20 de julio de 2022 - El innovador bufete de abogados Swift, Currie, McGhee & Hiers lleva unos años utilizando la plataforma en la nube NetDocuments, y han mejorado el flujo de trabajo de los abogados racionalizando la forma en que se almacenan los documentos y correos electrónicos, facilitando el acceso a los contenidos y la capacidad de búsqueda, y permitiendo una colaboración documental con los clientes gobernada de forma segura. El bufete se acerca al 100% de adopción por parte de los usuarios.

Según Wally Saunders, director de TI de Swift Currie y miembro del comité de evaluación y selección de tecnología de la empresa, el anterior sistema de gestión de documentos (SGD) dejaba mucho que desear. "Había grandes problemas con nuestro antiguo sistema. Los documentos podían tener distintas versiones en tres o cuatro ubicaciones dispares, así que cuando alguien iniciaba una búsqueda de documentos, surgían preguntas como ¿estoy viendo realmente todo o hay más información localizada en una unidad compartida de la red? En aquel momento nos habíamos comprometido a adoptar una estrategia de "cloud-first", que incluía nuestro DMS, y NetDocuments resultó ser una ventaja adicional cuando nos adentramos en la pandemia."

Añadió Saunders: "Hoy tenemos la tranquilidad de saber que todo nuestro contenido -documentos, correos electrónicos, etc. - acaban en una única plataforma. Esto ha acelerado el uso y la adopción del sistema, especialmente en nuestra actual realidad laboral híbrida. Es mucho más fácil para nuestro personal localizar documentos dentro de un gabinete de asuntos específicos de un cliente, y la gente no pierde tiempo intentando localizar documentos. Diría que entre el 99% y el 100% del bufete utiliza la plataforma. Universalmente todo el mundo toca NetDocuments en un momento u otro".

Los usuarios del bufete atribuyen a ndMail el mérito de haber contribuido a la exhaustividad e integridad del DMS al facilitar el almacenamiento y la búsqueda de correos electrónicos. Saunders señala: "Las funciones de archivado predictivo nos ayudan a garantizar que todo resida en un mismo lugar, y las transferencias de casos son ahora una transición fluida."

Saunders y su equipo añadieron recientemente Workspace Security Manager (WSM) para facilitar la administración de los requisitos de seguridad y gobernanza de los datos de los clientes, con la intención de excluir el acceso de personas concretas o conceder accesos especiales. Con WSM, están simplificando la gestión de la seguridad, los permisos y las políticas. Tanto si Swift Currie necesita identificar una gran cantidad de asuntos y excluir el acceso de usuarios específicos como proporcionar a grupos selectos acceso de sólo visualización a un gran conjunto de documentos, WSM está facilitando la aplicación de medidas de seguridad elevadas para sus necesidades empresariales únicas, al tiempo que agiliza los flujos de trabajo adicionales.

"Independientemente de los requisitos de nuestros clientes, ahora podemos asignar distintos niveles de acceso en cuestión de segundos. Cada vez vemos esto como una necesidad creciente, por lo que es tranquilizador poder ofrecerlo dentro del entorno familiar y seguro de NetDocuments", señaló Saunders.

"Estamos encantados de ver cómo Swift Currie aprovecha al máximo el conjunto de capacidades de NetDocuments para permitir que su personal y sus clientes trabajen juntos de forma más productiva", añadió Dan Hauck, director de productos de NetDocuments. "Las innovaciones de nuestros productos, incluidos numerosos avances en materia de seguridad, se desarrollan estratégicamente en colaboración con nuestros clientes, por lo que es gratificante ver prosperar a clientes como Swift Currie."

Saunders concluye: "Las necesidades de nuestros usuarios y clientes impulsan nuestro ritmo de innovación, sobre todo cuando nos fijamos en 'lo que viene después' con una plataforma abierta como NetDocuments. Sin ir más lejos, nuestro uso de Workspace Security Manager conlleva una facilidad con la que ahora podemos conceder distintos niveles de acceso a grandes cantidades de archivos y asuntos. Es una ventaja para nuestro bufete y para los clientes a los que servimos".

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Acerca de NetDocuments

NetDocuments es la plataforma de productividad y gestión de contenidos en la nube de confianza nº 1 del mundo que ayuda a los profesionales del derecho a realizar su mejor trabajo. Respaldada por más de 25 años de experiencia en innovación en la nube, NetDocuments da soporte a más de 4.700 bufetes de abogados, departamentos jurídicos corporativos y entidades del sector público con soluciones que impulsan mejores experiencias de usuario y resultados empresariales. NetDocuments ofrece una plataforma completa de extremo a extremo para la organización y gestión de documentos y correo electrónico, que incluye galardonadas funciones de seguridad e investigación, sólidas tecnologías de colaboración y búsqueda, integraciones sin fisuras con otras herramientas que los profesionales utilizan a diario, y mucho más. Más información sobre NetDocuments.

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