Chaque année, l'International Legal Technology Association (ILTA) publie son très attendu sondage sur les technologies. Basés sur les réponses de près de 500 cabinets d'avocats de toutes tailles représentant plus de 250 000 utilisateurs, les résultats de ce sondage nous donnent un aperçu des changements intervenus et de ce à quoi nous pouvons nous attendre au cours des 12 prochains mois dans le domaine des technologies juridiques.

Si vous n'avez pas encore eu l'occasion de lire ce rapport complet de plus de 300 pages, voici son résumé ainsi que nos principales conclusions et tendances.

1. L'utilisation de M365 continue de croître

À première vue, nous constatons que 53 % des entreprises utilisent Microsoft 365 Business comme principal logiciel bureautique. C'est une majorité, mais pas de beaucoup. Passons à la question suivante : 74 % des entreprises déclarent qu'elles prévoient d'adopter M365 comme principal logiciel bureautique dans les 12 prochains mois. Cela représente beaucoup de mises à niveau !

Toute entreprise qui exploite la puissance de M365 doit tenir compte des risques et opportunités potentiels afin d'améliorer encore davantage les flux de travail des avocats et du personnel. Comment pouvez-vous permettre une collaboration sécurisée tout en conservant un système d'enregistrement unique pour vos dossiers, affaires ou projets ? Recherchez des intégrations transparentes qui vous aident à rejoindre les personnes là où elles travaillent, y compris Teams, et vous permettent d'utiliser Power Automate pour créer des flux de travail personnalisés sans code.

Cela dit, la transition pourrait ne pas être facile. Selon l'enquête, l'un des principaux facteurs de frustration des entreprises en matière de technologie était (et reste) l'acceptation du changement par les utilisateurs. Mais à mesure que les entreprises continuent d'adopter des méthodologies de gestion du changement et de prendre en compte les utilisateurs et les cas d'utilisation dans leurs décisions technologiques, et que les utilisateurs doivent s'adapter rapidement à des environnements de travail hybrides, nous pourrions voir l'acceptation du changement s'améliorer dans les années à venir.

2. Le cloud est la solution idéale

Avec 24 % des entreprises déclarant qu'elles sont déjà majoritairement dans le cloud et 41 % ayant une philosophie « Cloud à chaque mise à niveau », il n'est pas surprenant que nous assistions à une augmentation significative des mises en œuvre prévues de solutions commerciales basées sur le cloud, du traitement des dossiers à la facturation en passant par les ressources humaines.

Il est intéressant de noter que l'une des plus fortes hausses concernera les systèmes de gestion documentaire basés sur le cloud, qui ont progressé de 12 points de pourcentage pour atteindre 49 %.

Chez NetDocuments, nous connaissons l'importance du cloud dans le secteur juridique et nous pensons que les dernières résistances finiront par disparaître progressivement. Nous proposons des solutions axées sur le cloud depuis plus de 20 ans et, lorsque la pandémie a frappé, nous étions prêts à aider les avocats et les professionnels à travailler depuis leur domicile. Notre système de gestion documentaire (DMS) dans le cloud est prêt et disponible si votre cabinet envisage de passer au cloud en 2022.

Découvrez comment Ploum, un cabinet d'avocats néerlandais, est passé au cloud grâce à NetDocuments.

3. Les outils de collaboration sont indispensables

Presque toutes les entreprises utilisent un outil de collaboration, et bien sûr, les grands gagnants pendant la pandémie ont été Microsoft Teams et Zoom. Voici comment les entreprises utilisent ces outils :

• Vidéoconférence – Teams 69 % | Zoom 85 %
• Collaboration et messagerie – Teams 61 % | Zoom 42 %
• Réunions virtuelles avec les clients ou événements marketing – Teams 36 % | Zoom 80 %

Il semble que Teams soit davantage utilisé en interne, tandis que les utilisateurs optent pour Zoom lorsqu'ils travaillent avec des tiers ou des partenaires externes.

