Com o NetDocuments, não preciso mais questionar se o indexador está a funcionar — ou lidar com isso. Tudo funciona perfeitamente, em qualquer lugar, a qualquer momento.

Jeff Boes, Diretor de Informática, Lewis, Longman & Walker

Lewis, Longman & Walker (LLW) é um escritório de advocacia com sede na Flórida, especializado em direito ambiental, uso do solo e direito administrativo, com cinco escritórios em todo o estado. O escritório construiu a sua reputação ao orientar os clientes em questões ambientais e administrativas complexas com precisão e cuidado.

No que diz respeito à tecnologia, esse mesmo espírito de gestão orientou o CIO Jeff Boes e a sua equipa quando decidiram modernizar o sistema de gestão de documentos da LLW.

O Desafio: Um Sistema Antigo a Atingir os Seus Limites

Por mais de uma década, a LLW confiou na Worldox como seu sistema de gestão de documentos. No entanto, com o tempo, um problema familiar continuou a surgir: o indexador.

«Tornou-se comum termos de lidar com o indexador, reiniciar o indexador, reiniciar o indexador», afirmou Boes.

A manutenção repetida reduziu a produtividade e exerceu pressão desnecessária sobre a TI. Ao mesmo tempo, a crescente necessidade da empresa de acessibilidade em qualquer lugar e a qualquer momento significava que um sistema local não era mais suficiente. A LLW necessitava de uma solução nativa da nuvem, confiável e segura, sem a sobrecarga de gerenciar a infraestrutura.

A solução: uma plataforma com prioridade na nuvem e uma visão voltada para o futuro

A LLW recorreu a um parceiro de confiança, a Affinity Consulting, para orientar a sua transição do Worldox para o NetDocuments.

Trabalhamos com a Affinity há anos. Eles nos auxiliaram na implementação do Worldox. Quando chegou o momento de avançar com a seleção e implementação de um novo DMS, eles foram a escolha óbvia para serem os nossos consultores», afirmou Boes.

O processo de migração proporcionou uma oportunidade ideal para a "organização digital". A equipa simplificou os tipos de documentos, limpou os dados antigos e implementou o novo sistema com uma base mais sólida e organizada.

O que realmente se destacou para Boes, no entanto, foi a comprovada experiência em nuvem e a visão voltada para o futuro da NetDocuments.

A NetDocuments foi pioneira na nuvem desde o início, há mais de 25 anos, e isso foi importante para nós. Outros fornecedores estão apenas agora a migrar para a nuvem. A NetDocuments está presente há anos e domina essa tecnologia.

Implementação perfeita e fácil adoção

O processo de implementação da LLW decorreu sem problemas, graças à abordagem estruturada da Affinity e ao design intuitivo da NetDocuments.

«Os nossos utilizadores já estavam familiarizados com sistemas de gestão de documentos, mas a interface intuitiva do NetDocuments facilitou ainda mais a transição», observou Boes.

As equipas da empresa adotaram rapidamente a plataforma, beneficiando de um acesso simples e fiável aos documentos a partir de qualquer dispositivo, em qualquer lugar, e sem que a equipa de TI precisasse de se preocupar com processos em segundo plano ou com o tempo de atividade do sistema.

Capacitando advogados com IA — com segurança

Além dos ganhos operacionais imediatos, a LLW percebeu uma vantagem ainda maior nas capacidades de IA da NetDocuments. A empresa agora está a utilizar ativamente o Legal Assistente de IA, permitindo que os advogados experimentem e integrem a IA em seus fluxos de trabalho com segurança, sem qualquer preocupação com a exposição de dados.

«As salvaguardas implementadas pela NetDocuments proporcionam-nos a confiança necessária para utilizar a IA, sabendo que os documentos confidenciais dos nossos clientes estão seguros e em conformidade», afirmou Boes.

O Assistente de IA rapidamente se tornou um dos favoritos entre os utilizadores para revisão e resumo de documentos. Os advogados podem carregar vários documentos, aplicar prompts e receber resumos claros e concisos em poucos instantes — melhorando drasticamente a velocidade e a precisão.

Boes também vê um enorme potencial para a criação e edição de documentos assistidas por IA, auxiliando as equipas a construir e refinar conteúdos mais rapidamente, mantendo a qualidade e a conformidade.

Resultados: Estabilidade, Mobilidade e Inteligência

Com o NetDocuments, a LLW alcançou o que todas as empresas modernas almejam: uma base nativa da nuvem que apoia a inovação em vez de a retardar.

A equipa de TI não se preocupa mais com indexadores ou ciclos de manutenção. Os advogados desfrutam de acesso e colaboração contínuos entre os escritórios. E agora, a empresa está a utilizar a IA de forma segura e estratégica, aumentando a eficiência e mantendo os mais altos níveis de confidencialidade dos clientes.

Uma parceria baseada na confiança e na visão

«A nossa experiência com a NetDocuments tem sido muito positiva», afirmou Boes. «Sinto que é uma parceria. Na conferência de clientes Inspire, tive a oportunidade de conversar diretamente com os funcionários da NetDocuments, dar feedback e saber quais são os próximos passos. Esse tipo de colaboração faz a diferença.»

Graças a esta parceria — e à inovação contínua da NetDocuments — a LLW está bem posicionada para o futuro.

A trajetória da Lewis, Longman & Walker demonstra como um escritório de advocacia respeitado e especializado pode adotar a tecnologia moderna de nuvem e IA para elevar a eficiência e o atendimento ao cliente.

Ao escolher a NetDocuments — uma plataforma criada na nuvem, para a nuvem — a LLW ganhou mais do que um novo sistema. Ganhou um parceiro tecnológico de confiança que a ajuda a trabalhar de forma mais inteligente, mais rápida e com confiança no futuro.

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Pontos principais

• Confiabilidade com prioridade na nuvem: Eliminou problemas de manutenção e garantiu acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana, de qualquer lugar.
• Adoção sem esforço: o design intuitivo simplificou a transição para todos os funcionários.
• Eficiência impulsionada por IA: ferramentas de IA seguras aceleram a revisão e a criação de documentos.
• Parceria de confiança: a colaboração contínua com a NetDocuments e a Affinity garante o sucesso contínuo.

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