Elk jaar publiceert de International Legal Technology Association (ILTA) haar langverwachte Technology Survey. Op basis van input van bijna 500 advocatenkantoren van verschillende grootte, die samen meer dan 250.000 gebruikers vertegenwoordigen, geven de resultaten van het onderzoek ons een idee van wat er is veranderd en wat we de komende 12 maanden kunnen verwachten in de juridische tech-gemeenschap.

Mocht u nog geen gelegenheid hebben gehad om dit uitgebreide rapport van meer dan 300 pagina's te lezen, dan vindt u hier de samenvatting en hieronder onze belangrijkste trends en conclusies.

1. Het gebruik van M365 blijft groeien

Op het eerste gezicht zien we dat 53% van de bedrijven Microsoft 365 Business als hun primaire kantoorsoftware gebruikt. Dat is een meerderheid, maar niet veel. Bij de volgende vraag geeft 74% van de bedrijven aan dat ze verwachten dat M365 binnen de komende 12 maanden hun primaire kantoorsoftware zal zijn. Dat zijn heel wat upgrades!

Elk bedrijf dat gebruikmaakt van de kracht van M365 moet rekening houden met mogelijke risico's en kansen om de workflows van advocaten en medewerkers verder te verbeteren. Hoe kunt u veilige samenwerking mogelijk maken en tegelijkertijd één enkel registratiesysteem voor uw zaak, dossier of project handhaven? Zoek naar naadloze integraties die u helpen mensen te bereiken waar ze werken, waaronder Teams, en waarmee u Power Automate kunt gebruiken om aangepaste, codevrije workflows te creëren.

Dat gezegd hebbende, zal de overgang wellicht niet eenvoudig zijn. Volgens het onderzoek was (en is nog steeds) een van de grootste technologische ergernissen voor bedrijven de acceptatie van veranderingen door gebruikers. Maar nu bedrijven steeds meer gebruikmaken van methodologieën voor verandermanagement en bij technologische beslissingen rekening houden met gebruikers en gebruiksscenario's, en gebruikers zich snel moeten aanpassen aan hybride werkomgevingen, zou de acceptatie van veranderingen de komende jaren wel eens kunnen verbeteren.

2. De cloud is waar het om draait

Aangezien 24% van de bedrijven aangeeft al grotendeels in de cloud te werken en 41% een 'Cloud bij elke upgrade'-filosofie hanteert, is het geen verrassing dat we een aanzienlijke toename zien in geplande implementaties van cloudgebaseerde bedrijfsoplossingen – van dossierbeheer tot tijdregistratie en facturering tot human resources.

Interessant genoeg zal een van de grootste stijgingen te zien zijn bij cloudgebaseerde documentbeheersystemen, die met 12 procentpunten zijn gestegen tot 49%.

Bij NetDocuments weten we hoe belangrijk de cloud is voor de juridische sector en we verwachten dat het resterende verzet langzaam zal verdwijnen. We zijn al meer dan 20 jaar een cloud-first-oplossing en toen de pandemie toesloeg, waren we klaar om advocaten en professionele medewerkers te helpen thuis te werken. Ons cloud-DMS staat klaar als uw kantoor in 2022 overstapt naar de cloud.

Ontdek hoe Ploum, een advocatenkantoor in Nederland, met NetDocuments de overstap naar de cloud heeft gemaakt.

3. Samenwerkingstools zijn een must

Bijna elk bedrijf maakt gebruik van een of andere samenwerkingstool, en de grote winnaars tijdens de pandemie zijn natuurlijk Microsoft Teams en Zoom geweest. Hieronder volgt een overzicht van hoe bedrijven deze tools gebruiken:

• Videoconferenties – Teams 69% | Zoom 85%
• Samenwerking en berichten – Teams 61% | Zoom 42%
• Virtuele klantbijeenkomsten of marketingevenementen – Teams 36% | Zoom 80%

Het lijkt erop dat Teams meer intern wordt gebruikt, terwijl mensen voor Zoom kiezen wanneer ze met externe partijen of derden werken.

