«Con NetDocuments, nunca tengo que preguntarme si el indexador está funcionando, ni tengo que ocuparme de él en absoluto. Todo funciona a la perfección, en cualquier lugar y en cualquier momento».

Jeff Boes, director de informática, Lewis, Longman & Walker

Lewis, Longman & Walker (LLW) es un bufete de abogados especializado en derecho medioambiental, urbanístico y administrativo con sede en Florida y cinco oficinas repartidas por todo el estado. El bufete se ha labrado su reputación asesorando a sus clientes en asuntos medioambientales y administrativos complejos con precisión y esmero.

En lo que respecta a la tecnología, ese mismo espíritu de responsabilidad guió al director de informática Jeff Boes y a su equipo cuando se propusieron modernizar el sistema de gestión documental de LLW.

El reto: un sistema heredado que alcanza sus límites

Durante más de una década, LLW confió en Worldox como su sistema de gestión documental. Pero con el tiempo, un problema habitual siguió surgiendo: el indexador.

«Se convirtió en un problema habitual que teníamos que solucionar el indexador, reiniciar el indexador, volver a iniciar el indexador», dijo Boes.

El mantenimiento repetido ralentizaba la productividad y ejercía una presión innecesaria sobre el departamento de TI. Al mismo tiempo, la creciente necesidad de la empresa de poder acceder a los datos en cualquier momento y lugar significaba que un sistema local ya no era suficiente. LLW necesitaba una solución nativa de la nube, fiable y segura, sin los gastos generales que conlleva la gestión de la infraestructura .

La solución: una plataforma centrada en la nube con una visión orientada al futuro

LLW recurrió a un socio de confianza, Affinity Consulting, para que le guiara en la transición de Worldox a NetDocuments.

«Llevamos años trabajando con Affinity. Nos ayudaron a implementar Worldox. Cuando llegó el momento de seleccionar e implementar un nuevo sistema de gestión documental, ellos fueron la elección obvia como consultores», afirmó Boes.

El proceso de migración ofreció una oportunidad perfecta para realizar una «limpieza digital». El equipo simplificó los tipos de documentos, limpió los datos heredados y entró en el nuevo sistema con una base más sólida y organizada.

Sin embargo, lo que realmente llamó la atención de Boes fue la probada experiencia de NetDocuments en la nube y su visión de futuro.

«NetDocuments apostó por la nube desde el principio, hace más de 25 años, y eso era importante para nosotros. Otros proveedores están empezando a pasarse a la nube ahora. NetDocuments lleva años allí y lo tiene todo bajo control».

Implementación fluida y fácil adopción

El proceso de implementación de LLW se desarrolló sin problemas, gracias al enfoque estructurado de Affinity y al diseño intuitivo de NetDocuments.

«Nuestros usuarios ya estaban familiarizados con los sistemas de gestión documental, pero la interfaz intuitiva de NetDocuments facilitó aún más la transición», señaló Boes.

Los equipos de la empresa adoptaron rápidamente la plataforma, beneficiándose de un acceso sencillo y fiable a los documentos desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar y sin que el departamento de TI tuviera que preocuparse por los procesos en segundo plano o el tiempo de actividad del sistema.

Empoderar a los abogados con IA: de forma segura

Más allá de las ventajas operativas inmediatas, LLW vio una ventaja aún mayor en las capacidades de IA de NetDocuments. La empresa ahora utiliza activamente el asistente legal Asistente de IA, lo que permite a los abogados experimentar e integrar de forma segura la IA en sus flujos de trabajo, sin preocuparse por la exposición de los datos.

«Las medidas de seguridad que NetDocuments tiene implementadas nos dan la confianza necesaria para utilizar la IA sabiendo que los documentos confidenciales de nuestros clientes están seguros y cumplen con la normativa», afirmó Boes.

El asistente de IA se ha convertido rápidamente en uno de los favoritos entre los usuarios para la revisión y el resumen de documentos. Los abogados pueden cargar varios documentos, aplicar indicaciones y recibir resúmenes claros y concisos en cuestión de segundos, lo que mejora considerablemente la velocidad y la precisión.

Boes también ve un enorme potencial en la creación y edición de documentos asistida por IA, ya que ayuda a los equipos a crear y perfeccionar contenidos más rápidamente, al tiempo que se mantiene la calidad y el cumplimiento normativo.

Resultados: estabilidad, movilidad e inteligencia.

Con NetDocuments, LLW logró lo que toda empresa moderna se esfuerza por conseguir: una base nativa en la nube que favorece la innovación en lugar de frenarla.

El equipo de TI ya no se preocupa por los indexadores ni los ciclos de mantenimiento. Los abogados disfrutan de un acceso y una colaboración fluidos entre las distintas oficinas. Y ahora, el bufete está aprovechando la IA de forma segura y estratégica, lo que aumenta la eficiencia y mantiene los más altos niveles de confidencialidad de los clientes.

Una asociación basada en la confianza y la visión

«Nuestra experiencia con NetDocuments ha sido muy positiva», afirma Boes. «Siento que es una colaboración. En la conferencia para clientes Inspire, pude hablar directamente con los empleados de NetDocuments, darles mi opinión y conocer las novedades. Ese tipo de colaboración marca la diferencia».

Gracias a esta relación, y a la continua innovación de NetDocuments, LLW se encuentra en una posición privilegiada de cara al futuro.

La trayectoria de Lewis, Longman & Walker demuestra cómo un bufete de abogados respetado y especializado puede adoptar la tecnología moderna en la nube y la inteligencia artificial para mejorar tanto la eficiencia como el servicio al cliente.

Al elegir NetDocuments, una plataforma creada en la nube y para la nube, LLW obtuvo mucho más que un nuevo sistema. Ganaron un socio tecnológico de confianza que les ayuda a trabajar de forma más inteligente, más rápida y con confianza en el futuro.

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Puntos clave

• Fiabilidad basada en la nube: se han eliminado los problemas de mantenimiento y se ha garantizado el acceso las 24 horas del día, los 7 días de la semana, desde cualquier lugar.
• Adopción sin esfuerzo: el diseño intuitivo simplificó la transición para todos los empleados.
• Eficiencia impulsada por la IA: las herramientas de IA seguras aceleran la revisión y la creación de documentos.
• Asociación de confianza: la colaboración continua con NetDocuments y Affinity garantiza un éxito constante.

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