Varje år publicerar International Legal Technology Association (ILTA) sin efterlängtade teknikundersökning. Undersökningen baseras på svar från nästan 500 advokatbyråer av olika storlek och representerar över 250 000 användare. Resultaten ger oss en inblick i vad som har förändrats och vad vi kan förvänta oss under de kommande 12 månaderna inom den juridiska teknikbranschen.

Om du inte har haft möjlighet att läsa denna omfattande rapport på över 300 sidor, här är en sammanfattning och nedan följer våra viktigaste trender och slutsatser.

1. Användningen av M365 fortsätter att öka

Vid första anblicken ser vi att 53 % av företagen använder Microsoft 365 Business som sin primära kontorsprogramvara. Det är en majoritet, men inte med mycket. Gå vidare till nästa fråga och 74 % av företagen uppger att de förväntar sig att M365 kommer att vara deras primära kontorsprogramvara inom de närmaste 12 månaderna. Det är en hel del uppgraderingar!

Alla företag som utnyttjar kraften i M365 måste överväga potentiella risker och möjligheter för att ytterligare förbättra arbetsflödena för jurister och personal. Hur kan du möjliggöra säker samverkan samtidigt som du behåller ett enda registersystem för dina ärenden, fall eller projekt? Leta efter sömlösa integrationer som hjälper dig att möta människor där de arbetar, inklusive Teams, och som gör att du kan använda Power Automate för att skapa anpassade, kodfria arbetsflöden.

Med detta sagt kommer övergången kanske inte att bli lätt. Enligt undersökningen var (och är fortfarande) användarnas acceptans av förändringar ett av de största tekniska problemen för företagen. Men i takt med att företagen fortsätter att anamma metoder för förändringshantering och ta hänsyn till användare och användningsfall i sina tekniska beslut, och med användare som snabbt måste anpassa sig till hybridarbetsmiljöer, kan vi se en ökad acceptans för förändringar under de kommande åren.

2. Molnet är där det händer

Med 24 % av företagen som uppger att de redan till största delen använder molntjänster och 41 % som har en filosofi om ”molntjänster vid varje uppgradering” är det inte förvånande att vi ser en betydande ökning av planerade implementationer av molnbaserade affärslösningar – från ärendehantering till tids- och fakturering till personaladministration.

Intressant nog kommer en av de största uppgångarna att ske inom molnbaserade dokumenthanteringssystem, som ökade med 12 procentenheter till 49 %.

På NetDocuments vet vi hur viktigt molnet är inom juridikbranschen, och vi förväntar oss att det återstående motståndet sakta kommer att försvinna. Vi har varit en molnbaserad lösning i över 20 år, och när pandemin slog till var vi redo att hjälpa advokater och professionell personal att arbeta hemifrån. Vårt molnbaserade DMS är redo och väntar om ditt företag övergår till molnet 2022.

Läs om hur Ploum, en advokatbyrå i Nederländerna, övergick till molnet med NetDocuments.

3. Samarbetsverktyg är ett måste

Nästan alla företag använder någon form av samarbetsverktyg, och de stora vinnarna under pandemin har naturligtvis varit Microsoft Teams och Zoom. Så här använder företagen dessa verktyg:

• Videokonferenser – Teams 69 % | Zoom 85 %
• Samarbete och meddelanden – Teams 61 % | Zoom 42 %
• Virtuella kundmöten eller marknadsföringsevenemang – Teams 36 % | Zoom 80 %

Det verkar som att Teams används mer internt, medan människor väljer Zoom när de arbetar med externa parter eller tredje part.

Trots Teams och Zooms popularitet har företag haft svårt att utveckla starka rutiner för informationshantering för samarbets- eller chattlösningar. Alltför många företag hanterar inte riskerna i samband med Teams och liknande teknik. Till exempel medgav 46 % av företagen att de inte har några riktlinjer för Teams-hantering, och 38 % av företagen tillämpade inte kryptering på externt delade dokument.

En annan oro är data som företagen skulle kunna utnyttja men istället låter gå till spillo. Det finns en mängd information gömd i när och hur advokater och personal använder Teams eller Zoom, och företagens styrningspolicyer bör göra det möjligt för dem att samla in och analysera dessa data.

4. Säkerhetsutmaningar i överflöd

Att förbättra säkerheten fortsätter att vara en viktig fråga, och företagen rapporterade att deras största säkerhetsutmaningar var:

• 44 % användarbeteende
• 35 % social manipulation/nätfiske
• 30 % kundsäkerhetskrav/revisioner
• 25 % skadlig programvara/virus/zero day-hot
• 19 % utbildning och medvetenhet hos användarna
  

Distansarbete tillför ytterligare faktorer till ekvationen. De viktigaste säkerhetsfrågorna i samband med distansarbete var fjärrhantering av enheter, osäkra hemnätverk och leverans och insamling av utrustning.

Företagen hanterade dessa problem på flera sätt, bland annat genom att begränsa advokaters och anställdas användning av kommersiella filhanteringslösningar som Dropbox, som inte ingick i företagets godkända teknikstack. Andra säkerhetsåtgärder omfattade multifaktorautentisering, utbildning i säkerhetsmedvetenhet och tester av social manipulation/nätfiske.

Vi förutser att fysisk och cybersäkerhet kommer att fortsätta vara en viktig fråga under de kommande åren, och att detta kommer att påverka företagens val av teknikleverantörer. NetDocuments PROTECT-lösning erbjuder förbättrad säkerhet för att hantera företagens största utmaningar.

5. Branschomfattande konsolidering av appar

Den juridiska teknikbranschen fortsätter att konsolideras, men om detta gynnar dig återstår att se. Bara för att en organisation förvärvar andra lösningar och samlar dem under samma varumärke betyder det inte att integrationen blir enkel för ditt företag.

Konsolidering är endast till hjälp om organisationer kombinerar tekniken för att erbjuda dig en smidig applikation. Det är därför NetDocuments integrerar AfterPattern, ett nyligen förvärvat företag, i NetDocuments ekosystem. Det är viktigt att vi fortsätter att erbjuda det utseende, den känsla och den upplevelse du förväntar dig.

Vår favorit trend: NetDocuments blir allt populärare

NetDocuments har vunnit mark med en större årlig tillväxt än våra konkurrenter sedan 2019, och 2021 rapporterade ILTA att användningen av NetDocuments ökade till 20 % av marknaden.

Med 21 % av företagen med ett DMS som planerar att uppgradera inom de närmaste 12 månaderna och 19 % av företagen som uppgraderar med planer på att byta till molnet, ser vi fram emot att trenden mot NetDocuments fortsätter att öka!

När ingen kan se att du arbetar på distans, då är det inspirerat arbete.

Sammantaget bekräftar resultaten från ILTA:s teknikundersökning 2021 att det sker en betydande övergång till molnet och att det blir möjligt att samarbeta och arbeta effektivt varifrån som helst. Oavsett om du vill maximera din investering i M365, använda en molnbaserad strategi för dokumenthantering eller integrera Teams i ditt system för dokumenthantering och informationsstyrning är NetDocuments rätt partner för att hjälpa dig att utveckla inspirerande lösningar.

Läs mer om NetDocuments och hur du hittar rätt DMS för ditt företag.