Que faire lorsque votre système actuel de gestion des documents ne répond plus à vos besoins ?

Progressive Legal a constaté que les solutions standard de stockage de documents ne répondaient pas aux exigences de leur pratique juridique moderne. Cette étude de cas explore comment l'intégration intuitive de NetDocuments aux systèmes existants et son modèle flexible basé sur le cloud ont transformé l'approche de Progressive Legal en matière de gestion des documents, permettant ainsi à l'équipe de collaborer où qu'elle se trouve.

À propos de Progressive Legal

Progressive Legal fournit des conseils juridiques pratiques, compétents et opportuns ainsi que des documents sur mesure aux entreprises australiennes en pleine croissance. Le cabinet est axé sur le client et a pour objectif ultime de protéger les entreprises australiennes, leurs actifs et leur propriété intellectuelle. Il fournit des conseils juridiques spécialisés en matière de structure d'entreprise, de protection de la propriété intellectuelle (y compris les marques déposées), de documents juridiques commerciaux sur mesure et de conseils, de lieu de travail et de résolution des litiges.

Progressive Legal estime que le modèle juridique actuel est dépassé dans le contexte numérique moderne en constante évolution, et sa vision est totalement différente de l'approche « traditionnelle » des services juridiques. Elle fournit des services juridiques en ligne à des clients dans toute l'Australie, avec des délais d'exécution rapides, des honoraires fixes et des conseils juridiques rentables prodigués par des experts dans chacun des domaines. Progressive Legal est un cabinet d'avocats conçu pour répondre aux besoins des petites entreprises, qui vise à fournir un excellent service sans jargon juridique, dans un anglais simple et avec des conseils pratiques et directs pour les entreprises australiennes modernes.

Née dans le cloud et comptant de nombreux avocats, avocats spécialisés en droit des marques et assistants juridiques travaillant à distance, Progressive Legal avait besoin d'une solution cloud sécurisée et facile à utiliser.

Dépasser le stockage local de documents

Progressive Legal est toujours à la recherche des meilleures technologies pour aider son équipe et obtenir des résultats pour ses clients. Jusqu'en 2017, le cabinet utilisait une combinaison de Microsoft SharePoint et de stockage local pour enregistrer ses documents, mais cette solution n'était pas spécifique au domaine juridique. Progressive Legal avait besoin d'un moyen fiable et sécurisé pour rechercher, partager et collaborer sur des documents, depuis n'importe où et à partir de n'importe quel appareil. Progressive Legal a donc décidé qu'il était temps d'adopter un système de gestion documentaire (DMS) dédié, basé sur le cloud et spécialement conçu pour les professionnels du droit.

Ian Aldridge, avocat principal chez Progressive Legal, déclare : « Nous avions besoin d'un référentiel centralisé pour tous les e-mails et documents. Je voulais mettre les choses au clair et m'assurer que personne n'ait à vivre l'expérience de perdre un document. Nous voulions également éliminer tout problème éventuel lié au contrôle des versions ou toute difficulté à rechercher et récupérer des documents. »

« NetDocuments offre d'excellentes fonctionnalités et caractéristiques, une expérience utilisateur et une sécurité optimales. De plus, son prix par utilisateur était abordable et son modèle de paiement par poste nous a permis de prendre une décision facile. »

Ian Aldridge, avocat principal, Progressive Legal

« Sur l'ensemble du marché, NetDocuments était l'un des rares systèmes de gestion des e-mails et des documents spécialement conçus pour le secteur juridique. De nombreux cabinets d'avocats utilisent simplement leur système de gestion de cabinet ou une combinaison de Microsoft SharePoint et Office, mais ceux-ci n'offrent pas le même niveau de fonctionnalités que NetDocuments. »

NetDocuments s'est imposé comme le choix évident en raison de son intégration avec le système de gestion de cabinet (PMS) Clio existant de Progressive Legal et avec des applications de productivité telles que Microsoft Outlook. Progressive Legal a également été séduit par l'expérience de NetDocuments en tant que spécialiste de la sécurité des documents et par son modèle commercial.

Après avoir travaillé pour plusieurs cabinets d'avocats, petits et grands, en Australie et au Royaume-Uni, Aldridge a acquis au fil des ans une expérience significative dans l'utilisation de divers systèmes de gestion documentaire. Il ajoute : « NetDocuments offre d'excellentes fonctionnalités et caractéristiques, une expérience utilisateur et une sécurité optimales. De plus, son prix par utilisateur était abordable et son approche de paiement par poste nous a permis de prendre facilement notre décision. »

Une fonctionnalité révolutionnaire grâce à l'intégration de Microsoft Office, au classement intelligent des documents et à un accès sécurisé « en déplacement ».

