Ogni anno, l’International Legal Technology Association (ILTA) pubblica il suo attesissimo sondaggio sulla tecnologia. Basati sui dati forniti da quasi 500 studi legali di ogni dimensione, che rappresentano oltre 250.000 utenti, i risultati del sondaggio ci offrono una panoramica dei cambiamenti avvenuti e di ciò che possiamo aspettarci nei prossimi 12 mesi nel settore della tecnologia legale.

Nel caso in cui non abbiate ancora avuto modo di leggere questo corposo rapporto di oltre 300 pagine, ecco la sintesi esecutiva; di seguito trovate le principali tendenze e i punti salienti.

1. L'utilizzo di M365 continua a crescere

A prima vista, si nota che il 53% delle aziende utilizza Microsoft 365 Business come principale suite di applicazioni per l’ufficio. Si tratta di una maggioranza, ma non di gran lunga. Passando alla domanda successiva, il 74% delle aziende dichiara di prevedere che M365 diventerà la propria suite di applicazioni principale entro i prossimi 12 mesi. Si tratta di un numero considerevole di aggiornamenti!

Qualsiasi studio legale che sfrutti le potenzialità di M365 deve valutare i potenziali rischi e le opportunità per ottimizzare ulteriormente i flussi di lavoro degli avvocati e del personale. Come è possibile garantire una collaborazione sicura mantenendo al contempo un unico sistema di registrazione per le pratiche, i casi o i progetti? Cercate integrazioni perfettamente compatibili che vi consentano di raggiungere le persone nel loro ambiente di lavoro, compreso Teams, e che vi permettano di utilizzare Power Automate per creare flussi di lavoro personalizzati senza bisogno di codice.

Detto questo, la transizione potrebbe non essere facile. Secondo il sondaggio, uno dei principali motivi di disagio per le aziende in ambito tecnologico era (ed è tuttora) l’accettazione del cambiamento da parte degli utenti. Tuttavia, man mano che le aziende continuano ad adottare metodologie di gestione del cambiamento e a tenere conto degli utenti e dei casi d’uso nelle decisioni tecnologiche, e dato che gli utenti devono adattarsi rapidamente agli ambienti di lavoro ibridi, potremmo assistere a un miglioramento dell’accettazione del cambiamento nei prossimi anni.

2. Il cloud è il futuro

Con il 24% delle aziende che dichiara di operare già prevalentemente nel cloud e il 41% che adotta una filosofia del tipo “cloud ad ogni aggiornamento”, non sorprende che si stia assistendo a un aumento significativo delle implementazioni pianificate di soluzioni aziendali basate sul cloud – dalla gestione dei fascicoli alla registrazione delle ore e alla fatturazione, fino alle risorse umane.

È interessante notare che uno dei maggiori aumenti si registrerà tra le aziende che utilizzano sistemi di gestione dei documenti basati sul cloud, la cui percentuale è cresciuta di 12 punti percentuali, raggiungendo il 49%.

Noi di NetDocuments siamo consapevoli dell’importanza del cloud nel settore legale e prevediamo che qualsiasi residua resistenza si dissolverà gradualmente. Da oltre 20 anni proponiamo soluzioni “cloud-first” e, quando è scoppiata la pandemia, eravamo pronti ad aiutare avvocati e personale specializzato a lavorare da casa. Il nostro sistema di gestione documentale (DMS) basato sul cloud è pronto e vi aspetta se il vostro studio legale intende passare al cloud nel 2022.

Scopri come Ploum, uno studio legale con sede nei Paesi Bassi, è passato al cloud grazie a NetDocuments.

3. Gli strumenti di collaborazione sono indispensabili

Quasi tutte le aziende utilizzano uno strumento di collaborazione e, naturalmente, i grandi vincitori durante la pandemia sono stati Microsoft Teams e Zoom. Ecco come le aziende stanno utilizzando questi strumenti:

• Videoconferenze – Teams 69% | Zoom 85%
• Collaborazione e messaggistica – Teams 61% | Zoom 42%
• Riunioni virtuali con i clienti o eventi di marketing – Teams 36% | Zoom 80%

Sembra che Teams venga utilizzato maggiormente a livello interno, mentre si ricorre a Zoom quando si lavora con soggetti esterni o terze parti.

