I professionisti del settore legale sono sempre più preoccupati per l’impatto che la gestione delle attività amministrative sta avendo sulla loro capacità di dedicare le proprie competenze a incarichi più interessanti e di maggior valore. Secondo un rapporto di Bloomberg Law, il 61% degli studi legali e il 70% dei team legali interni affermano che il miglioramento dell’efficienza è il fattore principale alla base delle loro implementazioni tecnologiche.

Le organizzazioni lungimiranti stanno individuando i processi manuali e ripetitivi e stanno applicando l'automazione per migliorare i propri flussi di lavoro, in modo da poter dedicare più tempo alle attività principali e alle iniziative che apportano valore strategico.

Esistono quattro tipi di automazione che i team possono implementare per ottenere una maggiore efficienza: automazione dei processi aziendali, automazione intelligente dei processi, automazione robotica dei processi e iperautomazione.

1. Automazione dei processi aziendali

Questo tipo di automazione si concentra su sistemi e processi, applicando la tecnologia per semplificare e automatizzare i flussi di lavoro. Ad esempio, uno studio legale o un team legale potrebbe ricorrere all’automazione dei processi aziendali per digitalizzare i documenti e gestirli in modo più efficiente all’interno di una piattaforma di gestione documentale. Un altro tipo di automazione è rappresentato dall’automazione dei documenti legali, che sfrutta i dati raccolti nel corso del rapporto con il cliente per compilare automaticamente i modelli e creare documenti legali personalizzati.

2. Automazione intelligente dei processi

L’automazione intelligente dei processi porta l’automazione dei processi aziendali a un livello superiore, ottimizzando i flussi di lavoro automatizzati. Automatizza un numero ancora maggiore di fasi del processo, riducendo ulteriormente il numero di interventi manuali. A tal fine, l’automazione intelligente dei processi introduce l’elaborazione del linguaggio naturale e tecnologie simili per elaborare dati provenienti da varie fonti. Ad esempio, una piattaforma software potrebbe utilizzare l’automazione intelligente dei processi per analizzare i contratti e identificare in che misura le varie clausole corrispondano (o meno) alla formulazione prevista.

3. Automazione robotica dei processi

Questo tipo di automazione si contraddistingue per le sue potenti capacità di gestire volumi elevati. Grazie all’automazione robotica dei processi, un’azienda può configurare il software in modo da acquisire e interpretare applicazioni per la gestione dei dati, l’attivazione di risposte e la comunicazione con altri sistemi digitali. Ad esempio, un’azienda potrebbe utilizzare l’automazione robotica dei processi per effettuare ricerche sui marchi a livello globale; monitorare le questioni normative e ricevere avvisi quando un problema richiede attenzione; oppure condurre verifiche di due diligence su fornitori e partner.

4. Iperautomazione

L’iperautomazione può essere definita come una tecnica che coinvolge vari tipi di automazione e utilizza diverse tecnologie per accelerare il processo di automazione in tutta l’organizzazione. In genere si avvale dell’apprendimento automatico e di altre tecnologie avanzate per identificare e cogliere le opportunità di miglioramento dell’efficienza. Tuttavia, l’iperautomazione non ha lo scopo di sostituire il contributo umano. L’obiettivo è ottimizzare appieno i processi e ridurre i rischi, consentendo al contempo alle persone di mettere facilmente a frutto le proprie competenze per ottenere prestazioni migliori.

Ad esempio, un team legale potrebbe utilizzare l’iperautomazione per analizzare e-mail e allegati, scaricare dati, estrarne le parti rilevanti, inserirli nelle sezioni appropriate di un sistema di gestione dei documenti e, infine, inviare un avviso a un membro dell’organizzazione in merito a informazioni importanti che richiedono un intervento basato su competenze specifiche.

Gartner, Deloitte e altri think tank tecnologici hanno tutti inserito l’iperautomazione nei loro elenchi delle tecnologie di tendenza, e a ragione. Gli investimenti nell’iperautomazione offrono un ritorno significativo perché riducono drasticamente gli errori e migliorano la qualità, consentendo al contempo ai membri del team con competenze preziose di concentrarsi su attività più rilevanti. Gartner afferma in particolare: “La maggiore attenzione alla crescita, alla digitalizzazione e all’eccellenza operativa ha evidenziato la necessità di un’automazione migliore e più diffusa. L’iperautomazione è un approccio orientato al business volto a identificare, vagliare e automatizzare il maggior numero possibile di processi aziendali e IT». Su larga scala, l’automazione ha il potere di trasformare i flussi di lavoro e migliorare notevolmente il modo in cui il lavoro viene svolto.

“L’iperautomazione si presta al miglioramento continuo, il che crea un vantaggio competitivo man mano che il sistema diventa più efficiente nel raccogliere, analizzare, elaborare e prevedere i risultati. I sistemi ben funzionanti hanno la capacità di semplificare flussi di lavoro inizialmente ritenuti troppo complessi per l’automazione e, su larga scala, di rivoluzionare il modo in cui i responsabili delle decisioni utilizzano e applicano i dati della propria organizzazione.”

Mike Lucas, responsabile informatico presso Wilson Sonsini

Come sfruttare l'automazione

La maggior parte delle organizzazioni ha messo insieme sistemi e processi nel corso del tempo, creando un miscuglio caratterizzato da inefficienza e numerosi potenziali punti di fallimento. Se questa è la situazione della vostra organizzazione, valutate la possibilità di individuare opportunità di automazione e di creare approcci standardizzati che favoriscano la coerenza. Includete nella vostra valutazione sistemi, processi, applicazioni, flussi di lavoro e le persone che svolgono il lavoro. Per ottenere risultati immediati, valutate l’implementazione di strumenti low-code o no-code per migliorare l’automazione dei documenti e i processi di approvazione, al fine di ottenere maggiore efficienza e qualità.

“Una sfida importante nel raggiungimento dell’iperautomazione consiste nel collegare tra loro i sistemi in modo da disporre di tutti i dati necessari; pertanto, è opportuno prendere in considerazione soluzioni che siano già compatibili con gli strumenti utilizzati dal personale. Man mano che le tecnologie si integrano, il loro effetto diventa maggiore della somma delle singole parti, generando nuove funzionalità e un valore aggiunto.”

Mike Ferrara, Senior Manager presso Deloitte Legal Business Services

La chiave sta nel trovare il giusto equilibrio con piattaforme di altissimo livello che si integrino perfettamente tra loro. Cercate tecnologie che offrano un'interfaccia intuitiva con le funzionalità necessarie per eseguire le automazioni desiderate. Sebbene l'ideale sia trovare tutto ciò di cui avete bisogno in un'unica piattaforma, per applicazioni più complesse potrebbe essere necessario prendere in considerazione più soluzioni integrate. Ad esempio, sfruttare strumenti come Power Automate di Microsoft per estendere le funzionalità delle API della vostra piattaforma può portare a soluzioni efficaci per i problemi quotidiani. Le piattaforme che condividono apertamente le proprie API dovrebbero essere in cima alla lista.

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