La revisione dei contratti è una delle attività che richiede più tempo in qualsiasi ufficio legale aziendale. Avvocati e paralegali trascorrono ore a esaminare minuziosamente contratti di ogni tipo, dagli accordi di riservatezza (NDA) a complessi accordi tra più parti, molti dei quali sono strutturalmente identici, clausola per clausola, accordo dopo accordo. Si tratta di un lavoro ripetitivo, di grande importanza e senza tregua.

L'intelligenza artificiale sta cambiando questa situazione. Il suo livello di efficacia dipende quasi interamente dal modo in cui viene implementata.

I vantaggi della revisione dei contratti tramite intelligenza artificiale

La revisione dei contratti tramite IA offre vantaggi chiari e misurabili quando viene applicata alle attività giuste. È proprio in questo ambito che crea il maggior valore per i team legali.

Velocità su larga scala

L'intelligenza artificiale è in grado di analizzare centinaia di pagine in pochi minuti, individuando rapidamente se una clausola è conforme, si discosta o è assente dal vostro manuale standard.

Coerenza in ogni revisione

Ogni contratto viene valutato in base agli stessi criteri previsti dal manuale operativo, eliminando così la variabilità derivante dall’affaticamento dei revisori o dalle diverse interpretazioni individuali.

Estrazione strutturata dei termini chiave

L'intelligenza artificiale raccoglie le parti, le date di entrata in vigore, i termini di rinnovo, gli obblighi di pagamento e i limiti di responsabilità in un riepilogo chiaro, senza che un avvocato debba estrarre manualmente ciascuna di queste informazioni.

Meno inadempienze e scadenze non rispettate

I termini di preavviso nascosti, i periodi di rinnovo automatico e gli obblighi relativi alle tappe fondamentali sono facili da trascurare quando si è sotto pressione. L'intelligenza artificiale li mette in evidenza, fornendo i riferimenti al documento di origine.

Maggiore impiego di risorse legali per attività che comportano decisioni di grande rilevanza

Affidando all’intelligenza artificiale la prima fase di revisione, che comporta un lavoro ripetitivo, gli avvocati possono concentrare la propria attenzione sulle disposizioni complesse e sensibili dal punto di vista commerciale, che richiedono un vero e proprio giudizio giuridico.

I cinque flussi di lavoro in cui l’intelligenza artificiale offre i maggiori vantaggi

Non tutte le attività a contratto traggono lo stesso vantaggio dall’intelligenza artificiale. Ecco le cinque aree in cui, nella pratica, l’intelligenza artificiale tende a dare i risultati migliori.

1. Rilevamento delle deviazioni dal playbook

Uno dei casi d’uso più evidenti consiste nel caricare il proprio playbook standard e segnalare qualsiasi clausola che non rientri nelle posizioni approvate. L’intelligenza artificiale è in grado di confrontare rapidamente le modifiche ricevute con le posizioni di ripiego e di segnalare ogni scostamento affinché venga esaminato.

2. Revisione di documenti in grandi volumi e a bassa complessità (accordi di riservatezza, capitolati d'appalto)

Gli accordi di routine con parametri accettabili ben definiti sono i candidati ideali per una revisione basata in primo luogo sull’intelligenza artificiale. Molti team utilizzano l’intelligenza artificiale per gestire in modo autonomo una prima revisione dei modelli approvati, inoltrando agli avvocati solo le eccezioni e le clausole non standard.

3. Estrazione degli obblighi e delle scadenze

I termini di preavviso nascosti, i periodi di rinnovo automatico e gli obblighi relativi alle tappe fondamentali sono facili da trascurare quando si è sotto pressione. L'intelligenza artificiale li estrae e li riunisce in un riepilogo strutturato con riferimenti al documento originale, riducendo il rischio di tralasciare una data fondamentale.

4. Analisi della data room nell’ambito della due diligence

La due diligence in ambito di fusioni e acquisizioni comporta l’analisi di centinaia di contratti entro scadenze molto strette. L’intelligenza artificiale è in grado di classificare rapidamente gli accordi, individuare le clausole relative al cambio di controllo, riconoscere le condizioni anomale e creare tabelle riassuntive, un lavoro che altrimenti richiederebbe molto tempo.

5. Confronto tra contratti e preparazione delle revisioni con evidenziazione delle modifiche

L'intelligenza artificiale è in grado di confrontare una bozza in arrivo con un precedente o un modello standard, generando una versione annotata che evidenzia ogni differenza sostanziale. Ciò risulta particolarmente utile quando il legale della controparte invia un documento pesantemente modificato e occorre comprendere rapidamente la portata complessiva delle modifiche apportate.

Considerazioni relative al rischio e all'accuratezza

La revisione dei contratti tramite intelligenza artificiale non è infallibile, e le conseguenze degli errori nei documenti legali sono concrete.

