Una experiencia de última generación con coautoría de escritorio en tiempo real, archivado predictivo por correo electrónico, acceso a documentos desde Microsoft Teams y mucho más.
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A la hora de elegir entre un DMS en la nube o en las instalaciones, la nube es la clara vencedora. Las soluciones en la nube no solo son más fáciles de implantar y con menores costes iniciales, sino que también son más flexibles, móviles y seguras para tu equipo y tus clientes.
"Con la implementación correcta, la computación en nube demostró ser no sólo la decisión natural en nuestra búsqueda de plataformas digitales de última generación, sino también una herramienta muy poderosa para servir mejor a los clientes y asegurar una interacción más fluida entre nuestros equipos", dice José María Eyzaguirre B., presidente de la firma Claro & Cia, con sede en Santiago.
Como sistema de gestión de documentos basado en la nube, NetDocuments ofrece una potente solución diseñada específicamente para el ámbito jurídico. NetDocuments es la única nube privada multiarrendatario del mercado, y no una solución alojada, que permite a los usuarios acceder a todas las ventajas de la nube sin comprometer la seguridad ni la fiabilidad.
Cuando elige NetDocuments como su DMS, nosotros nos encargamos del trabajo pesado. Eso significa que no tiene que preocuparse de comprar más servidores, actualizar el software, gestionar la seguridad o resolver los problemas informáticos que surjan. Nosotros le cubrimos las espaldas.
NetDocuments ofrece grandes ventajas
Los clientes de NetDocuments disfrutan de numerosas ventajas, como costes más bajos, mayor productividad, mejor colaboración, mayor seguridad, acceso desde cualquier lugar, etc.
Reducción de los costes internos
Un DMS basado en la nube como NetDocuments reduce drásticamente los costes de la gestión de documentos. Para quienes pasan de la gestión de documentos físicos, los costes de papel, impresión, almacenamiento y tiempo dedicado a buscar y archivar quedan prácticamente eliminados. Los usuarios de sistemas locales reducirán la presión sobre sus recursos informáticos y los costes de mantenimiento del hardware.
Durante la pandemia mundial, el valor de la nube ha sido enorme: "Me encanta que NetDocuments esté basado en la nube", afirma Paula Semeyn, de Dickinson Wright PLLC, "¡no me preocupan los servidores que están en un lugar al que no puedo desplazarme! Teníamos numerosos servidores conectados a nuestro anterior DMS. No puedo imaginarme intentar gestionarlos todos ahora".
Aumento de la productividad
Los despachos de abogados manejan enormes cantidades de información. Cuando los documentos están dispersos en un sistema de archivo físico o digitalizados en una plataforma desorganizada y difícil de usar, la productividad se resiente enormemente.
Por otro lado, con un DMS como NetDocuments, los abogados pueden encontrar y recuperar rápidamente lo que necesitan, lo que les permite seguir siendo productivos y prestar un mejor servicio a los clientes. NetDocuments también permite a los usuarios crear plantillas de espacios de trabajo para que los nuevos proyectos encajen perfectamente en la estructura organizativa existente.
"Los usuarios trabajan de forma más eficaz y recibimos comentarios positivos por haber migrado a NetDocuments", afirma Sheri M. Stone, administradora de Aronberg Goldgehn. "La función de archivado por correo electrónico AI (...) recibe constantemente elogios de nuestros abogados y personal como un ahorro de tiempo".
Mejora de la colaboración
Cuando necesitas colaborar, pasar documentos entre varias partes puede convertirse rápidamente en un gran problema. Con varios comentaristas y versiones, es difícil mantener todo en orden. NetDocuments ayuda a resolver este problema restringiendo el acceso a los documentos para que sólo una persona pueda editarlos a la vez, y todas las versiones anteriores de un documento se almacenan juntas para que siempre se sepa cuál es la más reciente y se pueda acceder a otras versiones en caso necesario. También puedes compartir documentos de forma fácil y segura dentro del equipo y con partes interesadas externas.
