Legal

‍"Analisando o mercado, o NetDocuments era um dos poucos sistemas de gerenciamento de documentos e e-mails específicos para o setor jurídico. Muitos escritórios de advocacia usam apenas seu sistema de gerenciamento de práticas ou uma combinação do Microsoft SharePoint e do Office, mas isso não oferece o mesmo nível de funcionalidade do NetDocuments."

A NetDocuments foi a escolha óbvia devido à sua integração com o Sistema de Gerenciamento de Práticas (PMS) Clio existente da Progressive Legal e com aplicativos de produtividade como o Microsoft Outlook. A Progressive Legal também foi atraída pela herança da NetDocuments como especialista em segurança de documentos e por seu modelo comercial.

Depois de trabalhar em vários escritórios de advocacia de pequeno e grande porte na Austrália e no Reino Unido, Aldridge tem uma experiência significativa de trabalho com vários DMSs ao longo dos anos. Ele acrescenta: "O NetDocuments tem excelente funcionalidade e recursos, experiência do usuário e segurança, além de seu preço por usuário ser acessível e sua abordagem de pagamento por assento tornou a decisão fácil para nós."

Funcionalidade revolucionária com integração com o Microsoft Office, arquivamento inteligente de documentos e acesso seguro "On The Go

Aldridge diz que teve vários momentos de "a-ha" durante a demonstração inicial do produto. Ele ficou entusiasmado com a possibilidade de ter todos os e-mails em um repositório seguro e protegido, facilmente pesquisável e intimamente integrado ao Clio.

À medida que continuávamos a encontrar mais funções excelentes, eu perguntava constantemente à equipe: "como o NetDocuments é bom?". Era como se tivéssemos descoberto um segredo comercial".

A Progressive Legal entrou em operação com o NetDocuments em 2017, com o apoio do parceiro certificado do NetDocuments, a Verlata Consulting. Hoje, o escritório usa o NetDocuments para armazenamento e gerenciamento de precedentes e bibliotecas, gerenciamento interno de documentos e gerenciamento de documentos de clientes.

Aldridge explica: "Cada e-mail enviado e recebido de um cliente é salvo no NetDocuments com um clique por meio do recurso ndMail. Usamos a função ndCompare no Microsoft Word para obter documentos de origem a serem comparados diretamente do espaço de trabalho do cliente. O pacote Microsoft Office se integra ao NetDocuments para que cada item possa ser salvo diretamente do Word, Excel, Outlook e também do Adobe. Também temos usado o aplicativo NetDocuments em smartphones, o que possibilita o acesso a documentos em qualquer lugar."

À medida que continuávamos a encontrar mais funções excelentes, eu perguntava constantemente à equipe: "como o NetDocuments é bom?!". Era como se tivéssemos descoberto um segredo comercial.

Ian Aldridge, Advogado Principal, Progressive Legal

"A integração com o Clio e o Microsoft Office é um divisor de águas para nós. O controle de versão também é excelente. Podemos salvar um documento sem perder as versões anteriores e acessá-las a qualquer momento. O backup do Echo dá uma sensação de segurança, pois não se pode perder um documento no qual o você passou algum tempo trabalhando. A poderosa função de pesquisa pode ser usada em todos os gabinetes, portanto, se o você tiver em mente o título de um documento, não precisará rolar infinitamente ou abrir várias pastas."

Nossa prática definitivamente não poderia ter crescido na velocidade que cresceu sem o NetDocuments.

Ian Aldridge, Advogado Principal, Progressive Legal

"Nossa prática definitivamente não poderia ter crescido na velocidade que crescemos sem o NetDocuments. Olhando para trás, encontrar a NetDocuments foi um momento crucial para nossa empresa", disse Aldridge. Ele diz que a experiência em conformidade e segurança da NetDocuments foi particularmente benéfica: "Agora é muito fácil para nós pesquisar e recuperar e-mails e documentos históricos, o que é importante, pois legalmente precisamos reter informações por sete anos. O NetDocuments é executado no padrão platinum para segurança, armazenamento e gerenciamento de e-mails e documentos, o que, naturalmente, é uma consideração primordial para nós. Os clientes em potencial perguntam sobre a plataforma que usamos, e temos orgulho de dizer que usamos o NetDocuments. Não hesito em recomendar a NetDocuments para escritórios de advocacia australianos de todos os tamanhos."

Olhando para o futuro, a Progressive Legal to está começando a explorar como os recursos nativos de IA e automação do NetDocuments ndMAX podem beneficiar a empresa. "Estamos procurando uma plataforma para gerar documentos a partir de precedentes, criar bibliotecas de cláusulas úteis, instruções e questionários, agora que temos uma extensa biblioteca de precedentes", concluiu Aldridge.

Com o NetDocuments, a Progressive Legal conseguiu colher os frutos de uma maior produtividade à medida que seus negócios continuam a crescer. Os funcionários da empresa agora podem colaborar e trabalhar com segurança em documentos de qualquer lugar, elevando o nível do atendimento ao cliente. Além disso, a Progressive Legal tem a tranquilidade de contar com uma plataforma preparada para o futuro que lhe permitirá aproveitar os mais recentes recursos de IA jurídica.

Para saber mais sobre o NetDocuments e como o você pode trabalhar de forma mais inteligente com um sistema inteligente de gerenciamento de documentos, clique aqui para solicitar uma demonstração personalizada.