Cada año, la Asociación Internacional de Tecnología Jurídica (ILTA) publica su esperada Encuesta Tecnológica. Basándose en las aportaciones de casi 500 bufetes de abogados de todos los tamaños y representando a más de 250.000 usuarios, los resultados de la encuesta nos dan una idea de lo que ha cambiado y lo que podemos esperar en los próximos 12 meses en la comunidad de tecnología jurídica.

En caso de que no haya tenido la oportunidad de leer este informe de más de 300 páginas, aquí tiene el resumen ejecutivo y, a continuación, nuestras principales tendencias y conclusiones.

1. El uso del M365 sigue creciendo

A primera vista, vemos que el 53 % de las empresas utilizan Microsoft 365 Business como software de aplicaciones ofimáticas principal. Es una mayoría, pero no por mucho. Si pasamos a la siguiente pregunta, el 74 % de las empresas afirma que espera que M365 sea su aplicación ofimática principal en los próximos 12 meses. Eso son muchas actualizaciones.

Cualquier empresa que utilice la potencia de M365 debe tener en cuenta los posibles riesgos y oportunidades para mejorar aún más los flujos de trabajo de los abogados y el personal. ¿Cómo puede habilitar una colaboración segura al tiempo que mantiene un único sistema de registro para su asunto, caso o proyecto? Busque integraciones perfectas que le ayuden a conocer a las personas donde trabajan, incluido Teams, y que le permitan utilizar Power Automate para crear flujos de trabajo personalizados y sin código.

Dicho esto, la transición puede no ser fácil. Según la encuesta, una de las principales molestias tecnológicas para las empresas era (y siempre es) la aceptación del cambio por parte de los usuarios. Pero a medida que las empresas sigan adoptando metodologías de gestión del cambio y tengan en cuenta al usuario y los casos de uso en las decisiones tecnológicas, y con la rápida necesidad de los usuarios de adaptarse a entornos de trabajo híbridos, podríamos ver cómo mejora la aceptación del cambio en los próximos años.

2. La nube es lo más importante

Con un 24% de las empresas que afirman estar ya mayoritariamente en la nube y un 41% que tienen una filosofía de "la nube con cada actualización", no es de extrañar que estemos viendo aumentos significativos en las implantaciones previstas de soluciones empresariales basadas en la nube, desde la gestión de expedientes hasta la facturación y los recursos humanos.

Curiosamente, una de las mayores subidas será la de aquellos que dispongan de sistemas de gestión documental basados en la nube, que aumentó 12 puntos porcentuales hasta el 49%.

En NetDocuments, conocemos la importancia de la nube en el sector jurídico, y esperamos que cualquier resistencia restante desaparezca lentamente. Llevamos más de 20 años dando prioridad a la nube y, cuando llegó la pandemia, estábamos preparados para ayudar a los abogados y al personal profesional a trabajar desde casa. Nuestro DMS en la nube está preparado y esperando si su bufete está haciendo la transición a la nube en 2022.

Descubra cómo Ploum, un bufete de abogados de los Países Bajos, realizó la transición a la nube con NetDocuments.

3. Las herramientas de colaboración son imprescindibles

Casi todas las empresas utilizan alguna herramienta de colaboración y, por supuesto, los grandes triunfadores durante la pandemia han sido Microsoft Teams y Zoom. He aquí cómo utilizan las empresas estas herramientas:

• Videoconferencias - Teams 69% | Zoom 85
• Colaboración y mensajería - Teams 61% | Zoom 42
• Reuniones virtuales con clientes o eventos de marketing: Teams 36% | Zoom 80%.

Parece que Teams se utiliza más internamente, mientras que la gente opta por Zoom cuando trabaja con externos o terceros.

A pesar de la popularidad de Teams y Zoom, las empresas han tenido problemas para desarrollar prácticas sólidas de gobierno de la información para soluciones de colaboración o chat. Demasiadas empresas no están abordando los riesgos asociados a Teams y tecnologías similares. Por ejemplo, el 46% de las empresas admitieron que no tienen políticas de gobierno de Teams, y el 38% de las empresas no estaban aplicando el cifrado en los documentos compartidos externamente.

Otro motivo de preocupación son los datos que los bufetes podrían aprovechar, pero que están desperdiciando. Hay una gran cantidad de información oculta en cuándo y cómo los abogados y el personal utilizan Teams o Zoom, y las políticas de gobierno de los despachos deberían permitirles recopilar y analizar esos datos.

4. Los retos de seguridad abundan

La mejora de la seguridad sigue siendo una de las principales preocupaciones, y las empresas informaron de que sus mayores retos en materia de seguridad eran:

• 44% comportamiento del usuario
• 35% ingeniería social/phishing
• 30% requisitos/auditorías de seguridad del cliente
• 25% malware/virus/amenazas de día cero
• 19% educación y sensibilización de los usuarios
  

El trabajo a distancia añade elementos adicionales a la mezcla. Las principales preocupaciones en materia de seguridad relacionadas con el trabajo desde casa incluyen la gestión remota de dispositivos, la Wi-Fi doméstica no segura y el aprovisionamiento y recogida de equipos.

Las empresas abordaron estas preocupaciones de varias maneras, entre ellas restringiendo el uso por parte de los abogados y el personal de soluciones comerciales de almacenamiento de archivos como Dropbox, que no formaban parte de los paquetes tecnológicos aprobados por las empresas. Otras medidas de seguridad fueron la autenticación multifactor, la formación en materia de seguridad y las pruebas de ingeniería social/phishing.

Prevemos que la seguridad física y cibernética seguirá siendo una de las principales preocupaciones en los próximos años, y esto se extenderá a la forma en que las empresas eligen a sus proveedores de tecnología. La solución NetDocuments PROTECT ofrece una mayor seguridad para responder a las principales preocupaciones de las empresas.

5. Consolidación de aplicaciones en todo el sector

El sector de la tecnología jurídica sigue consolidándose, pero está por ver si esto le beneficia a usted. El mero hecho de que una organización adquiera otras soluciones y las agrupe bajo la misma marca no significa que la integración sea fácil para tu empresa.

La consolidación sólo es útil si las organizaciones combinan la tecnología para ofrecerle una aplicación sin fisuras. Por eso NetDocuments está integrando AfterPattern, una adquisición reciente, en el ecosistema de NetDocuments. Es esencial que sigamos ofreciendo el aspecto, la sensación y la experiencia que usted espera.

Nuestra tendencia favorita: Los documentos en red son cada vez más populares

NetDocuments ha ido ganando terreno con más crecimiento interanual que nuestros competidores desde 2019, y en 2021, ILTA informó que el uso de NetDocuments aumentó al 20% del mercado.

El 21% de las empresas que cuentan con un sistema de gestión documental tienen previsto actualizarse en los próximos 12 meses, y el 19% de las que se están actualizando planean pasarse a la nube.

Cuando nadie puede decir que trabajas a distancia, eso es trabajo inspirado.

En general, los resultados de la Encuesta Tecnológica ILTA 2021 confirman que se está produciendo un cambio significativo hacia la nube y la posibilidad de trabajar de forma colaborativa y eficiente desde cualquier lugar. Tanto si está intentando maximizar su inversión en M365, adoptar un enfoque de gestión de documentos que priorice la nube o integrar Teams en su sistema de registro y planes de gobierno de la información, NetDocuments es el socio adecuado para ayudarle a desarrollar soluciones inspiradas.

Obtenga más información sobre NetDocuments y cómo encontrar el DMS adecuado para su empresa.