"La capacidad de la plataforma para compartir enlaces y colaborar en documentos ha sido extremadamente útil", afirma Anand C. Mathew, socio de Palmersheim & Mathew LLP. Además, "No tiene sentido reinventar la rueda. El uso de la búsqueda avanzada en NetDocuments ha permitido a nuestros equipos localizar rápidamente el contenido de asuntos anteriores para reutilizarlo, reduciendo significativamente el tiempo que dedican a nuevos trabajos y aumentando la precisión general para nuestros clientes."
Más seguro y conforme
En NetDocuments, comprendemos las leyes, reglamentos y normas que deben cumplir los bufetes de abogados y los equipos jurídicos. Mantenemos nuestra plataforma actualizada con las políticas y los requisitos más actuales, y conservamos numerosos certificados de seguridad de los que puede beneficiarse con el cumplimiento de la normativa. Nuestras funciones de seguridad incluyen cifrado de nivel militar, controles de acceso de usuarios, protección frente a la pérdida de datos y muchas más, para que pueda tener la tranquilidad de que sus datos están protegidos al más alto nivel.
Acceso desde cualquier lugar
El trabajo no sólo se hace en el trabajo, lo que significa que no deberías estar atado a la oficina o a una conexión VPN poco fiable para hacer las cosas cuando las necesitas. NetDocuments entiende la importancia de la flexibilidad en el lugar de trabajo moderno, por lo que hemos diseñado nuestra plataforma para ofrecerle movilidad a través de sus dispositivos para que su experiencia sea perfecta, sin importar dónde se encuentre.
"La movilidad de NetDocuments era una diferencia de la noche al día [con respecto a otros proveedores], ya que nos permitía acceder a los contenidos de forma remota desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo", afirma Ken Kroeger, CIO de Kutak Rock.
Una vez que sea cliente de NetDocuments, nunca tendrá que preocuparse de que su versión de la plataforma se quede obsoleta. Es lo que llamamos la ventaja de la herencia: A medida que la plataforma mejora, usted hereda esas mejoras en su instancia del software. No se requiere ningún esfuerzo adicional por su parte: su experiencia simplemente mejora. El mismo principio se aplica a las nuevas integraciones, la protección frente a nuevas amenazas de seguridad, etc.
Mejor para su equipo
Aunque su empresa obtendrá muchas de las ventajas de un DMS basado en la nube, los miembros de su equipo también tienen mucho que ganar individualmente. Con NetDocuments, el trabajo es más fácil. Los usuarios pasan menos tiempo buscando los documentos que necesitan, realizando tareas administrativas y peleándose con un sistema que no fue diseñado para ellos. Pueden trabajar a distancia sin perder el ritmo. NetDocuments favorece la libertad, la flexibilidad y el equilibrio entre la vida laboral y personal de su equipo, ayudándoles a ser más productivos y a estar más satisfechos.
"Nunca nadie me había agradecido tanto dentro de la empresa como lo han hecho por el trabajo que hicimos para llevar a Claro hacia la nube", dice Ariel Mihovilovic, socio de Claro & Cia.
Cómo NetDocuments satisface sus necesidades
Elegir un DMS puede ser un reto, pero queremos facilitarle la tarea. En la cuarta parte de esta serie, le proporcionamos una lista de preguntas para que las formule a cada proveedor de DMS que considere. Aquí tiene una muestra de lo que compartiremos con usted cuando pregunte a NetDocuments:
Nuestra plataforma supera las expectativas
NetDocuments se integra con las plataformas tecnológicas jurídicas y empresariales más populares, además de ofrecer numerosas funciones incorporadas para ayudarle a trabajar de forma aún más fluida entre sistemas.
Damos prioridad al cumplimiento de la normativa y nos mantenemos al día de las leyes, reglamentos y certificaciones vigentes. Nuestra seguridad es de primera categoría, con cifrado de nivel militar, controles de acceso de usuarios, protección frente a la pérdida de datos y mucho más.
