Wat te doen als uw huidige documentbeheer niet voldoet.

Progressive Legal kwam erachter dat standaardoplossingen voor documentopslag niet konden voldoen aan de eisen van hun moderne advocatenpraktijk. In deze casestudy wordt onderzocht hoe de intuïtieve integratie van NetDocuments met bestaande systemen en het flexibele cloudmodel de aanpak van Progressive Legal op het gebied van documentbeheer hebben veranderd, waardoor teams vanaf elke locatie kunnen samenwerken.

Over Progressive Legal

Progressive Legal biedt praktisch, deskundig en tijdig juridisch advies en op maat gemaakte documenten aan groeiende Australische bedrijven. Het kantoor is klantgericht en heeft als uiteindelijk doel Australische bedrijven, hun activa en intellectuele eigendom te beschermen. Het biedt deskundig juridisch advies met betrekking tot bedrijfsstructuur, bescherming van intellectuele eigendom (inclusief handelsmerken), op maat gemaakte commerciële juridische documenten en advies, werkplek en geschillenbeslechting.

Progressive Legal is van mening dat het huidige juridische model verouderd is voor de moderne, snel veranderende digitale omgeving en heeft een visie die volledig verschilt van de 'ouderwetse' benadering van juridische dienstverlening. Het biedt online juridische diensten aan klanten in heel Australië, met snelle doorlooptijden, vaste tarieven en kosteneffectief juridisch advies van experts op elk gebied. Progressive Legal is een advocatenkantoor dat is ontworpen rond de behoeften van kleine bedrijven, met als doel uitstekende service te bieden zonder juridisch jargon, in begrijpelijk Engels en met duidelijk praktisch advies voor het moderne Australische bedrijfsleven.

Progressive Legal, een bedrijf dat in de cloud is ontstaan en veel advocaten, merkenrechtadvocaten en paralegals op afstand in dienst heeft, had behoefte aan een gebruiksvriendelijke, veilige cloudoplossing.

Lokale documentopslag ontgroeien

Progressive Legal is altijd op zoek naar de beste technologie om zijn team te ondersteunen en resultaten voor klanten te behalen. Tot 2017 gebruikte het bedrijf een combinatie van Microsoft SharePoint en lokale opslag om documenten op te slaan, maar dit was geen specifieke oplossing voor de juridische sector. Progressive Legal had behoefte aan een betrouwbare en veilige manier om documenten te vinden, te delen en eraan samen te werken, vanaf elke locatie en met elk apparaat. Daarom besloot Progressive Legal dat het tijd was om een speciaal voor juridische professionals ontwikkeld, cloudgebaseerd documentbeheersysteem (DMS) in te voeren.

Ian Aldridge, hoofdadvocaat bij Progressive Legal, zegt: “We hadden behoefte aan een centrale opslagplaats voor alle e-mails en documenten. Ik wilde een streep in het zand zetten en ervoor zorgen dat niemand meer het risico zou lopen een document kwijt te raken. Ook wilden we alle mogelijke problemen met versiebeheer en moeilijkheden bij het zoeken en terugvinden van documenten uit de weg ruimen.”

"NetDocuments heeft geweldige functionaliteiten en functies, een uitstekende gebruikerservaring en beveiliging, en bovendien was de prijs per gebruiker betaalbaar. Dankzij de pay-per-seat-aanpak was het voor ons een makkelijke keuze."

Ian Aldridge, hoofdadvocaat, Progressive Legal

“Als we naar de markt kijken, was NetDocuments een van de weinige e-mail- en documentbeheersystemen die specifiek voor de juridische sector waren ontwikkeld. Veel advocatenkantoren gebruiken gewoon hun praktijkbeheersysteem of een combinatie van Microsoft SharePoint en Office, maar die bieden niet dezelfde functionaliteit als NetDocuments.”

NetDocuments was de logische keuze vanwege de integratie met het bestaande Clio Practice Management System (PMS) van Progressive Legal en productiviteitsapplicaties zoals Microsoft Outlook. Progressive Legal werd ook aangetrokken door de reputatie van NetDocuments als specialist op het gebied van documentbeveiliging en door het commerciële model van het bedrijf.

Na voor een aantal kleine en grote advocatenkantoren in zowel Australië als het Verenigd Koninkrijk te hebben gewerkt, heeft Aldridge in de loop der jaren aanzienlijke ervaring opgedaan met verschillende DMS-systemen. Hij voegt hieraan toe: "NetDocuments heeft geweldige functionaliteiten en functies, een uitstekende gebruikerservaring en beveiliging, en bovendien was de prijs per gebruiker betaalbaar. Dankzij de pay-per-seat-aanpak was het voor ons een gemakkelijke keuze."