Nonostante la popolarità di Teams e Zoom, le aziende hanno avuto difficoltà a sviluppare solide pratiche di governance delle informazioni per le soluzioni di collaborazione o di chat. Troppe aziende non stanno affrontando i rischi associati a Teams e alle tecnologie simili. Ad esempio, il 46% delle aziende ha ammesso di non disporre di politiche di governance per Teams, mentre il 38% non applicava la crittografia ai documenti condivisi esternamente.

Un altro motivo di preoccupazione è rappresentato dai dati che gli studi legali potrebbero sfruttare, ma che invece lasciano andare sprecati. Vi è una grande quantità di informazioni nascoste nel modo e nei tempi in cui avvocati e personale utilizzano Teams o Zoom, e le politiche di governance degli studi legali dovrebbero consentire loro di raccogliere e analizzare tali dati.

4. Le sfide in materia di sicurezza sono numerose

Il rafforzamento della sicurezza continua a rappresentare una delle principali preoccupazioni e le aziende hanno segnalato che le loro maggiori sfide in materia di sicurezza sono state:

• 44% del comportamento degli utenti
• 35% ingegneria sociale/phishing
• 30% requisiti di sicurezza dei clienti/verifiche
• 25% di malware, virus e minacce zero-day
• 19%: formazione e sensibilizzazione degli utenti
  

Il lavoro da remoto aggiunge ulteriori elementi al quadro generale. Tra le principali preoccupazioni in materia di sicurezza legate al lavoro da casa figuravano la gestione dei dispositivi remoti, le reti Wi-Fi domestiche non protette e la distribuzione e il ritiro delle attrezzature.

Gli studi legali hanno affrontato tali preoccupazioni in vari modi, tra cui la limitazione dell’uso, da parte di avvocati e personale, di soluzioni commerciali di archiviazione dei file come Dropbox, che non facevano parte delle piattaforme tecnologiche approvate dagli studi. Altre misure di sicurezza includevano l’autenticazione a più fattori, corsi di formazione sulla sicurezza informatica e test di ingegneria sociale e phishing.

Prevediamo che la sicurezza fisica e informatica continuerà a rappresentare una delle principali preoccupazioni nei prossimi anni, e ciò influirà anche sulle modalità con cui le aziende sceglieranno i propri fornitori di tecnologia. La soluzione NetDocuments PROTECT offre una sicurezza avanzata per rispondere alle principali preoccupazioni delle aziende.

5. Consolidamento delle app a livello di settore

Il settore della tecnologia legale continua a consolidarsi, ma resta da vedere se ciò comporti dei vantaggi per voi. Il fatto che un’organizzazione acquisisca altre soluzioni e le riunisca sotto lo stesso marchio non garantisce necessariamente che l’integrazione sia agevole per il vostro studio.

Il consolidamento è utile solo se le organizzazioni uniscono le proprie tecnologie per offrirvi un'unica applicazione senza soluzione di continuità. Ecco perché NetDocuments sta integrando AfterPattern, una recente acquisizione, nell'ecosistema NetDocuments. È fondamentale continuare a offrirvi l'aspetto, la sensazione e l'esperienza che vi aspettate.

La nostra tendenza preferita: NetDocuments sta guadagnando popolarità

Dal 2019 NetDocuments sta guadagnando terreno, registrando una crescita anno su anno superiore a quella dei nostri concorrenti, e nel 2021 l’ILTA ha riferito che la quota di mercato di NetDocuments è salita al 20%.

Considerando che il 21% delle aziende dotate di un sistema di gestione documentale (DMS) intende effettuare un aggiornamento nei prossimi 12 mesi e che il 19% di quelle che lo faranno ha in programma di passare al cloud, non vediamo l’ora di assistere alla continua crescita della tendenza verso NetDocuments!

Quando nessuno si accorge che stai lavorando da remoto, è proprio quello il lavoro che ispira.

Nel complesso, i risultati del sondaggio tecnologico ILTA 2021 confermano che è in atto un significativo passaggio al cloud, che consente di lavorare in modo collaborativo ed efficiente da qualsiasi luogo. Che tu stia cercando di massimizzare il tuo investimento in M365, di adottare un approccio “cloud-first” alla gestione dei documenti o di integrare Teams nel tuo sistema di registrazione e nei tuoi piani di governance delle informazioni, NetDocuments è il partner giusto per aiutarti a sviluppare soluzioni innovative.

Scopri di più su NetDocuments e su come trovare il sistema di gestione documentale (DMS) più adatto al tuo studio.