Como ya hemos comentado, NetDocuments está diseñado para ofrecerte la movilidad que necesitas, para que puedas acceder a todo tanto si estás en la oficina como si te desplazas.
La organización centrada en el asunto es una función estándar de NetDocuments,la plataforma de gestión de documentospara bufetes de abogados. Puede buscar y filtrar fácilmente los resultados para encontrar rápidamente lo que necesita.
NetDocuments le permite colaborar fácilmente con las partes interesadas internas y externas de forma segura.
Si desea obtener aún más de su experiencia con NetDocuments, consulte nuestras herramientas y funciones adicionales, como ndMail, CollabSpaces, ndThread, SetBuilder y ndOffice.
El cliente es lo primero
Como auténtica nube multiusuario, podemos poner en marcha una prueba de concepto en 1-2 días, a diferencia de las soluciones alojadas, que tardan .
Dado que ofrecemos una verdadera solución en la nube, sus documentos se migran una vez, sin quedar nunca expuestos.
El tiempo medio de actividad anual de NetDocuments es del 99,979%, y siempre puede comprobar el estado del servicio en trust-us.netdocuments.com.
Estaremos encantados de ponerle en contacto con clientes actuales que puedan darle una opinión sincera sobre nuestra plataforma y nuestro servicio.
Nuestros clientes opinan
He aquí algunas ventajas más que nuestros clientes han descubierto al utilizar NetDocuments:
NetDocuments es fácil de usar (y de adoptar).
"Investigamos varias opciones y NetDocuments nos pareció la más fácil de usar y la más rentable".
Sheri M. Stone, Administradora, Aronberg Goldgehn
"Intuitivo por naturaleza".
Janet L. Bender, Administradora del bufete, Maser Law
"Al final de un proceso de implantación de 6 meses, miramos atrás y no podríamos estar más contentos. Aprendimos mucho durante el proceso y tuvimos una experiencia de migración impecable. El trabajo fue impecable. Todo el equipo de NetDocuments nos ha causado una gran impresión."
Ariel Mihovilovic, Socio, Claro & Cia.
"Tenemos más de 850 personas que trabajan a distancia y la plataforma NetDocuments nos ha permitido seguir trabajando de forma colaborativa entre nosotros y los clientes de nuestro bufete sin perder el ritmo."
Jared Gullbergh, Director de Gobernanza de la Información y Gestión de Servicios Tecnológicos, Buchanan Ingersoll & Rooney P.C.
"Si no hubiéramos pasado de nuestro antiguo sistema de gestión de documentos a NetDocuments [antes de COVID-19], nuestro bufete se habría enfrentado a una pesadilla. Habríamos tenido un importante periodo de interrupción de la actividad mientras configurábamos e implantábamos una forma de que todo el mundo pudiera acceder a los archivos de nuestros clientes. Con NetDocuments, no experimentamos ningún retraso en la productividad".
Kathy J. Hamilton, Directora, The Blum Firm, P.C.
"Con NetDocuments, nuestros abogados pueden trabajar de forma más eficaz y colaborativa, y trabajamos de forma más inteligente. Tenemos acceso instantáneo, los archivos están en el lugar adecuado y, como resultado, nuestra respuesta a los clientes es mejor."
Kate Laycock, analista empresarial de TI, Shulmans
La solución NetDocuments
Existen diversas formas de abordar los retos de la gestión de documentos en su empresa. Pero no todas las soluciones son iguales.
La verdad es que sólo hay un verdadero proveedor de DMS en la nube diseñado específicamente para abogados y profesionales del derecho: NetDocuments.
Para obtener más información sobre cómo NetDocuments puede beneficiar a su empresa, póngase en contacto con nosotros para hablar con un experto en soluciones empresariales llamando al (866) 638-3627 o haga clic aquí para solicitar una demostración.