Aldridge dit avoir vécu plusieurs moments décisifs lors de la démonstration initiale du produit. Il était enthousiasmé par la possibilité de conserver tous ses e-mails dans un référentiel sûr et sécurisé, facilement consultable et étroitement intégré à Clio.

« À mesure que nous découvrions de nouvelles fonctionnalités intéressantes, je ne cessais de demander à mes collaborateurs : « NetDocuments est vraiment génial, non ? ». C'était comme si nous avions mis la main sur un secret commercial. »

Progressive Legal a mis en service NetDocuments en 2017, avec le soutien de Verlata Consulting, partenaire certifié NetDocuments. Aujourd'hui, le cabinet utilise NetDocuments pour le stockage et la gestion des précédents et des bibliothèques, la gestion interne des documents et la gestion des documents des clients.

Aldridge explique : « Chaque e-mail envoyé et reçu d'un client est enregistré dans NetDocuments en un seul clic grâce à la fonctionnalité ndMail. Nous utilisons la fonction ndCompare dans Microsoft Word pour rechercher les documents à comparer directement à partir de l'espace de travail d'un client. La suite Microsoft Office s'intègre à NetDocuments, ce qui permet d'enregistrer chaque élément directement à partir de Word, Excel, Outlook, ainsi que d'Adobe. Nous utilisons également l'application NetDocuments sur les smartphones, ce qui permet d'accéder aux documents lors de nos déplacements. »

Au fur et à mesure que nous découvrions de nouvelles fonctionnalités intéressantes, je ne cessais de demander au personnel : « NetDocuments est vraiment génial, non ? ». C'était comme si nous avions mis la main sur un secret commercial.

Ian Aldridge, avocat principal, Progressive Legal

« L'intégration avec Clio et Microsoft Office change la donne pour nous. Le contrôle des versions est également très pratique. Nous pouvons enregistrer un document sans perdre les versions précédentes et y accéder à tout moment. La sauvegarde Echo nous procure un sentiment de sécurité, car nous ne pouvons pas perdre un document sur lequel nous avons passé du temps à travailler. La puissante fonction de recherche peut être utilisée dans tous les dossiers. Ainsi, si vous avez le titre d'un document en tête, vous n'avez pas besoin de faire défiler indéfiniment les fichiers ou d'ouvrir différents dossiers. »

Notre cabinet n'aurait certainement pas pu se développer aussi rapidement sans NetDocuments.

Ian Aldridge, avocat principal, Progressive Legal

« Notre cabinet n'aurait certainement pas pu se développer aussi rapidement sans NetDocuments. Avec le recul, la découverte de NetDocuments a été un moment décisif pour notre cabinet », a déclaré M. Aldridge. Il ajoute que l'expertise de NetDocuments en matière de conformité et de sécurité a été particulièrement bénéfique : « Il nous est désormais très facile de rechercher et de récupérer des e-mails et des documents historiques, ce qui est important car nous sommes légalement tenus de conserver les informations pendant sept ans. NetDocuments répond aux normes les plus strictes en matière de sécurité, de stockage et de gestion des e-mails et des documents, ce qui est naturellement une considération primordiale pour nous. Les clients potentiels nous interrogent sur la plateforme que nous utilisons, et nous sommes fiers de leur répondre que nous utilisons NetDocuments. Je n'hésite pas à recommander NetDocuments aux cabinets d'avocats australiens de toutes tailles. »

Tourné vers l'avenir, Progressive Legal commence à explorer les avantages que les capacités natives d'IA et d'automatisation de NetDocuments ndMAX peuvent apporter au cabinet. « Nous recherchons une plateforme permettant de générer des documents à partir de précédents, de créer des bibliothèques de clauses utiles, des guides pratiques et des questionnaires, maintenant que nous disposons d'une vaste bibliothèque de précédents », a conclu M. Aldridge.

Grâce à NetDocuments, Progressive Legal a pu récolter les fruits d'une productivité accrue à mesure que son activité continuait de croître. Les employés du cabinet peuvent désormais collaborer et travailler en toute sécurité sur des documents depuis n'importe où, ce qui améliore la qualité du service client. De plus, Progressive Legal a l'assurance de disposer d'une plateforme évolutive qui lui permettra de tirer parti des dernières fonctionnalités d'IA juridique.

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