È il periodo dell’anno dedicato alle conferenze IT. NetDocuments ha organizzato con successo conferenze a Salt Lake City (Stati Uniti) e a Londra (Regno Unito), mentre questa settimana i nostri clienti provenienti da tutta la regione Asia-Pacifico si sono riuniti a Sydney, in Australia. Analogamente, Microsoft ha tenuto la sua imponente conferenza Ignite un paio di settimane fa. Naturalmente, proprio come NetDocuments ha annunciato nuove caratteristiche e funzionalità a Elevate, data la sua dimensione e portata, Microsoft solitamente inonda la stampa specializzata del settore IT con annunci relativi alla sua vasta gamma di prodotti.

Dal punto di vista di SharePoint, molti degli annunci di quest’anno erano di natura piuttosto tecnica e amministrativa, come i miglioramenti al Centro di amministrazione, l’aumento dei limiti delle raccolte di siti e la possibilità di eseguire SharePoint Server 2019 su Azure Stack. La conferenza dello scorso anno ha introdotto il concetto di siti Home, siti Hub e altri miglioramenti alle potenzialità di SharePoint Online “pronto all’uso” per fornire un’ottima Intranet aziendale.

Ho sempre avuto un rapporto personale di amore-odio con SharePoint sin dalla sua nascita. Ricordo di aver inserito un CD in un server Dell e di aver configurato un’installazione di SharePoint 2001 per la Facoltà di Scienze dell’Open University (Regno Unito) nel lontano 2001; quel sistema divenne un piccolo e pratico sito intranet per circa 350 persone. Ripensando alle caratteristiche e alle funzionalità di quella prima versione di 18 anni fa, nessuno può negare che il prodotto abbia fatto passi da gigante da allora; NetDocuments si è evoluto a un ritmo simile in quel periodo, ovviamente avevamo il vantaggio di essere basati sul cloud sin dall’inizio, quindi non servivano CD o DVD per l’installazione sui server Windows 2000! All’epoca, la mia attenzione era concentrata su SharePoint come intranet; in seguito sono diventato responsabile di un’iniziativa di Enterprise Content Management (ECM) per l’Università e ho implementato quello che allora era EMC Documentum, per una “gestione dei contenuti seria”. Naturalmente, man mano che SharePoint si è evoluto fino alle attuali varianti SharePoint Online e SharePoint Server 2019, le sue capacità di gestione dei documenti sono notevolmente migliorate, ma non è mai stato un sistema di gestione dei documenti altamente specializzato e mirato; in realtà è più una piattaforma di collaborazione con alcune funzionalità di gestione dei documenti e, dato che ora esiste un sito SharePoint “nascosto” che fornisce lo spazio di archiviazione per ogni istanza di Teams, sembra continuare lungo quel percorso evolutivo.

Allora, perché è stato un rapporto “di amore-odio”? Beh, perché per gran parte di quei 18 anni, SharePoint riusciva a fare tra il 50% e il 75% di ciò che volevo, ma spesso mancava di alcune funzionalità, oppure mi costringeva ad acquistare componenti aggiuntivi di terze parti o a spendere un sacco di soldi per personalizzarlo. In un momento o nell’altro, la piattaforma è stata pubblicizzata sia come piattaforma di sviluppo “tuttofare”, sia come intranet pronta all’uso. In questo momento, forte della mia recente esperienza come responsabile del digital workplace, direi di essermi nuovamente innamorato della capacità di SharePoint di creare un’intranet altamente funzionale, praticamente pronta all’uso.

NetDocuments, d’altra parte, non è uno strumento adatto alla creazione di una intranet aziendale per una grande organizzazione globale, poiché forniamo una piattaforma specializzata nella gestione dei documenti. Essendo molto più piccoli di Microsoft, possiamo concentrarci in modo mirato sulla nostra missione principale: fornire una piattaforma di gestione dei documenti legali di prim’ordine, basata sul cloud e altamente sicura. Il nostro percorso nello stesso periodo si è concentrato sullo sviluppo delle nostre funzionalità principali di gestione dei documenti, delle nostre caratteristiche di sicurezza e conformità e sull’utilizzo della nostra tecnologia cloud per fornire tecnologie di collaborazione altrettanto mirate; consentendo a studi legali, uffici legali aziendali e clienti con esigenze simili di condividere informazioni in modo sicuro e protetto oltre i confini aziendali. Ecco perché siamo stati recentemente premiati dai lettori di KMWorld con il primo premio KMWorld Readers’ Choice come Migliore piattaforma per la conformità e la sicurezza delle informazioni.

Sebbene SharePoint si sia evoluto fino a diventare un'ottima suite di prodotti, non ha mai seguito lo stesso percorso evolutivo di NetDocuments; noi, invece, abbiamo sviluppato le funzionalità di gestione documentale pluripremiate, altamente sicure e incentrate sui casi, richieste dal settore legale.