20 juillet 2022 – Le cabinet d'avocats innovant Swift, Currie, McGhee & Hiers utilise la plateforme cloud NetDocuments depuis quelques années et a amélioré le flux de travail de ses avocats en rationalisant le stockage des documents et des e-mails, en facilitant l'accès au contenu et la recherche, et en permettant une collaboration sécurisée avec les clients sur les documents. Le cabinet approche les 100 % d'adoption par les utilisateurs.

Selon Wally Saunders, directeur informatique chez Swift Currie et membre du comité d'évaluation et de sélection des technologies de l'entreprise, l'ancien système de gestion documentaire (DMS) laissait beaucoup à désirer. « Notre ancien système posait de sérieux problèmes. Les documents pouvaient exister en plusieurs versions à trois ou quatre emplacements différents. Ainsi, lorsqu'une personne lançait une recherche de documents, elle se demandait si elle voyait vraiment tout ou si d'autres informations se trouvaient sur un lecteur réseau partagé. À l'époque, nous nous étions engagés dans une stratégie donnant la priorité au cloud, qui incluait notre DMS, et NetDocuments s'est avéré encore plus avantageux lorsque la pandémie a éclaté. »

Saunders ajoute : « Aujourd'hui, nous avons l'esprit tranquille, car nous savons que tous nos contenus (documents, e-mails, etc.) sont regroupés sur une seule et même plateforme. Cela a accéléré l'utilisation et l'adoption du système, en particulier dans notre réalité actuelle de travail hybride. Il est beaucoup plus facile pour notre personnel de localiser des documents dans le dossier d'un client spécifique, et les gens ne perdent plus de temps à rechercher des documents. Je dirais que 99 % à 100 % du cabinet utilise la plateforme. Tout le monde utilise NetDocuments à un moment ou à un autre. »

Les utilisateurs du cabinet reconnaissent que ndMail contribue à la complétude et à l'intégrité du système de gestion documentaire (DMS) en facilitant le stockage et la recherche des e-mails. Saunders note : « Les capacités de classement prédictif nous aident à garantir que tout est conservé au même endroit, et les transferts de dossiers se font désormais de manière transparente. »

Saunders et son équipe ont récemment ajouté Workspace Security Manager (WSM) afin de faciliter la gestion des exigences en matière de sécurité et de gouvernance des données des clients, dans le but d'exclure l'accès à certaines personnes ou d'accorder des accès spéciaux. Grâce à WSM, ils simplifient la gestion de la sécurité, les autorisations et les politiques. Que Swift Currie ait besoin d'identifier un grand nombre de dossiers et d'exclure l'accès de certains utilisateurs ou de fournir à certains groupes un accès en lecture seule à un grand nombre de documents, WSM facilite l'application de mesures de sécurité renforcées pour répondre à leurs besoins commerciaux spécifiques tout en rationalisant les flux de travail supplémentaires.

« Indépendamment des exigences de nos clients, nous pouvons désormais attribuer différents niveaux d'accès en quelques secondes. Nous constatons que ce besoin est de plus en plus fréquent, il est donc rassurant de pouvoir offrir cette fonctionnalité dans l'environnement familier et sécurisé de NetDocuments », a fait remarquer M. Saunders.

« Nous sommes ravis de voir Swift Currie tirer pleinement parti de la suite de fonctionnalités de NetDocuments pour permettre à son personnel et à ses clients de travailler ensemble de manière plus productive », a ajouté Dan Hauck, directeur des produits chez NetDocuments. « Nos innovations produits, notamment de nombreuses avancées en matière de sécurité, sont développées de manière stratégique en partenariat avec nos clients. Il est donc gratifiant de voir des clients comme Swift Currie prospérer. »

Saunders conclut : « Les besoins de nos utilisateurs et de nos clients déterminent notre rythme d'innovation, en particulier lorsque nous envisageons « l'avenir » avec une plateforme ouverte telle que NetDocuments. À titre d'exemple, l'utilisation de Workspace Security Manager nous permet désormais d'accorder facilement différents niveaux d'accès à de grandes quantités de fichiers et de dossiers. C'est une situation gagnant-gagnant pour notre cabinet et les clients que nous servons. »

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