“Con NetDocuments non devo mai chiedermi se l’indicizzatore sia in funzione — né occuparmene in alcun modo. Funziona tutto alla perfezione, ovunque e in qualsiasi momento.”

Jeff Boes, Direttore informatico, Lewis, Longman & Walker

Lewis, Longman & Walker (LLW) è uno studio legale con sede in Florida specializzato in diritto ambientale, urbanistico e amministrativo, con cinque sedi distribuite in tutto lo Stato. Lo studio ha costruito la propria reputazione accompagnando i clienti nella gestione di complesse questioni ambientali e amministrative con precisione e attenzione.

Sul fronte tecnologico, quello stesso spirito di responsabilità ha guidato il CIO Jeff Boes e il suo team nel loro progetto di modernizzazione del sistema di gestione dei documenti di LLW.

La sfida: un sistema obsoleto che sta raggiungendo i propri limiti

Per oltre un decennio, LLW ha utilizzato Worldox come sistema di gestione dei documenti. Ma col passare del tempo, un problema ben noto continuava a presentarsi: l’indicizzatore.

«Era diventato un problema ricorrente dover intervenire sull’indicizzatore, riavviarlo e farlo ripartire», ha affermato Boes.

La necessità di interventi di manutenzione ripetuti ha rallentato la produttività e ha esercitato una pressione inutile sul reparto IT. Allo stesso tempo, la crescente esigenza dell’azienda di poter accedere ai dati ovunque e in qualsiasi momento ha reso obsoleto il sistema on-premise. LLW aveva bisogno di una soluzione cloud-native, affidabile e sicura, senza gli oneri legati alla gestione dell’infrastruttura.

La soluzione: una piattaforma “cloud-first” con una visione orientata al futuro

LLW si è rivolta a un partner di fiducia, Affinity Consulting, affinché la guidasse nella transizione da Worldox a NetDocuments.

“Collaboriamo con Affinity da anni. Ci hanno aiutato a implementare Worldox. Quando è arrivato il momento di procedere con la selezione e l’implementazione di un nuovo sistema di gestione documentale (DMS), sono stati la scelta più ovvia come nostri consulenti”, ha affermato Boes.

Il processo di migrazione ha offerto un'occasione perfetta per mettere ordine nel sistema informatico. Il team ha semplificato le tipologie di documenti, ripulito i dati storici e ha avviato il nuovo sistema con una base più solida e meglio organizzata.

Ciò che ha davvero colpito Boes, tuttavia, è stata la comprovata esperienza di NetDocuments nel settore cloud-first e la sua visione lungimirante.

“NetDocuments ha puntato sul cloud sin dall’inizio, oltre 25 anni fa, e questo per noi era importante. Altri fornitori stanno passando al cloud solo ora. NetDocuments è presente in questo settore da anni e lo conosce alla perfezione.”

Implementazione senza intoppi e facile adozione

Il processo di implementazione di LLW si è svolto senza intoppi, grazie sia all’approccio strutturato di Affinity sia al design intuitivo di NetDocuments.

«I nostri utenti avevano già familiarità con i sistemi di gestione dei documenti, ma l’interfaccia intuitiva di NetDocuments ha reso la transizione ancora più agevole», ha osservato Boes.

I team dell’azienda hanno adottato rapidamente la piattaforma, beneficiando di un accesso semplice e affidabile ai documenti da qualsiasi dispositivo, ovunque ci si trovi, senza che il reparto IT dovesse preoccuparsi dei processi in background o della disponibilità del sistema.

Potenziare gli avvocati grazie all’IA — In tutta sicurezza

Al di là dei vantaggi operativi immediati, LLW ha individuato un vantaggio ancora maggiore nelle funzionalità di intelligenza artificiale di NetDocuments. Lo studio sta ora utilizzando attivamente il Legal AI Assistant, consentendo agli avvocati di sperimentare e integrare in tutta sicurezza l’IA nei propri flussi di lavoro, senza alcuna preoccupazione riguardo all’esposizione dei dati.

«Le misure di sicurezza messe in atto da NetDocuments ci danno la certezza di poter utilizzare l’intelligenza artificiale sapendo che i documenti riservati dei nostri clienti sono al sicuro e conformi alle normative», ha affermato Boes.

L'assistente AI è diventato in breve tempo uno degli strumenti preferiti dagli utenti per la revisione e la sintesi dei documenti. Gli avvocati possono caricare più documenti, inserire delle indicazioni e ricevere sintesi chiare e concise in pochi istanti, migliorando notevolmente la velocità e la precisione.

Boes intravede inoltre un enorme potenziale nella creazione e nella modifica di documenti con l'ausilio dell'intelligenza artificiale, che aiuta i team a sviluppare e perfezionare i contenuti più rapidamente, garantendo al contempo qualità e conformità.

Risultati: stabilità, mobilità e intelligenza

Grazie a NetDocuments, LLW ha raggiunto ciò a cui ogni azienda moderna aspira: una base cloud-native che favorisca l’innovazione anziché ostacolarla.

Il team IT non deve più preoccuparsi degli indicizzatori o dei cicli di manutenzione. Gli avvocati possono contare su un accesso e una collaborazione senza soluzione di continuità tra le varie sedi. E ora lo studio sta sfruttando l’intelligenza artificiale in modo sicuro e strategico, aumentando l’efficienza e garantendo al contempo i massimi livelli di riservatezza nei confronti dei clienti.

Una collaborazione fondata sulla fiducia e sulla visione

“La nostra esperienza con NetDocuments è stata molto positiva”, ha affermato Boes. “Mi sembra proprio di essere in una partnership. Alla conferenza dei clienti Inspire, ho potuto parlare direttamente con i dipendenti di NetDocuments, fornire un feedback e scoprire quali sono i prossimi sviluppi. Questo tipo di collaborazione fa davvero la differenza.”

Grazie a questa collaborazione — e alla continua innovazione di NetDocuments — LLW è ben posizionata per affrontare il futuro.

Il percorso di Lewis, Longman & Walker dimostra come uno studio legale specializzato e di grande prestigio possa adottare le moderne tecnologie cloud e l’intelligenza artificiale per migliorare sia l’efficienza che il servizio offerto ai clienti.

Scegliendo NetDocuments — una piattaforma sviluppata nel cloud e pensata per il cloud — LLW ha ottenuto molto più di un semplice nuovo sistema. Ha trovato un partner tecnologico affidabile che la aiuta a lavorare in modo più efficiente, più veloce e con fiducia nel futuro.

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Punti chiave

• Affidabilità “Cloud-First”: eliminazione dei problemi di manutenzione e garanzia di accesso 24 ore su 24, 7 giorni su 7, da qualsiasi luogo.
• Adozione senza sforzo: il design intuitivo ha semplificato la transizione per tutti i dipendenti.
• Efficienza grazie all’intelligenza artificiale: gli strumenti di IA sicuri accelerano la revisione e la creazione dei documenti.
• Una partnership di fiducia: la collaborazione costante con NetDocuments e Affinity garantisce un successo duraturo.

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