No nosso blogue anterior, discutimos o aumento dos custos operacionais associados à manutenção de sistemas de gestão documental (DMS) no local em escritórios de advogados. Este artigo centrar-se-á noutro aspeto crítico que está a levar as empresas a reavaliar as suas infra-estruturas tecnológicas: a necessidade de escalabilidade.

As limitações das soluções no local

As plataformas tradicionais de DMS no local são frequentemente construídas em infra-estruturas baseadas em localizações físicas e não foram concebidas - e muito menos optimizadas - para lidar com mudanças rápidas na procura.  

Um relatório da NRDC indicou que a utilização média dos servidores locais é de apenas 12-18% da capacidade, o que sugere uma quantidade significativa de recursos desperdiçados durante os períodos de menor atividade. Entretanto, estes sistemas continuam a ter dificuldade em gerir eficazmente os picos de carga de trabalho.

Em contrapartida, a nuvem "faz todo o sentido", como explica Ewa Krysmann, da Ploum:

"Não me preocupo com a administração do servidor, a manutenção e o consumo de energia... [Podemos] escalar conforme as necessidades da empresa."

A procura de escalabilidade nos escritórios de advogados modernos

Os escritórios de advogados enfrentam cargas de trabalho variáveis que podem flutuar muito devido a factores como o crescimento, a integração de novos membros da equipa e as exigências dos clientes. A capacidade de escalar recursos de forma rápida e eficiente é fundamental para as empresas que têm de se adaptar às condições de mercado em rápida mudança e apoiar o crescimento. A nuvem oferece um ambiente elástico onde os recursos podem ser aumentados ou reduzidos instantaneamente, garantindo que as empresas pagam apenas pelo que precisam, quando precisam.

As vantagens da escalabilidade da nuvem

A migração para um DMS baseado na nuvem permite que as sociedades de advogados beneficiem de elasticidade escalável. Esta é a capacidade de dimensionar dinamicamente os recursos informáticos para corresponder às exigências operacionais da empresa, momento a momento, sem os prazos de entrega e o planeamento exaustivo necessários para dimensionar a infraestrutura no local.  

A pesquisa da Gartner indica ainda que, até 2025, mais de 85% das empresas adoptarão uma abordagem que privilegia a nuvem, principalmente devido à escalabilidade e agilidade oferecidas pelos ambientes de nuvem.

Muitas vezes, os sistemas locais mais antigos são deixados a coxear devido ao investimento significativo necessário para adquirir, suportar e manter novo hardware, migrando os dados existentes para novos sistemas. Com um DMS baseado na nuvem, os seus custos são distribuídos uniformemente todos os meses e são previsíveis. Dispõe sempre da tecnologia e das actualizações mais recentes sem ter de ser você a geri-las, o que garante um desempenho ótimo em todos os momentos, sem aquelas grandes despesas adicionais de atualização de tempos a tempos.

Melhoria do desempenho e do serviço ao cliente

Com as soluções de nuvem, os escritórios de advogados podem escalar recursos e melhorar o desempenho durante os períodos de pico de operação.  

A Amazon Web Services informa que a nuvem oferece uma redução de 38% na latência das aplicações em comparação com as implementações no local, o que pode melhorar significativamente a prestação de serviços ao cliente e a eficiência operacional. Este aumento de desempenho é essencial para os numerosos fluxos de trabalho de documentos com grande volume de dados, comuns em contextos jurídicos, como a preparação de encerramentos e grandes processos judiciais.

Uma mudança para a nuvem também melhora a capacidade da empresa para fornecer portais de cliente para partilhar documentos de forma segura a partir do seu DMS com clientes, peritos ou outras testemunhas. Essas partes e outros podem também carregar ficheiros diretamente para o espaço de trabalho da empresa, sem sobrecarregar as caixas de entrada de correio eletrónico. As pistas de auditoria completas podem mostrar a prova de receção e os controlos de acesso garantem que apenas o pessoal relevante tem acesso a conteúdos sensíveis.

Apoiar a colaboração no trabalho remoto

A crescente procura de flexibilidade não deve ser ignorada - uma percentagem inequívoca de 98% dos trabalhadores preferiria trabalhar à distância, pelo menos em parte do tempo. As empresas devem dar prioridade a ferramentas que apoiem o trabalho flexível, de modo a atrair e reter os melhores talentos.  

"Cada vez mais, os licenciados realmente inteligentes procuram ambientes onde possam trabalhar de forma flexível", afirma Henry Humphreys, sócio-gerente da Humphreys Law. "Queremos recrutar os melhores talentos. Depois, quando juntamos as melhores ferramentas, essa é a nossa vantagem competitiva."

Felizmente, a escalabilidade de um DMS baseado na nuvem responde a esta necessidade, permitindo que os membros da equipa acedam a documentos e colaborem em tempo real, independentemente da sua localização física, aumentando ainda mais a flexibilidade e a capacidade de resposta da empresa.

Conclusão: A nuvem é uma necessidade estratégica

Para as sociedades de advogados, a transição de um sistema de gestão documental local para um sistema de gestão documental baseado na nuvem está a tornar-se uma necessidade estratégica. Permite que as sociedades de advogados lidem com os fluxos e refluxos do trabalho jurídico de forma mais eficaz e garante que sejam suficientemente ágeis para responder a futuros desafios e oportunidades. À medida que o sector jurídico continua a evoluir, a escalabilidade continuará a ser um fator essencial para manter a competitividade e proporcionar um valor excecional ao cliente.

Os escritórios de advogados devem olhar para além dos limites tradicionais da infraestrutura de TI e adotar a nuvem como um meio de impulsionar não só a agilidade operacional, mas também o crescimento empresarial estratégico a longo prazo.

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