20 de julho de 2022 - O escritório de advocacia inovador Swift, Currie, McGhee & Hiers está há alguns anos usando a plataforma em nuvem NetDocuments e melhorou o fluxo de trabalho dos advogados ao simplificar o armazenamento de documentos e e-mails, facilitar o acesso e a pesquisa de conteúdo e permitir a colaboração de documentos com os clientes de forma segura. A empresa está chegando a 100% de adoção pelos usuários.

De acordo com Wally Saunders, diretor de TI da Swift Currie e membro do comitê de avaliação e seleção de tecnologia da empresa, o sistema anterior de gerenciamento de documentos (DMS) deixava muito a desejar. "Havia uma grande preocupação com nosso antigo sistema. Os documentos poderiam ter versões diferentes em três ou quatro locais diferentes, portanto, quando alguém iniciava uma pesquisa de documentos, surgiam perguntas como: estou realmente vendo tudo ou há mais informações localizadas em uma unidade de compartilhamento de rede? Na época, tínhamos nos comprometido com uma estratégia que priorizava a nuvem, o que incluía nosso DMS, e o NetDocuments provou ser ainda mais vantajoso quando entramos na pandemia."

Acrescentou Saunders: "Hoje, temos a tranquilidade de saber que todo o nosso conteúdo - documentos, e-mails, etc. - fica em uma única plataforma. - acabam em uma única plataforma. Isso acelerou o uso e a adoção do sistema, especialmente em nossa atual realidade de trabalho híbrido. É muito mais fácil para a nossa equipe localizar documentos dentro de um gabinete de assunto específico do cliente, e as pessoas não perdem tempo tentando localizar documentos. Eu diria que 99% a 100% da empresa usa a plataforma. Universalmente, todos usam o NetDocuments em um momento ou outro."

Os usuários da empresa atribuem ao ndMail o mérito de aumentar a completude e a integridade do DMS, simplificando o armazenamento e a localização de e-mails. Saunders observa: "Os recursos de arquivamento preditivo nos ajudam a garantir que tudo esteja em um só lugar, e as transferências de casos agora são uma transição perfeita."

Saunders e sua equipe adicionaram recentemente o Workspace Security Manager (WSM) para ajudar a facilitar a administração dos requisitos de segurança e governança dos dados do cliente, com a intenção de excluir o acesso de indivíduos específicos ou conceder acesso especial. Com o WSM, eles estão simplificando o gerenciamento, as permissões e as políticas de segurança. Se a Swift Currie precisa identificar uma grande quantidade de assuntos e excluir o acesso de usuários específicos ou fornecer a grupos selecionados acesso somente para visualização a um grande conjunto de documentos, o WSM está facilitando a aplicação de medidas de segurança elevadas para suas necessidades comerciais exclusivas e, ao mesmo tempo, simplificando fluxos de trabalho adicionais.

"Independentemente dos requisitos de nossos clientes, agora podemos atribuir níveis variados de acesso em questão de segundos. Estamos vendo cada vez mais que essa é uma necessidade crescente, por isso é reconfortante oferecer isso dentro do ambiente familiar e seguro do NetDocuments", observou Saunders.

"Estamos entusiasmados em ver a Swift Currie tirar o máximo proveito do conjunto de recursos da NetDocuments para permitir que sua equipe e seus clientes trabalhem juntos de forma mais produtiva", acrescentou Dan Hauck, diretor de produtos da NetDocuments. "Nossas inovações de produtos, incluindo inúmeros avanços de segurança, são estrategicamente desenvolvidas em parceria com nossos clientes, por isso é gratificante ver clientes como a Swift Currie prosperarem."

Saunders conclui: As necessidades de nossos usuários e clientes orientam nosso ritmo de inovação, especialmente quando analisamos "o que está por vir" com uma plataforma aberta como a NetDocuments. Por exemplo, nosso uso do Workspace Security Manager traz consigo a facilidade com que agora podemos conceder diferentes níveis de acesso a grandes quantidades de arquivos e assuntos. É um ganho para nossa empresa e para os clientes que atendemos."

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Sobre a NetDocuments

A NetDocuments é a plataforma de produtividade e gerenciamento de conteúdo baseado em nuvem mais confiável do mundo, que ajuda os profissionais da área jurídica a fazer seu melhor trabalho. Com o respaldo de mais de 25 anos de experiência em inovação na nuvem, a NetDocuments oferece suporte a mais de 4.700 escritórios de advocacia, departamentos jurídicos corporativos e entidades do setor público com soluções que geram melhores experiências de usuário e resultados comerciais. A NetDocuments oferece uma plataforma completa de ponta a ponta para organização e gerenciamento de documentos e e-mails, incluindo recursos premiados de segurança e pesquisa, tecnologias robustas de colaboração e pesquisa, integrações perfeitas com outras ferramentas que os profissionais usam diariamente e muito mais. Saiba mais sobre o NetDocuments.

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