Cada año, la Asociación Internacional de Tecnología Jurídica (ILTA) publica su esperada Encuesta sobre Tecnología. Basándose en las aportaciones de casi 500 bufetes de abogados de todos los tamaños y representando a más de 250.000 usuarios, los resultados de la encuesta nos dan una idea de lo que ha cambiado y de lo que podemos esperar en los próximos 12 meses en la comunidad de la tecnología jurídica.

En caso de que no haya tenido la oportunidad de leer este sólido informe de más de 300 páginas, aquí tiene el resumen ejecutivo y a continuación nuestras principales tendencias y conclusiones.

1. El uso del M365 sigue creciendo

A primera vista, vemos que el 53% de las empresas utilizan Microsoft 365 Empresa como su principal software de aplicaciones ofimáticas. Es una mayoría, pero no por mucho. Pase a la siguiente pregunta y el 74% de las empresas afirman que esperan que M365 sea su aplicación ofimática principal en los próximos 12 meses. ¡Eso son muchas actualizaciones!

Cualquier bufete que utilice la potencia del M365 necesita considerar los riesgos potenciales y las oportunidades para mejorar aún más los flujos de trabajo de los abogados y del personal. ¿Cómo puede habilitar una colaboración segura al tiempo que mantiene un único sistema de registro para su asunto, caso o proyecto? Busque integraciones sin fisuras que le ayuden a conocer a las personas allí donde trabajan, incluido Teams, y que le permitan utilizar Power Automate para crear flujos de trabajo personalizados y sin código.

Dicho esto, puede que la transición no sea fácil. Según la encuesta, una de las principales molestias tecnológicas para las empresas era (y siempre es) la aceptación del cambio por parte de los usuarios. Pero a medida que las empresas sigan adoptando metodologías de gestión del cambio y teniendo en cuenta al usuario y los casos de uso en las decisiones tecnológicas, y con la rápida necesidad de los usuarios de adaptarse a entornos de trabajo híbridos, podríamos ver cómo mejora la aceptación del cambio en los próximos años.

2. La nube está donde hay que estar

Con un 24% de las empresas que afirman estar ya mayoritariamente en la nube y un 41% con una filosofía de "la nube con cada actualización", no es de extrañar que estemos viendo aumentos significativos en las implantaciones planificadas de soluciones empresariales basadas en la nube, desde la gestión de expedientes hasta el control horario y la facturación, pasando por los recursos humanos.

Curiosamente, una de las mayores subidas será la de aquellos que dispongan de sistemas de gestión documental basados en la nube, que aumentó 12 puntos porcentuales hasta el 49%.

En NetDocuments, conocemos la importancia de la nube en el sector jurídico, y esperamos que cualquier resistencia restante desaparezca lentamente. Llevamos más de 20 años siendo una solución que da prioridad a la nube y, cuando se produjo la pandemia, estábamos preparados para ayudar a los abogados y al personal profesional a trabajar desde casa. Nuestro DMS en la nube está preparado y esperando si su bufete está realizando la transición a la nube en 2022.

Descubra cómo Ploum, un bufete de abogados de los Países Bajos, realizó la transición a la nube con NetDocuments.

3. Las herramientas de colaboración son imprescindibles

Casi todas las empresas utilizan alguna herramienta de colaboración y, por supuesto, los grandes triunfadores durante la pandemia han sido Microsoft Teams y Zoom. He aquí cómo están utilizando las empresas estas herramientas:

• Videoconferencia - Teams 69% | Zoom 85
• Colaboración y mensajería - Teams 61% | Zoom 42
• Reuniones virtuales con clientes o eventos de marketing - Equipos 36% | Zoom 80%

Parece que Teams se utiliza más internamente, mientras que la gente opta por Zoom cuando trabaja con externos o terceros.