Ondanks de populariteit van Teams en Zoom hebben bedrijven moeite met het ontwikkelen van sterke praktijken voor informatiebeheer voor samenwerkings- of chatoplossingen. Te veel bedrijven houden geen rekening met de risico's die gepaard gaan met Teams en soortgelijke technologie. Zo gaf 46% van de bedrijven toe dat ze geen beleid hebben voor het beheer van Teams en paste 38% van de bedrijven geen versleuteling toe op extern gedeelde documenten.

Een ander punt van zorg zijn gegevens die bedrijven zouden kunnen benutten, maar in plaats daarvan laten liggen. Er schuilt een schat aan informatie in wanneer en hoe advocaten en medewerkers Teams of Zoom gebruiken, en het beleid van bedrijven zou hen in staat moeten stellen om die gegevens te verzamelen en te analyseren.

4. Er zijn tal van veiligheidsuitdagingen

Het verbeteren van de beveiliging blijft een belangrijke zorg, en bedrijven meldden dat hun grootste uitdagingen op het gebied van beveiliging waren:

• 44% gebruikersgedrag
• 35% social engineering/phishing
• 30% veiligheidseisen/audits van klanten
• 25% malware/virussen/zero day-bedreigingen
• 19% voorlichting en bewustmaking van gebruikers
  

Werken op afstand voegt extra elementen toe aan de mix. De belangrijkste beveiligingsproblemen met betrekking tot thuiswerken waren onder meer het beheer van apparaten op afstand, onbeveiligde wifi thuis en het verstrekken en ophalen van apparatuur.

Bedrijven pakten deze zorgen op verschillende manieren aan, onder meer door het gebruik van commerciële oplossingen voor bestandsopslag zoals Dropbox, die geen deel uitmaakten van de goedgekeurde technologieën van de bedrijven, door advocaten en medewerkers te beperken. Andere beveiligingsmaatregelen waren onder meer meervoudige authenticatie, trainingen om het bewustzijn rond beveiliging te vergroten en social engineering-/phishingtests.

We voorzien dat fysieke en cyberbeveiliging de komende jaren een belangrijke zorg zullen blijven, en dat zal ook van invloed zijn op de manier waarop bedrijven technologie leveranciers kiezen. De NetDocuments PROTECT-oplossing biedt verbeterde beveiliging om de grootste zorgen van bedrijven weg te nemen.

5. Consolidatie van apps in de hele sector

De juridische technologiesector blijft consolideren, maar of dit voor u voordelen oplevert, valt nog te bezien. Het feit dat een organisatie andere oplossingen overneemt en onder dezelfde merknaam brengt, zegt nog niets over het integratiegemak voor uw bedrijf.

Consolidatie is alleen zinvol als organisaties de technologie combineren om u één naadloze applicatie te bieden. Daarom integreert NetDocuments AfterPattern, een recente overname, in het NetDocuments-ecosysteem. Het is essentieel dat we de look, feel en ervaring blijven bieden die u verwacht.

Onze favoriete trend: NetDocuments wordt steeds populairder

NetDocuments wint sinds 2019 terrein met een grotere jaar-op-jaar groei dan onze concurrenten. In 2021 rapporteerde ILTA dat het gebruik van NetDocuments is gestegen tot 20% van de markt.

Aangezien 21% van de bedrijven met een DMS van plan is om in de komende 12 maanden te upgraden en 19% van de bedrijven die upgraden van plan is om over te stappen naar de cloud, kijken we ernaar uit om de trend naar NetDocuments verder te zien toenemen!

Als niemand kan zien dat je op afstand werkt, is dat geïnspireerd werken.

Over het algemeen bevestigen de resultaten van de ILTA 2021 Technology Survey dat er een aanzienlijke verschuiving plaatsvindt naar de cloud en dat samenwerken en efficiënt werken vanaf elke locatie mogelijk wordt. Of u nu uw investering in M365 wilt maximaliseren, een cloud-first benadering van documentbeheer wilt hanteren of Teams wilt integreren in uw systeem voor registratie en informatiebeheer, NetDocuments is de juiste partner om u te helpen bij het ontwikkelen van inspirerende oplossingen.

Lees meer over NetDocuments en vind het juiste DMS voor uw bedrijf.