Todos os anos, a International Legal Technology Association (ILTA) publica o seu muito aguardado inquérito sobre tecnologia. Com base nas contribuições de quase 500 escritórios de advogados de todas as dimensões e representando mais de 250.000 utilizadores, os resultados do inquérito dão-nos uma ideia do que mudou e do que podemos esperar nos próximos 12 meses na comunidade de tecnologia jurídica.

Caso não tenha tido a oportunidade de ler este relatório robusto de mais de 300 páginas, aqui está o resumo executivo e abaixo estão as nossas principais tendências e conclusões.

1. A utilização do M365 continua a crescer

À primeira vista, vemos que 53% das empresas utilizam o Microsoft 365 Business como o seu principal software de aplicação de escritório. É uma maioria, mas não muito. Passando à pergunta seguinte, 74% das empresas afirmam que esperam que o M365 seja a sua principal aplicação de escritório nos próximos 12 meses. São muitas actualizações!

Qualquer empresa que utilize o poder do M365 tem de considerar os potenciais riscos e oportunidades para melhorar ainda mais os fluxos de trabalho dos advogados e da equipa. Como pode permitir uma colaboração segura enquanto mantém um único sistema de registo para o seu assunto, caso ou projeto? Procure integrações perfeitas que o ajudem a ir ao encontro das pessoas onde elas trabalham, incluindo o Teams, e que lhe permitam utilizar o Power Automate para criar fluxos de trabalho personalizados e sem código.

Dito isto, a transição pode não ser fácil. De acordo com o inquérito, um dos principais problemas tecnológicos das empresas era (e é sempre) a aceitação da mudança por parte dos utilizadores. Mas à medida que as empresas continuam a adotar metodologias de gestão da mudança e a ter em conta o utilizador e os casos de utilização nas decisões tecnológicas, e com os utilizadores a necessitarem de se adaptar rapidamente a ambientes de trabalho híbridos, poderemos ver a aceitação da mudança melhorar nos próximos anos.

2. A nuvem é o lugar certo

Com 24% das empresas a afirmarem que já estão maioritariamente na nuvem e 41% a adoptarem uma filosofia de "nuvem em cada atualização", não é de surpreender que estejamos a assistir a aumentos significativos nas implementações planeadas de soluções empresariais baseadas na nuvem - desde a documentação ao tempo e faturação e aos recursos humanos.

Curiosamente, uma das maiores subidas será a dos sistemas de gestão de documentos baseados na nuvem, que aumentou 12 pontos percentuais para 49%.

Na NetDocuments, conhecemos a importância da nuvem no sector jurídico e esperamos que qualquer resistência remanescente se dissipe lentamente. Somos uma solução que prioriza a nuvem há mais de 20 anos e, quando a pandemia atingiu, estávamos prontos para ajudar advogados e profissionais a trabalhar em casa. O nosso DMS na nuvem está preparado e à espera se a sua empresa estiver a fazer a transição para a nuvem em 2022.

Saiba como a Ploum, uma firma de advogados dos Países Baixos, fez a transição para a nuvem com o NetDocuments.

3. As ferramentas de colaboração são uma necessidade

Quase todas as empresas utilizam alguma ferramenta de colaboração e, como é óbvio, os grandes vencedores durante a pandemia foram o Microsoft Teams e o Zoom. Eis como as empresas estão a utilizar estas ferramentas:

• Videoconferência - Teams 69% | Zoom 85%
• Colaboração e envio de mensagens - Teams 61% | Zoom 42%
• Reuniões virtuais com clientes ou eventos de marketing - Equipas 36% | Zoom 80%

Parece que o Teams é mais utilizado a nível interno, enquanto as pessoas optam pelo Zoom quando trabalham com terceiros.

Apesar da popularidade do Teams e do Zoom, as empresas têm tido dificuldade em desenvolver práticas sólidas de governação da informação para soluções de colaboração ou de conversação. Demasiadas empresas não estão a abordar os riscos associados ao Teams e a tecnologias semelhantes. Por exemplo, 46% das empresas admitiram não ter políticas de governação do Teams e 38% das empresas não estavam a aplicar a encriptação em documentos partilhados externamente.

Outra preocupação prende-se com os dados que as empresas poderiam aproveitar, mas que estão a desperdiçar. Existe uma grande quantidade de informação escondida em quando e como os advogados e o pessoal utilizam o Teams ou o Zoom, e as políticas de governação das empresas devem permitir-lhes recolher e analisar esses dados.

4. Desafios em matéria de segurança

O reforço da segurança continua a ser uma das principais preocupações, tendo as empresas comunicado que os seus maiores desafios em matéria de segurança são

• 44% comportamento do utilizador
• 35% engenharia social/phishing
• 30% dos requisitos/auditorias de segurança do cliente
• 25% malware/vírus/ameaças de dia zero
• 19% educação e sensibilização dos utilizadores
  

O trabalho remoto acrescenta elementos adicionais à mistura. As principais preocupações de segurança relacionadas com o trabalho a partir de casa incluíam a gestão remota de dispositivos, o Wi-Fi doméstico não seguro e o aprovisionamento e recolha de equipamento.

As empresas abordaram estas preocupações de várias formas, incluindo a restrição da utilização, por parte dos advogados e dos funcionários, de soluções comerciais de armazenamento de ficheiros, como a Dropbox, que não faziam parte do conjunto de tecnologias aprovadas pelas empresas. Outras medidas de segurança incluíram a autenticação multifactor, a formação de sensibilização para a segurança e testes de engenharia social/phishing.

Prevemos que a segurança física e cibernética continue a ser uma das principais preocupações nos próximos anos, o que se estenderá à forma como as empresas escolhem os fornecedores de tecnologia. A solução NetDocuments PROTECT oferece uma segurança reforçada para responder às maiores preocupações das empresas.

5. Consolidação de aplicações em todo o sector

O sector da tecnologia jurídica continua a consolidar-se, mas ainda não se sabe se isso o beneficia. O facto de uma organização adquirir outras soluções e colocá-las sob a mesma marca não significa que a integração seja fácil para a sua empresa.

A consolidação só é útil se as organizações combinarem a tecnologia para lhe oferecerem uma aplicação sem falhas. É por isso que a NetDocuments está a integrar o AfterPattern, uma aquisição recente, no ecossistema NetDocuments. É essencial que continuemos a fornecer o aspeto, a sensação e a experiência que espera.

A nossa tendência favorita: NetDocuments está a crescer em popularidade

A NetDocuments tem vindo a ganhar terreno com um crescimento ano após ano superior ao dos nossos concorrentes desde 2019 e, em 2021, a ILTA informou que a utilização da NetDocuments aumentou para 20% do mercado.

Com 21% das empresas com um DMS a pretenderem atualizar nos próximos 12 meses, e 19% das empresas a actualizarem com planos de mudança para a nuvem, estamos ansiosos por ver a tendência para o NetDocuments continuar a aumentar!

Quando ninguém consegue perceber que se está a trabalhar à distância, isso é trabalho inspirado.

De um modo geral, os resultados do Inquérito Tecnológico ILTA 2021 confirmam que existe uma mudança significativa para a nuvem, permitindo um trabalho colaborativo e eficiente a partir de qualquer lugar. Quer esteja a tentar maximizar o seu investimento no M365, a adotar uma abordagem à gestão documental que privilegia a nuvem ou a integrar o Teams no seu sistema de registos e planos de governação da informação, a NetDocuments é o parceiro certo para o ajudar a desenvolver soluções inspiradas.

Saiba mais sobre o NetDocuments e como encontrar o DMS certo para a sua empresa.