Juridische professionals maken zich steeds meer zorgen over de invloed van administratieve taken op hun vermogen om hun expertise in te zetten voor interessanter en waardevoller werk. Volgens een rapport van Bloomberg Law zegt 61% van de advocatenkantoren en 70% van de interne juridische teams dat verbeterde efficiëntie de belangrijkste drijfveer is voor hun technologie-implementaties.

Toekomstgerichte organisaties identificeren repetitieve, handmatige processen en passen automatisering toe om hun workflows te verbeteren, zodat ze meer tijd kunnen besteden aan kernactiviteiten en strategische toegevoegde waarde.

Er zijn vier soorten automatisering die teams kunnen implementeren om meer efficiëntie te bereiken: bedrijfsprocesautomatisering, intelligente procesautomatisering, robotische procesautomatisering en hyperautomatisering.

1. Automatisering van bedrijfsprocessen

Dit type automatisering richt zich op systemen en processen, waarbij technologie wordt toegepast om workflows te vereenvoudigen en te automatiseren. Een advocatenkantoor of juridisch team kan bijvoorbeeld bedrijfsprocesautomatisering toepassen om documenten te digitaliseren en efficiënter met deze documenten te werken in een documentbeheerplatform. Een ander type automatisering is de automatisering van juridische documenten, waarbij gebruik wordt gemaakt van gegevens die tijdens de klantrelatie zijn verzameld en die kunnen worden gebruikt om sjablonen automatisch in te vullen en aangepaste juridische documenten te creëren.

2. Intelligente procesautomatisering

Intelligente processen tillen bedrijfsprocesautomatisering naar een hoger niveau en optimaliseren geautomatiseerde workflows. Ze automatiseren nog meer onderdelen van het proces, waardoor het aantal handmatige interacties verder wordt verminderd. Om dit te bereiken, maakt intelligente procesautomatisering gebruik van natuurlijke taalverwerking en soortgelijke technologieën om gegevens uit verschillende bronnen te verwerken. Een softwareplatform kan bijvoorbeeld intelligente procesautomatisering gebruiken om contracten te scannen en te identificeren hoe verschillende clausules al dan niet overeenkomen met de verwachte bewoordingen.

3. Robotgestuurde procesautomatisering

Dit type automatisering onderscheidt zich door zijn krachtige mogelijkheden om grote volumes te verwerken. Met behulp van robotgestuurde procesautomatisering kan een bedrijf software configureren om applicaties te registreren en te interpreteren voor het manipuleren van gegevens, het activeren van reacties en het communiceren met andere digitale systemen. Een bedrijf kan robotgestuurde procesautomatisering bijvoorbeeld gebruiken om wereldwijd zoekopdrachten naar handelsmerken uit te voeren, regelgevingskwesties te monitoren en waarschuwingen te ontvangen wanneer een kwestie aandacht vereist, of due diligence uit te voeren bij leveranciers en partners.

4. Hyperautomatisering

Hyperautomatisering kan het best worden gezien als een techniek waarbij verschillende soorten automatisering worden gecombineerd en meerdere technologieën worden gebruikt om automatisering binnen de hele organisatie te versnellen. Meestal wordt daarbij gebruikgemaakt van machine learning en andere geavanceerde technologieën om mogelijkheden voor efficiëntieverbetering te identificeren en te implementeren. Hyperautomatisering is echter niet bedoeld om menselijke input te vervangen. Het doel is om processen volledig te optimaliseren en risico's te verminderen, terwijl mensen gemakkelijk hun expertise kunnen inbrengen voor betere prestaties.

Een juridisch team kan bijvoorbeeld hyperautomatisering gebruiken om e-mails en bijlagen te scannen, gegevens te downloaden, relevante delen van de gegevens te extraheren, deze gegevens op de juiste plaatsen in een documentbeheersysteem in te voeren en vervolgens een waarschuwing te sturen naar iemand binnen de organisatie met belangrijke informatie waarnaar op basis van specifieke expertise moet worden gehandeld.

