Todos os anos, a International Legal Technology Association (ILTA) divulga sua tão esperada Pesquisa de Tecnologia. Com base em informações de quase 500 escritórios de advocacia de todos os tamanhos e representando mais de 250.000 usuários, os resultados da pesquisa nos dão uma ideia do que mudou e do que podemos esperar para os próximos 12 meses na comunidade de tecnologia jurídica.

Caso o você não tenha tido a oportunidade de ler esse robusto relatório de mais de 300 páginas, aqui está o resumo executivo e abaixo estão nossas principais tendências e conclusões.

1. O uso do M365 continua a crescer

À primeira vista, vemos que 53% das empresas usam o Microsoft 365 Business como seu principal software de aplicativo de escritório. Essa é a maioria, mas não muito. Passando para a próxima pergunta, 74% das empresas informam que esperam que o M365 seja seu principal aplicativo de escritório nos próximos 12 meses. São muitos upgrades!

Qualquer empresa que utilize o poder do M365 precisa considerar os possíveis riscos e oportunidades para aprimorar ainda mais os fluxos de trabalho dos advogados e da equipe. Como o você pode permitir a colaboração segura e, ao mesmo tempo, manter um único sistema de registro para o seu assunto, caso ou projeto? Procure integrações perfeitas que o ajudem a encontrar as pessoas onde elas trabalham, incluindo o Teams, e que lhe permitam usar o Power Automate para criar fluxos de trabalho personalizados e sem código.

Dito isso, a transição pode não ser fácil. De acordo com a pesquisa, um dos principais incômodos tecnológicos para as empresas era (e sempre é) a aceitação da mudança pelo usuário. Mas, à medida que as empresas continuarem a adotar metodologias de gerenciamento de mudanças e a considerar o usuário e os casos de uso nas decisões tecnológicas, e com os usuários precisando se adaptar rapidamente aos ambientes de trabalho híbridos, poderemos ver a aceitação da mudança melhorar nos próximos anos.

2. A nuvem é o lugar certo

Com 24% das empresas informando que já estão, em sua maioria, na nuvem e 41% com uma filosofia de "nuvem a cada atualização", não é de surpreender que estejamos observando um aumento significativo nas implementações planejadas de soluções de negócios baseadas na nuvem, desde o registro de documentos até o tempo e o faturamento e os recursos humanos.

É interessante notar que um dos maiores aumentos será o dos sistemas de gerenciamento de documentos baseados em nuvem, que aumentaram 12 pontos percentuais, chegando a 49%.

Na NetDocuments, sabemos da importância da nuvem no setor jurídico e esperamos que qualquer resistência remanescente se esvaia lentamente. Somos uma solução que prioriza a nuvem há mais de 20 anos e, quando a pandemia chegou, estávamos prontos para ajudar os advogados e a equipe profissional a trabalhar em casa. Nosso DMS em nuvem está preparado e aguardando se a sua empresa estiver fazendo a transição para a nuvem em 2022.

Saiba como a Ploum, um escritório de advocacia da Holanda, fez a transição para a nuvem com o NetDocuments.

3. As ferramentas de colaboração são indispensáveis

Quase todas as empresas usam alguma ferramenta de colaboração e, obviamente, os grandes vencedores durante a pandemia foram o Microsoft Teams e o Zoom. Veja como as empresas estão usando essas ferramentas:

• Videoconferência - Teams 69% | Zoom 85%
• Colaboração e troca de mensagens - Teams 61% | Zoom 42%
• Reuniões virtuais com clientes ou eventos de marketing - Equipes 36% | Zoom 80%

Parece que o Teams é mais usado internamente, enquanto as pessoas optam pelo Zoom quando trabalham com terceiros ou externos.

Apesar da popularidade do Teams e do Zoom, as empresas têm tido dificuldade em desenvolver práticas sólidas de governança de informações para soluções de colaboração ou bate-papo. Muitas empresas não estão lidando com os riscos associados ao Teams e a tecnologias semelhantes. Por exemplo, 46% das empresas admitiram não ter políticas de governança para o Teams e 38% delas não estavam aplicando a criptografia em documentos compartilhados externamente.

Outra preocupação são os dados que as empresas poderiam aproveitar, mas que estão desperdiçando. Há uma grande quantidade de informações ocultas sobre quando e como os advogados e a equipe usam o Teams ou o Zoom, e as políticas de governança das empresas devem permitir que elas coletem e analisem esses dados.

4. Os desafios de segurança são muitos

O aumento da segurança continua sendo uma das principais preocupações, e as empresas relataram que seus maiores desafios de segurança são:

• 44% comportamento do usuário
• 35% de engenharia social/phishing
• 30% dos requisitos/auditorias de segurança do cliente
• 25% de malware/vírus/ameaças de dia zero
• 19% educação e conscientização dos usuários
  

O trabalho remoto acrescenta elementos adicionais à mistura. As principais preocupações de segurança relacionadas ao trabalho em casa incluíam gerenciamento remoto de dispositivos, Wi-Fi doméstico não seguro e provisionamento e coleta de equipamentos.

As empresas abordaram essas preocupações de várias maneiras, inclusive restringindo o uso por advogados e funcionários de soluções comerciais de armazenamento de arquivos, como o Dropbox, que não faziam parte dos conjuntos de tecnologia aprovados pelas empresas. Outras medidas de segurança incluíram autenticação multifatorial, treinamento de conscientização sobre segurança e testes de engenharia social/phishing.

Prevemos que a segurança física e cibernética continuará a ser uma das principais preocupações nos próximos anos, e isso se estenderá à forma como as empresas escolhem os fornecedores de tecnologia. A solução NetDocuments PROTECT oferece segurança aprimorada para atender às maiores preocupações das empresas.

5. Consolidação de aplicativos em todo o setor

O setor de tecnologia jurídica continua a se consolidar, mas ainda não se sabe se isso beneficiará o você. O fato de uma organização adquirir outras soluções e colocá-las sob a mesma marca não significa que a sua empresa terá facilidade de integração.

A consolidação só é útil se as organizações combinarem a tecnologia para oferecer ao você um aplicativo sem interrupções. É por isso que a NetDocuments está integrando o AfterPattern, uma aquisição recente, ao ecossistema NetDocuments. É essencial que continuemos a oferecer a aparência, a sensação e a experiência que o você espera.

Nossa tendência favorita: NetDocuments está crescendo em popularidade

O NetDocuments vem ganhando terreno com um crescimento ano a ano maior do que o de nossos concorrentes desde 2019 e, em 2021, a ILTA informou que o uso do NetDocuments aumentou para 20% do mercado.

Com 21% das empresas com um DMS pretendendo fazer upgrade nos próximos 12 meses e 19% das empresas fazendo upgrade com planos de mudar para a nuvem, estamos ansiosos para ver a tendência do NetDocuments continuar a crescer!

Quando ninguém consegue perceber que o você está trabalhando remotamente, isso é trabalho inspirado.

De modo geral, os resultados da Pesquisa de Tecnologia ILTA 2021 confirmam que há uma mudança significativa para a nuvem, permitindo o trabalho colaborativo e eficiente de qualquer lugar. Se o você estiver tentando maximizar seu investimento no M365, adotar uma abordagem que prioriza a nuvem para o gerenciamento de documentos ou integrar o Teams ao seu sistema de registro e planos de governança de informações, a NetDocuments é o parceiro certo para ajudá-lo a desenvolver soluções inspiradas.

Saiba mais sobre o NetDocuments e como encontrar o DMS certo para sua empresa.