20 juli 2022 – Het innovatieve advocatenkantoor Swift, Currie, McGhee & Hiers maakt al enkele jaren gebruik van het cloudplatform NetDocuments en heeft de workflow van advocaten verbeterd door het opslaan van documenten en e-mails te stroomlijnen, de toegang tot en doorzoekbaarheid van content te vergemakkelijken en veilige samenwerking met cliënten op het gebied van documenten mogelijk te maken. Het kantoor nadert een gebruikersacceptatie van 100%.

Volgens Wally Saunders, IT-directeur bij Swift Currie en lid van de commissie voor technologie-evaluatie en -selectie van het bedrijf, liet het vorige documentbeheersysteem (DMS) veel te wensen over. "Er waren grote problemen met ons oude systeem. Documenten konden verschillende versies hebben op drie of vier verschillende locaties, dus wanneer iemand een document zocht, rees de vraag of hij wel alles te zien kreeg of dat er nog meer informatie op een netwerkschijf stond. We hadden ons toen al gecommitteerd aan een cloud-first-strategie, ook voor ons DMS, en NetDocuments bleek extra voordelig toen we de pandemie ingingen."

Saunders voegt hieraan toe: "Vandaag hebben we de gemoedsrust dat al onze content – documenten, e-mails, enz. – op één enkel platform terechtkomt. Dit heeft het gebruik en de acceptatie van het systeem versneld, vooral in onze huidige hybride werkomgeving. Het is voor onze medewerkers veel gemakkelijker om documenten te vinden in een specifiek klantendossier, en mensen verspillen geen tijd meer met het zoeken naar documenten. Ik zou zeggen dat 99% tot 100% van het kantoor het platform gebruikt. Iedereen komt op een bepaald moment in aanraking met NetDocuments."

De gebruikers van het bedrijf prijzen ndMail omdat het bijdraagt aan de volledigheid en integriteit van het DMS door het opslaan en terugvinden van e-mails te vereenvoudigen. Saunders merkt op: "Dankzij de voorspellende archiveringsmogelijkheden kunnen we ervoor zorgen dat alles op één plek wordt bewaard en verloopt de overdracht van dossiers nu naadloos."

Saunders en zijn team hebben onlangs Workspace Security Manager (WSM) toegevoegd om het beheer van de beveiliging van klantgegevens en governancevereisten te vergemakkelijken, met de bedoeling om bepaalde personen de toegang te ontzeggen of speciale toegang te verlenen. Met WSM vereenvoudigen ze het beveiligingsbeheer, de machtigingen en het beleid. Of Swift Currie nu een groot aantal zaken moet identificeren en specifieke gebruikers de toegang moet ontzeggen, of bepaalde groepen alleen-lezen toegang moet verlenen tot een grote hoeveelheid documenten, WSM maakt het gemakkelijk om verhoogde beveiligingsmaatregelen toe te passen voor hun unieke zakelijke behoeften en tegelijkertijd aanvullende workflows te stroomlijnen.

"Ongeacht de vereisten van onze klanten kunnen we nu binnen enkele seconden verschillende toegangsniveaus toewijzen. We zien dit steeds meer als een groeiende behoefte, dus het is geruststellend om dit aan te bieden binnen de vertrouwde en veilige NetDocuments-omgeving", aldus Saunders.

"We zijn verheugd dat Swift Currie optimaal gebruikmaakt van de mogelijkheden van NetDocuments om zijn medewerkers en klanten in staat te stellen productiever samen te werken", voegt Dan Hauck, Chief Product Officer bij NetDocuments, toe. "Onze productinnovaties, waaronder talrijke verbeteringen op het gebied van beveiliging, worden strategisch ontwikkeld in samenwerking met onze klanten. Het is dan ook zeer bevredigend om te zien dat klanten zoals Swift Currie zo succesvol zijn."

Saunders concludeert: "De behoeften van onze gebruikers en klanten bepalen ons innovatietempo, vooral wanneer we kijken naar 'wat de toekomst brengt' met een open platform als NetDocuments. Een goed voorbeeld hiervan is ons gebruik van Workspace Security Manager, waarmee we nu eenvoudig verschillende toegangsniveaus kunnen toekennen aan grote hoeveelheden bestanden en zaken. Het is een win-winsituatie voor ons kantoor en de klanten die we bedienen."

Klik hier voor meer verhalen over advocatenkantoren die optimaal presteren met NetDocuments.

# # #

Over NetDocuments

NetDocuments is 's werelds meest vertrouwde cloudgebaseerde platform voor contentbeheer en productiviteit dat juridische professionals helpt om optimaal te presteren. Met meer dan 25 jaar ervaring in cloudinnovatie ondersteunt NetDocuments meer dan 4700 advocatenkantoren, juridische afdelingen van bedrijven en overheidsinstanties met oplossingen die zorgen voor een betere gebruikerservaring en betere bedrijfsresultaten. NetDocuments biedt een compleet end-to-end platform voor het organiseren en beheren van documenten en e-mails, inclusief bekroonde beveiligings- en onderzoeksmogelijkheden, robuuste samenwerkings- en zoektechnologieën, naadloze integraties met andere tools die professionals dagelijks gebruiken, en nog veel meer. Meer informatie over NetDocuments.

NetDocuments media contactpersoon

Jobst Elster

Envision Agentschap

elster@envisionagency.com

+1 (850) 459-49470