• L’ancoraggio al contesto riduce il rischio di “allucinazioni”: l’affidabilità dei risultati generati dall’IA dipende interamente dal contesto in cui sono radicati. Gli strumenti che attingono dal proprio corpus contrattuale e dal proprio playbook — anziché generare risultati a partire da dati di addestramento generici — riducono sostanzialmente il rischio di far emergere una clausola che non esiste o di tralasciarne una che invece è presente. I controlli di revisione umana per le disposizioni ad alto rischio e per le attività con ambito ristretto forniscono un ulteriore livello di garanzia.
• Accuratezza del benchmark rispetto al vostro corpus: le dichiarazioni di accuratezza fornite dai fornitori si basano su set di dati che raramente corrispondono al vostro settore, alla vostra giurisdizione o allo stile dei vostri contratti. Eseguite sempre una verifica di fattibilità su un campione dei vostri contratti prima di prendere qualsiasi decisione in materia di appalto.
• Controlli da parte di esperti umani: la revisione da parte di un avvocato rimane fondamentale in ogni fase. L’intelligenza artificiale può fornire un supporto nella fase iniziale, ma la responsabilità di ogni singola clausola spetta all’avvocato.
• Domande sulla privacy dei dati da porre a qualsiasi fornitore: i vostri dati vengono utilizzati per addestrare il modello? Dove vengono archiviati e per quanto tempo? Quali certificazioni possiede il fornitore (SOC 2, ISO 27001)? Queste domande non sono facoltative. NetDocuments, a titolo di riferimento, possiede le certificazioni SOC 2 Tipo II e ISO 27001, 27017, 27018 e 27701.

Prova il servizio di revisione dei contratti basato sull'intelligenza artificiale nella tua organizzazione

Un test strutturato è il punto di partenza ideale. Ecco un approccio in quattro fasi.

Passaggio 1
Scegliere un caso d'uso contenuto

Inizia con un unico tipo di contratto che sia caratterizzato da volumi elevati, ben definito e relativamente a basso rischio: gli accordi di riservatezza (NDA) ne sono l’esempio classico. Questo ti offre un ambiente di test ben strutturato e ti permette di correggere la rotta sin dalle prime fasi.

Fase 2
: Definizione di un valore di riferimento pre-IA

Prima di eseguire qualsiasi analisi basata sull'intelligenza artificiale, documenta quanto tempo richiede il tuo processo attuale, quali problemi riscontrano solitamente gli avvocati e qual è il tuo tasso di errore. Hai bisogno di un punto di riferimento con cui confrontare i risultati.

Fase 3
: eseguire un test di revisione parallelo strutturato

Chiedete agli avvocati di esaminare una serie di contratti seguendo la vostra procedura attuale, quindi sottoponete gli stessi contratti allo strumento di intelligenza artificiale. Confrontate i risultati: cosa ha individuato l’IA, cosa le è sfuggito e cosa ha segnalato erroneamente? Eseguite il test su almeno 25-50 contratti per ottenere risultati statisticamente significativi.

Fase 4
Definisci la tua soglia di accettazione/rifiuto

Prima di iniziare, concordate quale sia il livello di “sufficienza”. Qual è il tasso di accuratezza accettabile per il vostro caso d’uso? Qual è il tasso di falsi negativi tollerabile? Senza criteri concordati in anticipo, le decisioni di procedere o meno diventano soggettive e di natura politica.

Integrazione dell'intelligenza artificiale con il vostro DMS

La revisione dei contratti tramite IA funziona al meglio quando si integra perfettamente con il vostro sistema di gestione dei documenti. Uno strumento autonomo che richiede il caricamento manuale dei documenti crea difficoltà e ne limita l'adozione. Quando valutate un fornitore, ponete le seguenti domande:

• I dati vengono prelevati direttamente dal repository del DMS oppure è necessario caricarli manualmente per ogni revisione?
• I metadati strutturati (tipo di contratto, parti, date chiave, indicatori di rischio) vengono reinseriti nei record dei vostri documenti?
• Si integra con i tuoi flussi di lavoro relativi alla firma elettronica e all’approvazione, oppure crea un percorso separato?
• Qual è il calendario effettivo di implementazione e quali sono le risorse IT necessarie? Chiedete referenze a un cliente che abbia una configurazione DMS simile.

Spesso è proprio la stretta integrazione con il DMS a fare la differenza tra gli strumenti che vengono adottati e quelli che vengono abbandonati.

Lista di controllo per la valutazione da parte dell'acquirente: cosa cercare in uno strumento di revisione dei contratti basato sull'intelligenza artificiale

Prima di valutare qualsiasi strumento, mettiti d’accordo con il tuo team su cosa si intenda per “buono” in ciascuna di queste dimensioni:

• Accuratezza e test: è possibile eseguire una prova di fattibilità sul proprio corpus di contratti prima di procedere all’adozione definitiva? In che modo il fornitore misura e riporta i livelli di accuratezza per tipo di contratto e categoria di clausola?
• Trattamento dei dati: il fornitore utilizza i vostri dati per addestrare o migliorare i propri modelli? Quali sono le sue politiche di conservazione dei dati, i requisiti geografici di archiviazione e le certificazioni di sicurezza (SOC 2 Tipo II, ISO 27001)?
• Integrazione DMS: si tratta di un’integrazione nativa o solo tramite API? Quali piattaforme DMS sono supportate? Qual è la tempistica di implementazione?
• Configurabilità: è possibile personalizzare i criteri di revisione in base al proprio playbook specifico e alle proprie soglie di rischio, oppure si è limitati alle impostazioni predefinite del fornitore?
• Controllo da parte degli avvocati: in quali punti del flusso di lavoro sono previsti controlli manuali? Come vengono segnalate le clausole ad alto rischio o ambigue? Come si presenta, nella pratica, l’interfaccia utente dedicata alla segnalazione?