20 luglio 2022 – Lo studio legale all’avanguardia Swift, Currie, McGhee & Hiers utilizza ormai da alcuni anni la piattaforma cloud NetDocuments e ha migliorato il flusso di lavoro degli avvocati ottimizzando le modalità di archiviazione di documenti ed e-mail, facilitando l’accesso ai contenuti e la ricercabilità e consentendo una collaborazione sicura e regolamentata con i clienti in materia di documenti. Lo studio sta raggiungendo un tasso di adozione da parte degli utenti prossimo al 100%.

Secondo Wally Saunders, direttore IT di Swift Currie e membro del comitato di valutazione e selezione tecnologica dello studio, il precedente sistema di gestione dei documenti (DMS) lasciava molto a desiderare. «Il nostro vecchio sistema destava notevoli preoccupazioni. I documenti potevano avere versioni diverse in tre o quattro posizioni disparate, quindi quando qualcuno avviava una ricerca, sorgevano domande del tipo: “Sto davvero vedendo tutto?” oppure “Ci sono altre informazioni su un’unità di rete condivisa?”. All’epoca avevamo adottato una strategia “cloud-first”, che includeva anche il nostro DMS, e NetDocuments si è rivelato un ulteriore vantaggio quando siamo entrati nella fase della pandemia».

Saunders ha aggiunto: “Oggi abbiamo la tranquillità di sapere che tutti i nostri contenuti – documenti, e-mail, ecc. – finiscono in un’unica piattaforma. Questo ha accelerato l’utilizzo e l’adozione del sistema, specialmente nella nostra attuale realtà lavorativa ibrida. Per il nostro personale è molto più facile individuare i documenti all’interno di un fascicolo specifico relativo a un cliente, e nessuno perde tempo a cercare i documenti. Direi che il 99%-100% dello studio utilizza la piattaforma. Tutti, senza eccezioni, utilizzano NetDocuments in un momento o nell’altro.”

Gli utenti dello studio riconoscono a ndMail il merito di aver migliorato la completezza e l’integrità del sistema di gestione documentale (DMS), semplificando l’archiviazione e la ricerca delle e-mail. Saunders osserva: «Le funzionalità di archiviazione predittiva ci aiutano a garantire che tutto sia conservato in un unico posto e che il trasferimento dei casi avvenga ormai senza intoppi».

Saunders e il suo team hanno recentemente integrato Workspace Security Manager (WSM) per facilitare la gestione dei requisiti di sicurezza e governance dei dati dei clienti, con l’obiettivo di impedire l’accesso a determinati individui o di concedere autorizzazioni speciali. Grazie a WSM, stanno semplificando la gestione della sicurezza, le autorizzazioni e le politiche. Sia che Swift Currie debba identificare un gran numero di pratiche ed escludere l’accesso a utenti specifici, sia che debba fornire a gruppi selezionati un accesso in sola lettura a un ampio insieme di documenti, WSM rende facile applicare misure di sicurezza avanzate per le loro esigenze aziendali specifiche, ottimizzando al contempo i flussi di lavoro aggiuntivi.

“Indipendentemente dalle esigenze dei nostri clienti, ora siamo in grado di assegnare diversi livelli di accesso in pochi secondi. Riteniamo che si tratti di un’esigenza sempre più sentita, quindi è rassicurante poter offrire questa funzionalità all’interno dell’ambiente familiare e sicuro di NetDocuments”, ha osservato Saunders.

“Siamo entusiasti di vedere Swift Currie sfruttare appieno la suite di funzionalità di NetDocuments per consentire al proprio personale e ai propri clienti di collaborare in modo più produttivo”, ha aggiunto Dan Hauck, Chief Product Officer di NetDocuments. “Le innovazioni dei nostri prodotti, tra cui numerosi miglioramenti in materia di sicurezza, vengono sviluppate strategicamente in collaborazione con i nostri clienti, quindi è gratificante vedere clienti come Swift Currie avere successo”.

Saunders conclude: «Le esigenze dei nostri utenti e clienti determinano il nostro ritmo di innovazione, soprattutto quando guardiamo al “futuro” con una piattaforma aperta come NetDocuments. Ne è un esempio il nostro utilizzo di Workspace Security Manager, che ci consente ora di concedere con estrema facilità diversi livelli di accesso a grandi quantità di file e pratiche. È una situazione vantaggiosa sia per il nostro studio che per i clienti che serviamo».

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