Jurister er stadig mer bekymret for hvordan håndtering av administrative oppgaver påvirker deres evne til å bruke ekspertisen sin til mer interessant arbeid med høyere verdi. Og ifølge en rapport fra Bloomberg Law sier 61 % av advokatfirmaer og 70 % av interne juridiske team at forbedret effektivitet er den primære drivkraften bak teknologiimplementeringene deres .

Fremtidsrettede organisasjoner identifiserer repeterende, manuelle prosesser og bruker automatisering for å forbedre arbeidsflytene sine, slik at de kan bruke mer tid på kjernearbeid og strategisk verdiskaping.

Det finnes fire typer automatiseringsteam kan implementere for å oppnå større effektivitet: automatisering av forretningsprosesser, intelligent prosessautomatisering, robotisk prosessautomatisering og hyperautomatisering.

1. Automatisering av forretningsprosesser

Denne typen automatisering fokuserer på systemer og prosesser, og bruker teknologi for å forenkle og automatisere arbeidsflyter . For eksempel kan et advokatfirma eller et juridisk team bruke automatisering av forretningsprosesser for å digitalisere dokumenter og jobbe med dem mer effektivt i en dokumenthåndteringsplattform. En annen type automatisering vil inkludere automatisering av juridiske dokumenter , som utnytter data som er samlet inn gjennom hele klientforholdet, som kan brukes til å automatisk fylle ut maler og opprette tilpassede juridiske dokumenter.

2. Intelligent prosessautomatisering

Intelligente prosesser tar automatisering av forretningsprosesser til neste nivå og optimaliserer automatiserte arbeidsflyter. Den automatiserer enda flere deler av prosessen, og reduserer antallet manuelle interaksjoner ytterligere. For å oppnå dette introduserer intelligent prosessautomatisering naturlig språkbehandling og lignende teknologier for å behandle data fra ulike kilder. For eksempel kan en programvareplattform bruke intelligent prosessautomatisering til å skanne kontrakter og identifisere hvordan ulike klausuler samsvarer (eller ikke samsvarer) med forventet språk.

3. Automatisering av robotprosesser

Denne typen automatisering kjennetegnes av sine kraftige evner til å håndtere store volumer. Ved hjelp av robotisert prosessautomatisering kan et firma konfigurere programvare til å fange opp og tolke applikasjoner for å manipulere data, utløse svar og kommunisere med andre digitale systemer. For eksempel kan et firma bruke robotisert prosessautomatisering til å kjøre varemerkesøk globalt, overvåke regulatoriske problemer og motta varsler når et problem krever oppmerksomhet, eller utføre due diligence på leverandører og partnere.

4. Hyperautomatisering

Hyperautomatisering kan best betraktes som en teknikk som involverer ulike typer automatisering og bruker flere teknologier for å akselerere automatisering på tvers av organisasjonen. Den er vanligvis avhengig av maskinlæring og andre avanserte teknologier for å identifisere og implementere muligheter for å forbedre effektiviteten. Men hyperautomatisering er ikke ment å erstatte menneskelig innspill. Målet er å optimalisere prosesser fullt ut og redusere risiko, samtidig som mennesker enkelt kan injisere sin ekspertise for bedre ytelse.

For eksempel kan et juridisk team bruke hyperautomatisering til å skanne e-poster og vedlegg, laste ned data, trekke ut relevante deler av dataene, legge inn disse dataene på passende steder i et dokumenthåndteringssystem, og deretter utløse et varsel til noen i organisasjonen med viktig informasjon som må handles ut fra basert på spesifikk ekspertise.

Gartner , Deloitte og andre teknologiske tankesmier har alle nevnt hyperautomatisering på listene sine over trendteknologier, og med god grunn. Investering i hyperautomatisering gir betydelig gevinst fordi det dramatisk reduserer feil og forbedrer kvaliteten, samtidig som det frigjør teammedlemmer med verdifull ekspertise til å fokusere på mer viktig arbeid. Gartner sier spesifikt: «Økt fokus på vekst, digitalisering og operasjonell fortreffelighet har fremhevet et behov for bedre og mer utbredt automatisering. Hyperautomatisering er en forretningsdrevet tilnærming for å identifisere, granske og automatisere så mange forretnings- og IT-prosesser som mulig.» I stor skala har automatisering kraften til å transformere arbeidsflyter og forbedre måten arbeidet utføres på betraktelig.

«Hyperautomatisering egner seg til kontinuerlig forbedring, noe som bygger konkurransefortrinn ettersom systemet blir bedre til å samle inn, analysere, plassere og forutsi resultater . Velfungerende systemer har kapasitet til å effektivisere arbeidsflyter som i utgangspunktet ble ansett som for komplekse for automatisering – og i stor skala revolusjonere hvordan beslutningstakere bruker og anvender organisasjonens data. »

Mike Lucas, informasjonssjef hos Wilson Sonsini

Hvordan utnytte automatisering

De fleste organisasjoner har satt sammen systemer og prosesser over tid, noe som har resultert i en blanding av ineffektivitet og en rekke potensielle feilpunkter. Hvis dette er tilfelle for din organisasjon, bør du vurdere å se etter muligheter for automatisering og lage standardtilnærminger som oppmuntrer til konsistens. Inkluder systemer, prosesser, applikasjoner, arbeidsflyter og personene som gjør arbeidet i evalueringen din. For raske gevinster, se på å implementere verktøy med lite/ingen kode for å forbedre dokumentautomatisering og godkjenningsprosesser for større effektivitet og høyere kvalitet.

«En betydelig utfordring med å oppnå hyperautomatisering er å koble systemer sammen slik at du har alle datapunktene som trengs, så vurder løsninger som allerede fungerer med verktøyene dine bruker . Etter hvert som teknologiene dine kombineres, blir de større enn summen av delene og gir nye muligheter og økt verdi .»

Mike Ferrara, seniorleder hos Deloitte Legal Business Services

Nøkkelen her er å finne en balanse mellom plattformer i toppklassen som integreres sømløst med hverandre. Se etter teknologier som gir et brukervennlig grensesnitt med funksjonene du trenger for å utføre ønskede automatiseringer. Selv om det er ideelt å finne alt du trenger på én plattform, kan det hende du må vurdere flere integrerte løsninger for mer komplekse applikasjoner. For eksempel kan det å bruke verktøy som Microsofts Power Automate for å utvide funksjonaliteten til API-ene til den enkelte plattform gi kraftige løsninger på daglige problemer. Plattformer som åpent deler API-ene sine, bør toppe listen.

Vil du se hva andre tankeledere innen jus snakker om? Last ned 10 juridiske teknologitrender for 2022 og utover for advokatfirmaer og juridiske avdelinger i bedrifter for å oppdage flere teknologitrender som har potensial til å drive meningsfulle resultater.

Automatiser arbeidsflyter for juridiske team og gi brukerne et allsidig sett med verktøy for å effektivisere grunnleggende administrative oppgaver med NetDocuments Power Automate Connector .