A Saffery usa o NetDocuments para apoiar sua estratégia "Cloud-First", permitindo que a equipe gerencie, descubra e compartilhe arquivos com segurança de qualquer lugar

Sobre a Saffery

A Saffery (anteriormente Saffery Champness) é uma das 20 principais empresas de contadores e fiduciários registrados. Operando há mais de 160 anos, a empresa oferece um conjunto de serviços que inclui contabilidade, auditoria e garantia, consultoria de negócios, finanças corporativas, forense e litígio, terceirização, impostos, trusts e IVA.

Desafio: documentos isolados afetavam negativamente a produtividade

A Saffery lida com milhares de documentos todos os dias, cada um contendo informações confidenciais que auxiliam os clientes em suas necessidades de relatórios contábeis e financeiros. Como muitas empresas do setor, a Saffery usava vários aplicativos para dar suporte a várias linhas de serviço (como declarações de impostos e auditorias), muitos dos quais tinham sua própria funcionalidade de gerenciamento de documentos. No entanto, esses recursos de gerenciamento de documentos eram limitados e só funcionavam no contexto do aplicativo da linha de serviço individual. Isso significava que os documentos ficavam isolados, fazendo com que a equipe usasse e-mail e pastas para gerenciar os documentos de forma centralizada.

"A categorização dos documentos não havia sido feita, o que estava afetando a produtividade interna. Gerenciar e armazenar documentos no Microsoft Exchange simplesmente não era uma forma sustentável de trabalhar", diz Julie Berry, sócia de TI da Saffery. "Essa forma de trabalhar sobrecarregava as caixas de entrada de e-mail dos funcionários e, muitas vezes, perdia-se tempo tentando descobrir quem tinha um determinado documento e onde encontrá-lo. Isso resultava em tempo gasto para encontrar um documento. Isso resultava em tempo gasto para encontrar a versão mais atualizada, gerando maior frustração entre os funcionários."

"A categorização dos documentos não havia sido feita, o que estava afetando a produtividade interna. Gerenciar e armazenar documentos no Microsoft Exchange simplesmente não era uma forma sustentável de trabalhar."

Julie Berry, parceira de TI, Saffery

Solução: Uma plataforma de nuvem central e segura para compartilhar, gerenciar e colaborar em documentos

Para continuar a tornar o gerenciamento de documentos e e-mails mais eficiente e continuar a oferecer um excelente serviço ao cliente, a Saffery precisava de uma plataforma central e segura para compartilhar, gerenciar e colaborar com documentos.

Como uma empresa com uma estratégia de "nuvem em primeiro lugar", a Saffery estava procurando um sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem para permitir maior flexibilidade e agilidade. "Estamos crescendo rapidamente e precisávamos de uma solução para dar suporte a isso, ajudando a equipe a gerenciar sua carga de trabalho de forma eficiente, quer estejam trabalhando no escritório ou remotamente", diz Berry.

Uma plataforma em nuvem para apoiar a colaboração e a categorização e centralização de documentos

A Saffery avaliou várias soluções especializadas em gerenciamento de documentos antes de escolher a NetDocuments, que, segundo a empresa, oferecia o melhor pacote em termos de facilidade de uso, flexibilidade e segurança. "Nossa principal prioridade era encontrar uma plataforma segura baseada na nuvem para dar suporte à colaboração e à categorização e centralização de nossos documentos.

Depois de avaliar várias soluções, estávamos confiantes de que a NetDocuments forneceria a agilidade, a flexibilidade e a segurança de que precisávamos para prestar os serviços abrangentes que nossos clientes esperam", acrescentou Berry.

"O que fez o NetDocuments se destacar da concorrência foi a experiência geral do usuário. Ficamos impressionados com a interface de usuário fácil de usar e com a forma como ela reflete os aplicativos que nossa equipe usa todos os dias."

