«Med NetDocuments trenger jeg aldri å lure på om indekseringsprogrammet kjører – eller håndtere det i det hele tatt. Alt fungerer bare, hvor som helst, når som helst.»

Jeff Boes, IT-sjef, Lewis, Longman & Walker

Lewis, Longman & Walker (LLW) er et advokatfirma basert i Florida som spesialiserer seg på miljø, arealbruk og offentlig sektor, med fem kontorer over hele staten. Firmaet har bygget sitt rykte på å veilede klienter gjennom komplekse miljø- og offentlighetssaker med presisjon og omhu.

Når det gjaldt teknologi, var det den samme ansvarlighetsånden som ledet IT-sjef Jeff Boes og teamet hans da de satte seg fore å modernisere LLWs dokumenthåndteringssystem.

Utfordringen: Et eldre system som når sine grenser

I over ti år brukte LLW Worldox som dokumenthåndteringssystem. Men over tid dukket et kjent problem stadig opp: indekseringsverktøyet.

«Det ble et vanlig problem at vi måtte løse indekseringen, starte indekseringen på nytt og så starte indekseringen på nytt», sa Boes.

Det gjentatte vedlikeholdet bremset produktiviteten og la unødvendig press på IT-avdelingen. Samtidig medførte firmaets økende behov for tilgjengelighet hvor som helst og når som helst at et lokalt system ikke lenger kunne holde tritt. LLW trengte en løsning som var skybasert, pålitelig og sikker – uten overheaden ved å administrere infrastruktur.

Løsningen: En skybasert plattform med en fremtidsfokusert visjon

LLW henvendte seg til en pålitelig partner, Affinity Consulting , for å veilede overgangen fra Worldox til NetDocuments .

«Vi har jobbet med Affinity i årevis. De hjalp oss med å implementere Worldox. Da det var på tide å gå videre med å velge og implementere et nytt DMS, var de det opplagte valget som våre konsulenter», sa Boes.

Migreringsprosessen ga en perfekt mulighet for «digital husholdning». Teamet effektiviserte dokumenttyper, ryddet opp i eldre data og gikk inn i det nye systemet med et sterkere og mer organisert fundament.

Det som virkelig skilte seg ut for Boes, var imidlertid NetDocuments dokumenterte skybaserte erfaring og fremtidsrettede visjon .

«NetDocuments var skybasert helt fra starten av for over 25 år siden, og det var viktig for oss. Andre leverandører er akkurat nå i ferd med å gå over til skyen. NetDocuments har vært der i årevis og har det godt.»

Sømløs implementering og enkel adopsjon

LLWs implementeringsprosess gikk knirkefritt, takket være både Affinitys strukturerte tilnærming og NetDocuments intuitive design.

«Brukerne våre var allerede kjent med dokumenthåndteringssystemer, men NetDocuments brukervennlige grensesnitt gjorde overgangen enda enklere», bemerket Boes.

Firmaets team tok raskt i bruk plattformen og nøt godt av enkel og pålitelig tilgang til dokumenter fra hvilken som helst enhet, hvor som helst , uten at IT-avdelingen måtte bekymre seg for bakgrunnsprosesser eller systemoppetid.

Styrk advokater med AI – sikkert

Utover de umiddelbare driftsgevinstene, så LLW en enda større fordel i NetDocuments AI-funksjoner . Firmaet bruker nå aktivt Legal AI Assistant , som gjør det mulig for advokater å trygt eksperimentere og integrere AI i arbeidsflytene sine – uten bekymring for dataeksponering.

«Guardrails NetDocuments har på plass gir oss tryggheten til å bruke AI, samtidig som vi vet at våre konfidensielle klientdokumenter er sikre og i samsvar med regelverket», sa Boes.

AI-assistenten har raskt blitt en favoritt blant brukere for dokumentgjennomgang og -oppsummering . Advokater kan laste opp flere dokumenter, bruke instruksjoner og motta klare og konsise sammendrag på få øyeblikk – noe som forbedrer hastighet og nøyaktighet dramatisk.

Boes ser også et enormt potensial for AI-assistert dokumentoppretting og -redigering , noe som hjelper team med å bygge og forbedre innhold raskere, samtidig som de opprettholder kvalitet og samsvar med regelverk.

Resultater: Stabilitet, mobilitet og intelligens

Med NetDocuments oppnådde LLW det alle moderne firmaer streber etter: et skybasert fundament som støtter innovasjon i stedet for å bremse den.

IT-teamet bekymrer seg ikke lenger for indeksering eller vedlikeholdssykluser. Advokater nyter sømløs tilgang og samarbeid på tvers av kontorer. Og nå utnytter firmaet AI sikkert og strategisk , noe som øker effektiviteten samtidig som det opprettholder de høyeste nivåene av klientkonfidensialitet.

Et partnerskap bygget på tillit og visjon

«Vår erfaring med NetDocuments har vært veldig positiv», sa Boes. «Jeg føler at det er et partnerskap. På Inspire-kundekonferansen kunne jeg snakke direkte med NetDocuments-ansatte, gi tilbakemeldinger og lære om hva som skjer videre. Den typen samarbeid utgjør en forskjell.»

Gjennom dette samarbeidet – og NetDocuments fortsatte innovasjon – er LLW godt posisjonert for fremtiden.

Lewis, Longman & Walkers reise demonstrerer hvordan et respektert, spesialisert advokatfirma kan ta i bruk moderne skyteknologi og AI for å heve både effektiviteten og kundeservicen.

Ved å velge NetDocuments – en plattform bygget i skyen, for skyen – fikk LLW mer enn et nytt system. De fikk en pålitelig teknologipartner som hjelper dem å jobbe smartere, raskere og med trygghet for fremtiden.

---

Viktige konklusjoner

• Skybasert pålitelighet: Eliminerte vedlikeholdsproblemer og sikret døgnåpen tilgang fra hvor som helst.
• Enkel implementering: Brukervennlig design forenklet overgangen for alle ansatte.
• AI-drevet effektivitet: Sikre AI-verktøy akselererer dokumentgjennomgang og -oppretting.
• Pålitelig partnerskap: Kontinuerlig samarbeid med NetDocuments og Affinity sikrer fortsatt suksess.

---