20 de julho de 2022 - A inovadora firma de advogados Swift, Currie, McGhee & Hiers, está há alguns anos a utilizar a plataforma de nuvem NetDocuments e melhorou o fluxo de trabalho dos advogados, simplificando a forma como os documentos e os e-mails são armazenados, facilitando o acesso e a pesquisa de conteúdos e permitindo a colaboração de documentos com os clientes de forma segura. A empresa está a aproximar-se dos 100% de adoção pelos utilizadores.

De acordo com Wally Saunders, Diretor de TI da Swift Currie e membro do comité de avaliação e seleção de tecnologia da empresa, o anterior sistema de gestão de documentos (DMS) deixava muito a desejar. "Havia uma grande preocupação com o nosso antigo sistema. Os documentos podiam ter versões diferentes em três ou quatro locais diferentes, por isso, quando alguém iniciava uma pesquisa de documentos, surgiam questões como: estou mesmo a ver tudo ou há mais informações localizadas numa unidade de partilha de rede? Na altura, tínhamos optado por uma estratégia que privilegiava a nuvem, o que incluía o nosso DMS, e o NetDocuments revelou-se adicionalmente vantajoso à medida que avançávamos para a pandemia."

Acrescentou Saunders: "Atualmente, temos a tranquilidade de saber que todo o nosso conteúdo - documentos, e-mails, etc. - acabam numa única plataforma. Isto acelerou a utilização e a adoção do sistema, especialmente na nossa atual realidade de trabalho híbrido. É muito mais fácil para o nosso pessoal localizar documentos num gabinete específico de um cliente, e as pessoas não perdem tempo a tentar encontrar documentos. Eu diria que 99% a 100% da empresa utiliza a plataforma. Universalmente, toda a gente toca no NetDocuments num momento ou noutro."

Os utilizadores da empresa atribuem ao ndMail o mérito de aumentar a integridade do DMS, simplificando o armazenamento e a localização de e-mails. Saunders refere: "As capacidades de arquivamento preditivo ajudam-nos a garantir que tudo se encontra num único local e as transferências de processos são agora uma transição perfeita."

Saunders e a sua equipa adicionaram recentemente o Workspace Security Manager (WSM) para ajudar a facilitar a administração dos requisitos de segurança e governação dos dados do cliente, com o objetivo de excluir o acesso de indivíduos específicos ou conceder acesso especial. Com o WSM, estão a simplificar a gestão da segurança, as permissões e as políticas. Quer a Swift Currie necessite de identificar uma grande quantidade de assuntos e excluir o acesso de utilizadores específicos ou fornecer a grupos selecionados acesso apenas para visualização a um grande conjunto de documentos, o WSM facilita a aplicação de medidas de segurança elevadas para as suas necessidades comerciais exclusivas, simplificando simultaneamente fluxos de trabalho adicionais.

"Independentemente dos requisitos dos nossos clientes, podemos agora atribuir vários níveis de acesso numa questão de segundos. Estamos a constatar que esta é uma necessidade cada vez mais premente, pelo que é reconfortante oferecer esta possibilidade no ambiente familiar e seguro do NetDocuments", observou Saunders.

"Estamos entusiasmados por ver a Swift Currie tirar o máximo partido do conjunto de capacidades da NetDocuments para permitir que os seus funcionários e clientes trabalhem em conjunto de forma mais produtiva", acrescentou Dan Hauck, Diretor de Produtos da NetDocuments. "As nossas inovações de produtos, incluindo numerosos avanços de segurança, são estrategicamente desenvolvidas em parceria com os nossos clientes, por isso é gratificante ver clientes como a Swift Currie a prosperar."

Saunders conclui: As necessidades dos nossos utilizadores e clientes orientam o nosso ritmo de inovação, especialmente quando olhamos para "o que vem a seguir" com uma plataforma aberta como o NetDocuments. Por exemplo, a nossa utilização do Workspace Security Manager traz consigo a facilidade com que podemos agora conceder diferentes níveis de acesso a grandes quantidades de ficheiros e assuntos. É uma situação vantajosa para a nossa empresa e para os clientes que servimos."

Para mais histórias de escritórios de advogados que estão a fazer o seu melhor trabalho com o NetDocuments, clique aqui.

# # #

Sobre a NetDocuments

A NetDocuments é a plataforma de produtividade e gestão de conteúdos baseada na nuvem mais fiável do mundo, que ajuda os profissionais do sector jurídico a fazerem o seu melhor trabalho. Apoiada por mais de 25 anos de experiência em inovação na nuvem, a NetDocuments apoia mais de 4.700 escritórios de advogados, departamentos jurídicos de empresas e entidades do sector público com soluções que conduzem a melhores experiências de utilizador e resultados empresariais. A NetDocuments oferece uma plataforma completa de ponta a ponta para a organização e gestão de documentos e correio eletrónico, incluindo capacidades de segurança e pesquisa premiadas, tecnologias robustas de colaboração e pesquisa, integrações perfeitas com outras ferramentas que os profissionais utilizam diariamente e muito mais. Saiba mais sobre o NetDocuments.

Contacto para os meios de comunicação social da NetDocuments

Jobst Elster

Agência Envision

[email protected]

+1 (850) 459-49470