Julie Berry, parceira de TI, Saffery

"O que fez a NetDocuments se destacar da concorrência foi a experiência geral do usuário. Ficamos impressionados com a interface de usuário fácil de usar e com a forma como ela espelhava os aplicativos que nossa equipe usa todos os dias. Achamos que isso foi muito importante para conseguir a adesão dos funcionários ao uso de um novo sistema", diz Berry.

Trabalhando com uma pequena janela de oportunidade para implementação

Quando chegou a hora de implementar o NetDocuments, a empresa tinha um prazo de seis meses (abril a outubro) para testar e implantar o novo sistema de gerenciamento de documentos, pois precisava trabalhar durante a temporada de impostos para minimizar a interrupção dos negócios. Apesar do curto prazo, o projeto foi entregue dentro do prazo e ajudou a Saffery a integrar sua equipe. "Os principais desafios que enfrentamos quando se tratou de integrar a equipe foi fazer com que eles abandonassem velhos hábitos. Tínhamos 800 pessoas que não conheciam o conceito de gerenciamento de documentos. No entanto, por meio de sessões de treinamento dedicadas, elas puderam ver o valor que o sistema poderia trazer para o seu trabalho, como a função de 'pesquisa salva', que fez com que a equipe não precisasse mais perder tempo arquivando documentos em pastas e encontrando documentos por conta própria."

Benefícios: Acesso seguro em qualquer lugar, aumento da produtividade, colaboração e conformidade aprimoradas

Desde a implementação do NetDocuments, a Saffery melhorou a colaboração entre toda a organização e suas partes interessadas. Ao fornecer um espaço central e seguro na nuvem para armazenar e gerenciar e-mails e documentos, a equipe e os parceiros podem colaborar de forma eficaz, aumentando a produtividade e agregando valor ao trabalho que realizam. "Não precisamos mais gastar muito tempo procurando documentos em vários sistemas, pois agora podemos criar arquivos de assuntos totalmente pesquisáveis para cada um de nossos clientes, garantindo que cada documento esteja no lugar certo e categorizado corretamente", diz Berry.

O uso do NetDocuments também melhorou significativamente o gerenciamento de e-mails em toda a empresa. "Com o NetDocuments, os funcionários ainda podem usar os aplicativos com os quais estão acostumados, como o Outlook, e recuperar o controle de suas caixas de entrada. O NetDocuments ajudou a simplificar o trabalho e aumentar a produtividade em toda a empresa", acrescentou Berry.

"O NetDocuments ajudou a simplificar o trabalho e aumentar a produtividade em toda a empresa."

Julie Berry, parceira de TI, Saffery

Além de melhorar o processo e a eficiência, a NetDocuments também ajudou a Saffery a aumentar sua segurança e conformidade. "Agora podemos compartilhar documentos por meio de links seguros, o que não apenas reduz o tráfego de e-mails, mas também dá a nós e aos nossos clientes a tranquilidade de saber que o que compartilhamos é 100% seguro. O NetDocuments também mantém os dados protegidos em toda a organização, ajudando a cumprir políticas como o GDPR, excluindo informações quando não precisamos mais delas", acrescentou Berry.

Permitir um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal para os funcionários

Mais de 800 pessoas, incluindo funcionários e parceiros da Saffery, estão agora usando o NetDocuments via desktop, laptop, celular e tablet. "Permitir que os funcionários acessem nossos documentos de qualquer lugar usando o dispositivo de sua preferência está se tornando cada vez mais importante, especialmente à medida que as práticas de trabalho mudam. Acreditamos que isso é crucial para a produtividade e a felicidade dos funcionários, pois procuramos atrair e reter os melhores talentos."

Com a NetDocuments, a Saffery agora tem uma plataforma de gerenciamento de documentos e e-mails preparada para o futuro para dar suporte ao seu crescimento, permitindo que a empresa ofereça uma experiência aprimorada tanto para os funcionários quanto para os clientes.

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