« Avec NetDocuments, je n'ai plus jamais à me demander si l'indexeur fonctionne, ni à m'en occuper. Tout fonctionne parfaitement, partout et à tout moment. »

Jeff Boes, directeur informatique, Lewis, Longman & Walker

Lewis, Longman & Walker (LLW) est un cabinet d'avocats basé en Floride, spécialisé dans le droit de l'environnement, de l'aménagement du territoire et des affaires publiques, qui compte cinq bureaux dans tout l'État. Le cabinet s'est forgé une solide réputation en accompagnant ses clients avec précision et attention dans des dossiers complexes liés à l'environnement et aux affaires publiques.

En matière de technologie, c'est ce même esprit de gestion responsable qui a guidé le directeur informatique Jeff Boes et son équipe lorsqu'ils ont entrepris de moderniser le système de gestion documentaire de LLW.

Le défi : un système hérité qui atteint ses limites

Pendant plus d'une décennie, LLW a utilisé Worldox comme système de gestion documentaire. Mais au fil du temps, un problème récurrent est apparu : l'indexeur.

« Nous devions régulièrement intervenir sur l'indexeur, le redémarrer, le relancer », explique Boes.

La maintenance répétée ralentissait la productivité et exerçait une pression inutile sur le service informatique. Parallèlement, le besoin croissant de l'entreprise d'accéder à ses données partout et à tout moment signifiait qu'un système sur site ne pouvait plus répondre à ses besoins. LLW avait besoin d'une solution native dans le cloud, fiable et sécurisée, sans les frais généraux liés à la gestion de l'infrastructure.

La solution : une plateforme axée sur le cloud avec une vision tournée vers l'avenir

LLW s'est tourné vers un partenaire de confiance, Affinity Consulting, pour l'accompagner dans sa transition de Worldox vers NetDocuments.

« Nous travaillons avec Affinity depuis des années. Ils nous ont aidés à mettre en place Worldox. Lorsque le moment est venu de choisir et de mettre en œuvre un nouveau système de gestion documentaire, ils se sont imposés comme le choix évident pour nous conseiller », a déclaré M. Boes.

Le processus de migration a été l'occasion idéale pour faire un peu de « ménage numérique ». L'équipe a rationalisé les types de documents, nettoyé les données héritées et intégré le nouveau système avec une base plus solide et mieux organisée.

Ce qui a toutefois vraiment marqué Boes, c'est l'expérience éprouvée de NetDocuments en matière de cloud et sa vision avant-gardiste.

« NetDocuments a misé sur le cloud dès ses débuts, il y a plus de 25 ans, et cela était important pour nous. D'autres fournisseurs commencent seulement à passer au cloud. NetDocuments est présent depuis des années et maîtrise parfaitement cette technologie. »

Mise en œuvre transparente et adoption facile

Le processus de mise en œuvre de LLW s'est déroulé sans encombre, grâce à l'approche structurée d'Affinity et à la conception intuitive de NetDocuments.

« Nos utilisateurs étaient déjà familiarisés avec les systèmes de gestion documentaire, mais l'interface conviviale de NetDocuments a rendu la transition encore plus facile », a fait remarquer M. Boes.

Les équipes du cabinet ont rapidement adopté la plateforme, bénéficiant d'un accès simple et fiable aux documents depuis n'importe quel appareil, n'importe où, sans que le service informatique n'ait à se soucier des processus en arrière-plan ou de la disponibilité du système.

Donner plus de moyens aux avocats grâce à l'IA — en toute sécurité

Au-delà des gains opérationnels immédiats, LLW a vu un avantage encore plus grand dans les capacités d'IA de NetDocuments. Le cabinet utilise désormais activement le Assistant juridique Assistant IA, qui permet aux avocats d'expérimenter et d'intégrer l'IA dans leurs flux de travail en toute sécurité, sans se soucier de l'exposition des données.

« Les garde-fous mis en place par NetDocuments nous permettent d'utiliser l'IA en toute confiance, tout en sachant que les documents confidentiels de nos clients sont sécurisés et conformes », a déclaré M. Boes.

L'assistant IA est rapidement devenu l'outil préféré des utilisateurs pour la révision et la synthèse de documents. Les avocats peuvent télécharger plusieurs documents, appliquer des invites et obtenir des résumés clairs et concis en quelques instants, ce qui améliore considérablement la rapidité et la précision.

Boes voit également un énorme potentiel dans la création et la modification de documents assistées par l'IA, qui aident les équipes à créer et à perfectionner plus rapidement leur contenu tout en garantissant la qualité et la conformité.

Résultats : stabilité, mobilité et intelligence

Grâce à NetDocuments, LLW a atteint l'objectif que toute entreprise moderne s'efforce d'atteindre : une infrastructure cloud native qui favorise l'innovation au lieu de la freiner.

L'équipe informatique n'a plus à se soucier des indexeurs ou des cycles de maintenance. Les avocats bénéficient d'un accès et d'une collaboration fluides entre les différents bureaux. Et désormais, le cabinet exploite l'IA de manière sécurisée et stratégique, ce qui lui permet de gagner en efficacité tout en garantissant le plus haut niveau de confidentialité à ses clients.

Un partenariat fondé sur la confiance et la vision

« Notre expérience avec NetDocuments a été très positive », a déclaré M. Boes. « J'ai l'impression qu'il s'agit d'un partenariat. Lors de la conférence clients Inspire, j'ai pu discuter directement avec les employés de NetDocuments, leur faire part de mes commentaires et découvrir les nouveautés à venir. Ce type de collaboration fait toute la différence. »

Grâce à cette relation et à l'innovation continue de NetDocuments, LLW est bien positionnée pour l'avenir.

Le parcours de Lewis, Longman & Walker montre comment un cabinet d'avocats spécialisé et respecté peut adopter les technologies modernes du cloud et de l'IA pour améliorer à la fois son efficacité et son service à la clientèle.

En choisissant NetDocuments, une plateforme conçue dans le cloud et pour le cloud, LLW a gagné bien plus qu'un nouveau système. L'entreprise a trouvé un partenaire technologique de confiance qui l'aide à travailler plus intelligemment, plus rapidement et avec confiance en l'avenir.

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Points clés à retenir

• Fiabilité axée sur le cloud : élimination des problèmes de maintenance et accès garanti 24 h/24, 7 j/7, où que vous soyez.
• Adoption sans effort : la conception conviviale a simplifié la transition pour tous les employés.
• Efficacité grâce à l'IA : des outils d'IA sécurisés accélèrent la révision et la création de documents.
• Partenariat de confiance : une collaboration continue avec NetDocuments et Affinity garantit un succès durable.

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