A pesar de la popularidad de Teams y Zoom, las empresas han tenido problemas para desarrollar prácticas sólidas de gobernanza de la información para las soluciones de colaboración o chat. Demasiadas empresas no están abordando los riesgos asociados a Teams y tecnologías similares. Por ejemplo, el 46% de las empresas admitieron que no tienen políticas de gobernanza de Teams, y el 38% de las empresas no estaban aplicando el cifrado en los documentos compartidos externamente.

Otra preocupación son los datos que los bufetes podrían aprovechar pero que, en cambio, están dejando que se desperdicien. Hay una gran cantidad de información oculta en cuándo y cómo los abogados y el personal utilizan Teams o Zoom, y las políticas de gobernanza de los bufetes deberían permitirles recopilar y analizar esos datos.

4. Abundan los retos de seguridad

La mejora de la seguridad sigue siendo una de las principales preocupaciones, y las empresas informaron de que sus mayores retos en materia de seguridad eran:

• 44% comportamiento del usuario
• 35% ingeniería social/phishing
• 30% requisitos/auditorías de seguridad del cliente
• 25% malware/virus/amenazas de día cero
• 19% educación y concienciación de los usuarios
  

El trabajo a distancia añade elementos adicionales a la mezcla. Las principales preocupaciones de seguridad relacionadas con el trabajo desde casa incluían la gestión remota de dispositivos, la Wi-Fi doméstica no segura y el aprovisionamiento y recogida de equipos.

Los bufetes abordaron estas preocupaciones de varias maneras, entre ellas restringiendo el uso por parte de los abogados y el personal de soluciones comerciales de almacenamiento de archivos como Dropbox, que no formaban parte de las pilas tecnológicas aprobadas de los bufetes. Otras medidas de seguridad incluían la autenticación multifactorial, la formación sobre concienciación en materia de seguridad y pruebas de ingeniería social/phishing.

Prevemos que la seguridad física y cibernética seguirá siendo una de las principales preocupaciones en los próximos años, y eso se extenderá a la forma en que las empresas eligen a los proveedores de tecnología. La solución PROTECT de NetDocuments ofrece una seguridad mejorada para responder a las mayores preocupaciones de las empresas.

5. Consolidación de las aplicaciones en toda la industria

El sector de la tecnología jurídica sigue consolidándose, pero está por ver si esto le beneficia a usted. El mero hecho de que una organización adquiera otras soluciones y las agrupe bajo la misma marca no habla de la facilidad de integración para su bufete.

La consolidación sólo es útil si las organizaciones combinan la tecnología para ofrecerle una aplicación sin fisuras. Por eso NetDocuments está integrando AfterPattern, una adquisición reciente, en el ecosistema de NetDocuments. Es esencial que sigamos ofreciendo el aspecto, la sensación y la experiencia que usted espera.

Nuestra tendencia favorita: NetDocuments crece en popularidad

NetDocuments ha ido ganando terreno con un crecimiento interanual superior al de nuestros competidores desde 2019 y, en 2021, ILTA informó de que el uso de NetDocuments había aumentado hasta el 20% del mercado.

Con un 21% de empresas con un SGD que tienen intención de actualizarse en los próximos 12 meses, y un 19% de empresas que se actualizan con planes de pasarse a la nube, ¡estamos impacientes por ver cómo sigue aumentando la tendencia hacia NetDocuments!

Cuando nadie puede decir que está trabajando a distancia, eso es trabajo inspirado.

En general, los resultados de la Encuesta Tecnológica ILTA 2021 confirman que se está produciendo un cambio significativo hacia la nube y la posibilidad de trabajar de forma colaborativa y eficiente desde cualquier lugar. Tanto si está tratando de maximizar su inversión en M365, como de adoptar un enfoque de gestión de documentos que dé prioridad a la nube o de integrar Teams en su sistema de registro y en sus planes de gobierno de la información, NetDocuments es el socio adecuado para ayudarle a desarrollar soluciones inspiradas.

Obtenga más información sobre NetDocuments y sobre cómo encontrar el DMS adecuado para su empresa.