“Met NetDocuments hoef ik me nooit af te vragen of de indexer werkt – ik hoef er helemaal niet mee bezig te zijn. Alles werkt gewoon, altijd en overal.”

Jeff Boes, CIO, Lewis, Longman & Walker

Lewis, Longman & Walker (LLW) is een in Florida gevestigd advocatenkantoor dat gespecialiseerd is in milieurecht, ruimtelijke ordening en overheidsrecht, met vijf vestigingen verspreid over de staat. Het kantoor heeft zijn reputatie opgebouwd door cliënten met precisie en zorg te begeleiden bij complexe milieu- en overheidskwesties.

Op technologisch gebied lieten CIO Jeff Boes en zijn team zich door diezelfde verantwoordelijkheidsgevoel leiden toen ze het documentbeheersysteem van LLW wilden moderniseren.

De uitdaging: een verouderd systeem dat zijn grenzen bereikt

Meer dan tien jaar lang vertrouwde LLW op Worldox als documentbeheersysteem. Maar na verloop van tijd kwam er steeds weer een bekend probleem naar voren: de indexeerder.

"Het werd een veelvoorkomend probleem dat we de indexer moesten aanpakken, opnieuw opstarten en opnieuw starten", aldus Boes.

Het herhaaldelijke onderhoud vertraagde de productiviteit en legde onnodige druk op de IT-afdeling. Tegelijkertijd betekende de groeiende behoefte van het bedrijf aan altijd en overal toegankelijkheid dat een lokaal systeem niet langer voldeed. LLW had behoefte aan een oplossing die cloud-native, betrouwbaar en veilig was , zonder de overhead van het beheer van infrastructuur.

De oplossing: een cloud-first platform met een toekomstgerichte visie

LLW schakelde een vertrouwde partner in, Affinity Consulting, om hen te begeleiden bij de overgang van Worldox naar NetDocuments.

"We werken al jaren samen met Affinity. Ze hebben ons geholpen bij de implementatie van Worldox. Toen het tijd was om een nieuw DMS te selecteren en te implementeren, waren zij de logische keuze als onze consultants", aldus Boes.

Het migratieproces bood een perfecte gelegenheid voor 'digitaal opruimen'. Het team stroomlijnde documenttypes, ruimde oude gegevens op en stapte met een sterkere, beter georganiseerde basis in het nieuwe systeem.

Wat Boes echter echt opviel, was de bewezen cloud-first ervaring en vooruitstrevende visie van NetDocuments.

"NetDocuments was vanaf het begin, meer dan 25 jaar geleden, al cloud-first, en dat was belangrijk voor ons. Andere leveranciers stappen nu pas over op de cloud. NetDocuments is er al jaren en heeft het helemaal onder de knie."

Naadloze implementatie en eenvoudige acceptatie

Het implementatieproces van LLW verliep vlot, dankzij zowel de gestructureerde aanpak van Affinity als het intuïtieve ontwerp van NetDocuments.

"Onze gebruikers waren al bekend met documentbeheersystemen, maar de gebruiksvriendelijke interface van NetDocuments maakte de overgang nog gemakkelijker", aldus Boes.

De teams van het bedrijf omarmden het platform al snel en profiteerden van eenvoudige, betrouwbare toegang tot documenten vanaf elk apparaat, overal en zonder dat IT zich zorgen hoefde te maken over achtergrondprocessen of de uptime van het systeem.

Advocaten sterker maken met AI — veilig

Naast de directe operationele voordelen zag LLW nog een groter voordeel in de AI-mogelijkheden van NetDocuments. Het bedrijf maakt nu actief gebruik van de Legal AI-assistent, waardoor advocaten veilig kunnen experimenteren en AI kunnen integreren in hun workflows, zonder zich zorgen te hoeven maken over blootstelling van gegevens.

"De veiligheidsmaatregelen die NetDocuments heeft getroffen, geven ons het vertrouwen om AI te gebruiken in de wetenschap dat onze vertrouwelijke klantdocumenten veilig zijn en aan de regelgeving voldoen", aldus Boes.

De AI-assistent is in korte tijd erg populair geworden bij gebruikers voor het beoordelen en samenvatten van documenten. Advocaten kunnen meerdere documenten uploaden, prompts toepassen en binnen enkele ogenblikken duidelijke, beknopte samenvattingen ontvangen, wat de snelheid en nauwkeurigheid aanzienlijk verbetert.

Boes ziet ook een enorm potentieel voor het maken en bewerken van documenten met behulp van AI, waardoor teams sneller content kunnen opbouwen en verfijnen met behoud van kwaliteit en compliance.

Resultaten: stabiliteit, mobiliteit en intelligentie

Met NetDocuments heeft LLW bereikt waar elk modern bedrijf naar streeft: een cloud-native basis die innovatie ondersteunt in plaats van vertraagt.

Het IT-team hoeft zich geen zorgen meer te maken over indexeerders of onderhoudscycli. Advocaten profiteren van naadloze toegang en samenwerking tussen kantoren. En nu maakt het kantoor op een veilige en strategische manier gebruik van AI, waardoor de efficiëntie wordt verhoogd en tegelijkertijd de hoogste niveaus van vertrouwelijkheid voor cliënten worden gehandhaafd.

Een partnerschap gebaseerd op vertrouwen en visie

"Onze ervaring met NetDocuments is zeer positief", aldus Boes. "Ik beschouw het als een partnerschap. Tijdens de Inspire-klantenconferentie kon ik rechtstreeks met medewerkers van NetDocuments praten, feedback geven en meer te weten komen over de toekomstplannen. Dat soort samenwerking maakt het verschil."

Dankzij deze relatie — en de voortdurende innovatie van NetDocuments — is LLW goed gepositioneerd voor de toekomst.

Het traject van Lewis, Longman & Walker laat zien hoe een gerespecteerd, gespecialiseerd advocatenkantoor moderne cloudtechnologie en AI kan omarmen om zowel de efficiëntie als de klantenservice te verbeteren.

Door te kiezen voor NetDocuments – een platform dat in de cloud is gebouwd, voor de cloud – kreeg LLW meer dan alleen een nieuw systeem. Ze kregen een betrouwbare technologiepartner die hen helpt slimmer en sneller te werken en met vertrouwen naar de toekomst te kijken.

---

Belangrijkste conclusies

• Cloud-First betrouwbaarheid: geen onderhoudsproblemen meer en 24/7 toegang vanaf elke locatie.
• Moeiteloze acceptatie: het gebruiksvriendelijke ontwerp vereenvoudigde de overgang voor alle medewerkers.
• AI-aangedreven efficiëntie: veilige AI-tools versnellen het beoordelen en maken van documenten.
• Betrouwbaar partnerschap: voortdurende samenwerking met NetDocuments en Affinity zorgt voor blijvend succes.

---