”Med NetDocuments behöver jag aldrig undra om indexeraren fungerar – eller bry mig om det överhuvudtaget. Allt fungerar, var som helst, när som helst.”

Jeff Boes, IT-chef, Lewis, Longman & Walker

Lewis, Longman & Walker (LLW) är en advokatbyrå i Florida som specialiserar sig på miljö-, markanvändnings- och förvaltningsrätt och har fem kontor i delstaten. Byrån har byggt upp sitt rykte genom att med precision och omsorg guida sina klienter genom komplexa miljö- och förvaltningsfrågor.

När det gällde tekniken var det samma anda av ansvarskänsla som vägledde CIO Jeff Boes och hans team när de satte igång med att modernisera LLW:s dokumenthanteringssystem.

Utmaningen: Ett äldre system som nått sina gränser

I mer än ett decennium använde LLW Worldox som sitt dokumenthanteringssystem. Men med tiden uppstod ett välbekant problem: indexeringen.

"Det blev ett vanligt problem att vi var tvungna att ta itu med indexeraren, starta om indexeraren, starta om indexeraren", säger Boes.

Det upprepade underhållet saktade ner produktiviteten och satte onödig press på IT-avdelningen. Samtidigt innebar företagets växande behov av tillgänglighet var som helst och när som helst att ett lokalt system inte längre kunde hålla jämna steg. LLW behövde en lösning som var molnbaserad, pålitlig och säker – utan extra kostnader för att hantera infrastrukturen.

Lösningen: En molnbaserad plattform med en framtidsinriktad vision

LLW vände sig till sin betrodda partner Affinity Consulting för att få hjälp med övergången från Worldox till NetDocuments.

”Vi har samarbetat med Affinity i flera år. De hjälpte oss att implementera Worldox. När det var dags att gå vidare med att välja och implementera ett nytt DMS var de det självklara valet som våra konsulter”, säger Boes.

Migreringsprocessen erbjöd en perfekt möjlighet till ”digital städning”. Teamet strömlinjeformade dokumenttyper, rensade upp gamla data och gick in i det nya systemet med en starkare och mer organiserad grund.

Det som verkligen imponerade på Boes var dock NetDocuments beprövade erfarenhet av molntjänster och framåtblickande vision.

”NetDocuments var molnbaserat redan från början för över 25 år sedan, och det var viktigt för oss. Andra leverantörer håller just nu på att flytta över till molnet. NetDocuments har funnits där i åratal och har full kontroll.”

Sömlös implementering och enkel användning

LLW:s implementeringsprocess gick smidigt tack vare både Affinitys strukturerade tillvägagångssätt och NetDocuments intuitiva design.

"Våra användare var redan bekanta med dokumenthanteringssystem, men NetDocuments användarvänliga gränssnitt gjorde övergången ännu enklare", konstaterade Boes.

Företagets team tog snabbt till sig plattformen och drog nytta av enkel, pålitlig åtkomst till dokument från vilken enhet som helst, var som helst, utan att IT-avdelningen behövde oroa sig för bakgrundsprocesser eller systemets drifttid.

Stärka advokater med AI — på ett säkert sätt

Utöver de omedelbara operativa vinsterna såg LLW en ännu större fördel i NetDocuments AI-funktioner. Företaget använder nu aktivt Legal AI-assistenten, vilket gör det möjligt för jurister att på ett säkert sätt experimentera med och integrera AI i sina arbetsflöden – utan att behöva oroa sig för att data ska exponeras.

"De säkerhetsåtgärder som NetDocuments har infört ger oss förtroendet att använda AI samtidigt som vi vet att våra konfidentiella kunddokument är säkra och uppfyller kraven", säger Boes.

AI-assistenten har snabbt blivit en favorit bland användare för dokumentgranskning och sammanfattning. Advokater kan ladda upp flera dokument, ange instruktioner och få tydliga, koncisa sammanfattningar på några ögonblick – vilket dramatiskt förbättrar hastigheten och noggrannheten.

Boes ser också en enorm potential för AI-assisterad dokumentskapande och redigering, vilket hjälper team att skapa och förfina innehåll snabbare samtidigt som kvaliteten och efterlevnaden upprätthålls.

Resultat: Stabilitet, rörlighet och intelligens

Med NetDocuments uppnådde LLW det som alla moderna företag strävar efter: en molnbaserad plattform som stöder innovation istället för att bromsa den.

IT-teamet behöver inte längre bekymra sig om indexerare eller underhållscykler. Advokaterna har smidig åtkomst och kan samarbeta mellan olika kontor. Nu utnyttjar byrån AI på ett säkert och strategiskt sätt, vilket ökar effektiviteten samtidigt som högsta nivå av sekretess för klienterna upprätthålls.

Ett partnerskap byggt på förtroende och visioner

"Vår erfarenhet av NetDocuments har varit mycket positiv", säger Boes. "Det känns som ett partnerskap. På kundkonferensen Inspire kunde jag prata direkt med NetDocuments-anställda, ge feedback och få information om vad som är på gång. Den typen av samarbete gör skillnad."

Genom detta samarbete – och NetDocuments fortsatta innovation – är LLW väl positionerat för framtiden.

Lewis, Longman & Walkers resa visar hur en respekterad, specialiserad advokatbyrå kan anamma modern molnteknik och AI för att höja både effektiviteten och kundservicen.

Genom att välja NetDocuments – en plattform byggd i molnet, för molnet – fick LLW mer än bara ett nytt system. De fick en pålitlig teknikpartner som hjälper dem att arbeta smartare, snabbare och med tillförsikt inför framtiden.

---

Viktiga punkter

• Molnbaserad tillförlitlighet: Eliminering av underhållsproblem och garanterad tillgång dygnet runt från var som helst.
• Enkel implementering: Den användarvänliga designen förenklar övergången för alla anställda.
• AI-driven effektivitet: Säkra AI-verktyg påskyndar granskning och skapande av dokument.
• Pålitligt partnerskap: Kontinuerligt samarbete med NetDocuments och Affinity säkerställer fortsatt framgång.

---