Gartner, Deloitte en andere technologische denktanks hebben hyperautomatisering allemaal opgenomen in hun lijsten met trending technologieën, en dat is niet voor niets. Investeren in hyperautomatisering levert aanzienlijke voordelen op, omdat het het aantal fouten drastisch vermindert en de kwaliteit verbetert, terwijl teamleden met waardevolle expertise zich kunnen concentreren op belangrijker werk. Gartner zegt specifiek: "Door de toegenomen focus op groei, digitalisering en operationele uitmuntendheid is de behoefte aan betere, meer wijdverbreide automatisering duidelijk geworden. Hyperautomatisering is een bedrijfsgestuurde aanpak om zoveel mogelijk bedrijfs- en IT-processen te identificeren, te controleren en te automatiseren." Op grote schaal heeft automatisering de kracht om workflows te transformeren en de manier waarop werk wordt uitgevoerd aanzienlijk te verbeteren.

"Hyperautomatisering leent zich voor voortdurende verbetering, wat een concurrentievoordeel oplevert naarmate het systeem beter wordt in het verzamelen, analyseren, plaatsen en voorspellen van resultaten. Goed functionerende systemen hebben het vermogen om workflows te stroomlijnen die aanvankelijk te complex werden geacht voor automatisering – en op grote schaal een revolutie teweegte brengen in de manier waarop besluitvormers de gegevens van hun organisatie gebruiken en toepassen."

Mike Lucas, Chief Information Officer bij Wilson Sonsini

Hoe automatisering te benutten

De meeste organisaties hebben in de loop der tijd systemen en processen samengesteld, wat heeft geleid tot een mengelmoes van inefficiëntie en talrijke potentiële storingspunten. Als dit het geval is voor uw organisatie, overweeg dan om mogelijkheden voor automatisering te zoeken en standaardbenaderingen te creëren die consistentie bevorderen. Betrek systemen, processen, applicaties, workflows en de mensen die het werk doen bij uw evaluatie. Voor snelle resultaten kunt u kijken naar de implementatie van low/no code-tools om de automatisering van documenten en goedkeuringsprocessen te verbeteren voor meer efficiëntie en hogere kwaliteit.

"Een belangrijke uitdaging bij het realiseren van hyperautomatisering is het koppelen van systemen, zodat je over alle benodigde gegevens beschikt. Overweeg daarom oplossingen die al werken met de tools die je mensen gebruiken. Wanneer je technologieën worden gecombineerd, worden ze meer dan de som der delen en bieden ze nieuwe mogelijkheden en meerwaarde."

Mike Ferrara, Senior Manager bij Deloitte Legal Business Services

Het belangrijkste is om een evenwicht te vinden met de beste platforms die naadloos met elkaar integreren. Zoek naar technologieën die een gebruiksvriendelijke interface bieden met de functies die u nodig hebt om de gewenste automatiseringen uit te voeren. Hoewel het ideaal is om alles wat u nodig hebt in één platform te vinden, moet u voor complexere toepassingen wellicht meerdere geïntegreerde oplossingen overwegen. Door bijvoorbeeld tools zoals Microsoft Power Automate te gebruiken om de functionaliteit van de API's van uw individuele platform uit te breiden, kunt u krachtige oplossingen voor dagelijkse problemen vinden. Platforms die hun API's openlijk delen, zouden bovenaan de lijst moeten staan.

Wilt u weten waar andere opinieleiders in de juridische wereld het over hebben? Download dan '10 Legal Tech Trends for 2022 and Beyond for advocatenkantoren en juridische afdelingen van bedrijven om meer technologische trends te ontdekken die het potentieel hebben om betekenisvolle resultaten te behalen.

Automatiseer de workflows van juridische teams en geef gebruikers een veelzijdige set tools om basisadministratieve taken te stroomlijnen met NetDocuments Power Automate Connector.