Com o NetDocuments, não preciso mais me preocupar se o indexador está funcionando — nem lidar com isso. Tudo funciona perfeitamente, em qualquer lugar, a qualquer momento.

Jeff Boes, Diretor de Informática, Lewis, Longman & Walker

Lewis, Longman & Walker (LLW) é um escritório de advocacia com sede na Flórida, especializado em direito ambiental, uso do solo e direito administrativo, com cinco escritórios em todo o estado. O escritório construiu sua reputação ao orientar os clientes em questões ambientais e administrativas complexas com precisão e cuidado.

No que diz respeito à tecnologia, esse mesmo espírito de gestão orientou o diretor de informática Jeff Boes e sua equipe quando decidiram modernizar o sistema de gerenciamento de documentos da LLW.

O desafio: um sistema legado atingindo seus limites

Por mais de uma década, a LLW utilizou o Worldox como seu sistema de gerenciamento de documentos. No entanto, com o passar do tempo, um problema recorrente continuou a surgir: o indexador.

“Tornou-se uma questão comum que tivéssemos que abordar o indexador, reiniciar o indexador, reiniciar o indexador”, afirmou Boes.

A manutenção repetida reduziu a produtividade e exerceu pressão desnecessária sobre a equipe de TI. Ao mesmo tempo, a crescente necessidade da empresa de acessibilidade em qualquer lugar e a qualquer momento significava que um sistema local não era mais suficiente. A LLW necessitava de uma solução nativa da nuvem, confiável e segura, sem a sobrecarga de gerenciar a infraestrutura.

A solução: uma plataforma com prioridade na nuvem e uma visão voltada para o futuro

A LLW recorreu a um parceiro de confiança, a Affinity Consulting, para orientar sua transição do Worldox para o NetDocuments.

“Trabalhamos com a Affinity há anos. Eles nos auxiliaram na implementação do Worldox. Quando chegou o momento de avançar com a seleção e implementação de um novo DMS, eles foram a escolha óbvia para serem nossos consultores”, afirmou Boes.

O processo de migração proporcionou uma oportunidade ideal para a “organização digital”. A equipe simplificou os tipos de documentos, limpou os dados antigos e ingressou no novo sistema com uma base mais sólida e organizada.

O que realmente chamou a atenção de Boes, no entanto, foi a comprovada experiência em nuvem e a visão voltada para o futuro da NetDocuments.

A NetDocuments foi pioneira na nuvem desde o início, há mais de 25 anos, e isso foi importante para nós. Outros fornecedores estão apenas agora migrando para a nuvem. A NetDocuments está presente há anos e domina essa tecnologia.

Implementação perfeita e fácil adoção

O processo de implementação da LLW ocorreu sem problemas, graças à abordagem estruturada da Affinity e ao design intuitivo do NetDocuments.

“Nossos usuários já estavam familiarizados com sistemas de gerenciamento de documentos, mas a interface intuitiva do NetDocuments facilitou ainda mais a transição”, observou Boes.

As equipes da empresa adotaram rapidamente a plataforma, beneficiando-se do acesso simples e confiável a documentos a partir de qualquer dispositivo, em qualquer lugar, sem que a equipe de TI precisasse se preocupar com processos em segundo plano ou tempo de atividade do sistema.

Capacitando advogados com IA — com segurança

Além dos ganhos operacionais imediatos, a LLW percebeu uma vantagem ainda maior nos recursos de IA do NetDocuments. A empresa agora está utilizando ativamente o Legal Assistente de IA, permitindo que os advogados experimentem e integrem a IA em seus fluxos de trabalho com segurança, sem qualquer preocupação com a exposição de dados.

“As proteções implementadas pela NetDocuments nos proporcionam a confiança necessária para utilizar a inteligência artificial, sabendo que os documentos confidenciais de nossos clientes estão seguros e em conformidade”, afirmou Boes.

O Assistente de IA rapidamente se tornou um dos favoritos entre os usuários para revisão e resumo de documentos. Os advogados podem carregar vários documentos, aplicar prompts e receber resumos claros e concisos em poucos instantes — melhorando drasticamente a velocidade e a precisão.

Boes também vê um enorme potencial para a criação e edição de documentos assistidas por IA, auxiliando as equipes a construir e refinar o conteúdo mais rapidamente, mantendo a qualidade e a conformidade.

Resultados: Estabilidade, Mobilidade e Inteligência

Com o NetDocuments, a LLW alcançou o que toda empresa moderna almeja: uma base nativa da nuvem que apoia a inovação em vez de retardá-la.

A equipe de TI não se preocupa mais com indexadores ou ciclos de manutenção. Os advogados desfrutam de acesso e colaboração contínuos entre os escritórios. E agora, a empresa está utilizando a IA de forma segura e estratégica, aumentando a eficiência e mantendo os mais altos níveis de confidencialidade dos clientes.

Uma parceria baseada na confiança e na visão

“Nossa experiência com a NetDocuments tem sido muito positiva”, afirmou Boes. “Sinto que é uma parceria. Na conferência de clientes Inspire, pude conversar diretamente com os funcionários da NetDocuments, dar feedback e saber quais são os próximos passos. Esse tipo de colaboração faz a diferença.”

Por meio dessa parceria — e da inovação contínua da NetDocuments — a LLW está bem posicionada para o futuro.

A trajetória da Lewis, Longman & Walker demonstra como um escritório de advocacia respeitado e especializado pode adotar a tecnologia moderna de nuvem e IA para elevar tanto a eficiência quanto o atendimento ao cliente.

Ao escolher a NetDocuments — uma plataforma criada na nuvem, para a nuvem — a LLW obteve mais do que um novo sistema. Eles conquistaram um parceiro de tecnologia confiável, auxiliando-os a trabalhar de forma mais inteligente, rápida e com confiança no futuro.

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Principais conclusões

• Confiabilidade com prioridade na nuvem: eliminação de problemas de manutenção e garantia de acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana, de qualquer lugar.
• Adoção sem esforço: o design intuitivo simplificou a transição para todos os funcionários.
• Eficiência impulsionada por IA: ferramentas de IA seguras aceleram a revisão e a criação de documentos.
• Parceria confiável: a colaboração contínua com a NetDocuments e a Affinity garante o sucesso contínuo.

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