Baanbrekende functionaliteit met Microsoft Office-integratie, intelligente documentopslag en veilige toegang onderweg

Aldridge zegt dat hij tijdens de eerste productdemonstratie een aantal 'aha'-momenten heeft gehad. Hij was enthousiast over de mogelijkheid om alle e-mails in een veilige opslagplaats te bewaren, die gemakkelijk doorzoekbaar was en nauw geïntegreerd was met Clio.

"Naarmate we steeds meer geweldige functies ontdekten, vroeg ik het personeel voortdurend: 'Hoe goed is NetDocuments?!'. Het was alsof we een bedrijfsgeheim hadden ontdekt."

Progressive Legal ging in 2017 live met NetDocuments, met ondersteuning van Verlata Consulting, een gecertificeerde partner van NetDocuments. Tegenwoordig gebruikt het kantoor NetDocuments voor het opslaan en beheren van precedenten en bibliotheken, intern documentbeheer en het beheer van klantdocumenten.

Aldridge legt uit: "Elke e-mail die van een klant wordt verzonden of ontvangen, wordt met één klik opgeslagen in NetDocuments via de ndMail-functie. We gebruiken de ndCompare-functie in Microsoft Word om documenten rechtstreeks vanuit de werkruimte van een klant te vergelijken. De Microsoft Office-suite is geïntegreerd met NetDocuments, zodat elk item rechtstreeks vanuit Word, Excel, Outlook en Adobe kan worden opgeslagen. We gebruiken ook de NetDocuments-app op smartphones, waardoor we onderweg toegang hebben tot documenten."

Naarmate we steeds meer geweldige functies ontdekten, vroeg ik het personeel voortdurend: 'Hoe goed is NetDocuments?!'. Het was alsof we een bedrijfsgeheim hadden ontdekt.

Ian Aldridge, hoofdadvocaat, Progressive Legal

"De integratie met Clio en Microsoft Office is voor ons een echte gamechanger. Ook de versiebeheerfunctie is geweldig. We kunnen een document opslaan zonder eerdere versies te verliezen en ze op elk moment openen. De Echo-back-up geeft een heel veilig gevoel, omdat je geen document kunt verliezen waar je tijd aan hebt besteed. De krachtige zoekfunctie kan in alle kasten worden gebruikt, dus als je de titel van een document in gedachten hebt, hoef je niet eindeloos te scrollen of verschillende mappen te openen."

Zonder NetDocuments had ons kantoor zeker niet zo snel kunnen groeien als we nu hebben gedaan.

Ian Aldridge, hoofdadvocaat, Progressive Legal

"Zonder NetDocuments had ons kantoor zeker niet zo snel kunnen groeien. Achteraf gezien was het vinden van NetDocuments een cruciaal moment voor ons kantoor", aldus Aldridge. Hij zegt dat de expertise van NetDocuments op het gebied van compliance en beveiliging bijzonder nuttig is geweest: "Het is nu heel eenvoudig voor ons om historische e-mails en documenten te zoeken en op te halen, wat belangrijk is omdat we informatie wettelijk zeven jaar moeten bewaren. NetDocuments voldoet aan de hoogste normen voor e-mail- en documentbeveiliging, opslag en beheer, wat voor ons natuurlijk een belangrijke overweging is. Potentiële klanten vragen naar het platform dat we gebruiken, en we zijn er trots op dat we NetDocuments gebruiken. Ik zou NetDocuments zonder aarzelen aanbevelen aan Australische advocatenkantoren van elke omvang."

Met het oog op de toekomst begint Progressive Legal te onderzoeken hoe de native AI- en automatiseringsmogelijkheden van NetDocuments ndMAX het kantoor ten goede kunnen komen. "Nu we over een uitgebreide bibliotheek met precedenten beschikken, zijn we op zoek naar een platform om documenten op basis van precedenten te genereren en bibliotheken met nuttige clausules, handleidingen en vragenlijsten aan te leggen", concludeerde Aldridge.

Met NetDocuments heeft Progressive Legal kunnen profiteren van een hogere productiviteit terwijl het bedrijf blijft groeien. De medewerkers van het kantoor kunnen nu vanaf elke locatie samenwerken en veilig aan documenten werken, waardoor de lat voor klantenservice hoger is komen te liggen. Bovendien heeft Progressive Legal de gemoedsrust dat het beschikt over een toekomstbestendig platform waarmee het gebruik kan maken van de nieuwste juridische AI-mogelijkheden.

Voor meer informatie over NetDocuments en hoe u slimmer kunt werken met een intelligent documentbeheersysteem, klik hier om een gepersonaliseerde demo aan te vragen.