Malgré la popularité de Teams et de Zoom, les entreprises ont eu du mal à mettre en place des pratiques solides de gouvernance de l'information pour les solutions de collaboration ou de chat. Trop d'entreprises ne prennent pas en compte les risques associés à Teams et aux technologies similaires. Par exemple, 46 % des entreprises ont admis ne pas disposer de politiques de gouvernance Teams, et 38 % des entreprises n'appliquaient pas de cryptage sur les documents partagés en externe.

Une autre préoccupation concerne les données que les cabinets pourraient exploiter, mais qu'ils laissent au contraire se perdre. Il existe une mine d'informations cachées dans la manière dont les avocats et le personnel utilisent Teams ou Zoom, et les politiques de gouvernance des cabinets devraient leur permettre de collecter et d'analyser ces données.

4. Les défis en matière de sécurité sont nombreux

Le renforcement de la sécurité reste une préoccupation majeure, et les entreprises ont déclaré que leurs principaux défis en matière de sécurité étaient les suivants :

• 44 % du comportement des utilisateurs
• 35 % d'ingénierie sociale/hameçonnage
• 30 % des exigences/audits en matière de sécurité des clients
• 25 % de logiciels malveillants/virus/menaces zero day
• 19 % Sensibilisation et formation des utilisateurs
  

Le travail à distance ajoute des éléments supplémentaires à l'équation. Les principales préoccupations en matière de sécurité liées au travail à domicile comprenaient la gestion des appareils à distance, le Wi-Fi domestique non sécurisé, ainsi que la fourniture et la collecte des équipements.

Les cabinets ont répondu à ces préoccupations de plusieurs manières, notamment en limitant l'utilisation par les avocats et le personnel de solutions commerciales de stockage de fichiers telles que Dropbox, qui ne faisaient pas partie des technologies approuvées par les cabinets. D'autres mesures de sécurité ont été mises en place, notamment l'authentification multifactorielle, des formations de sensibilisation à la sécurité et des tests d'ingénierie sociale/hameçonnage.

Nous prévoyons que la sécurité physique et cybernétique restera une préoccupation majeure dans les années à venir, et cela s'étendra au choix des fournisseurs de technologies par les entreprises. La solution NetDocuments PROTECT offre une sécurité renforcée pour répondre aux principales préoccupations des entreprises.

5. Consolidation des applications à l'échelle du secteur

Le secteur des technologies juridiques poursuit sa consolidation, mais il reste à voir si cela vous sera profitable. Le simple fait qu'une organisation acquière d'autres solutions et les regroupe sous la même marque ne garantit pas pour autant une intégration facile pour votre cabinet.

La consolidation n'est utile que si les organisations combinent leurs technologies pour vous offrir une application homogène. C'est pourquoi NetDocuments intègre AfterPattern, une acquisition récente, dans l'écosystème NetDocuments. Il est essentiel que nous continuions à vous offrir l'apparence, la convivialité et l'expérience que vous attendez.

Notre tendance préférée : NetDocuments gagne en popularité

NetDocuments gagne du terrain avec une croissance annuelle supérieure à celle de ses concurrents depuis 2019. En 2021, l'ILTA a indiqué que l'utilisation de NetDocuments avait atteint 20 % du marché.

Avec 21 % des entreprises disposant d'un système de gestion documentaire (DMS) qui prévoient de le mettre à niveau au cours des 12 prochains mois, et 19 % des entreprises qui prévoient de passer au cloud, nous sommes impatients de voir la tendance en faveur de NetDocuments continuer à s'accentuer !

Quand personne ne peut deviner que vous travaillez à distance, c'est que vous êtes inspiré.

Dans l'ensemble, les résultats de l'enquête technologique ILTA 2021 confirment qu'il existe une transition significative vers le cloud et vers un travail collaboratif et efficace depuis n'importe où. Que vous cherchiez à maximiser votre investissement dans M365, à adopter une approche axée sur le cloud pour la gestion des documents ou à intégrer Teams dans votre système d'enregistrement et vos plans de gouvernance de l'information, NetDocuments est le partenaire idéal pour vous aider à développer des solutions inspirées.

Découvrez NetDocuments et trouvez le système de gestion documentaire (DMS) adapté à votre cabinet.