Jurister är alltmer bekymrade över hur hanteringen av administrativa uppgifter påverkar deras förmåga att tillämpa sin expertis på mer intressanta och värdefulla arbetsuppgifter. Enligt en rapport från Bloomberg Law uppger 61 % av advokatbyråerna och 70 % av de interna juridiska teamen att ökad effektivitet är den främsta drivkraften bakom deras teknikimplementeringar.

Framtidsinriktade organisationer identifierar repetitiva, manuella processer och tillämpar automatisering för att förbättra sina arbetsflöden så att de kan ägna mer tid åt kärnverksamheten och strategiska mervärden.

Det finns fyra typer av automatisering som team kan implementera för att uppnå större effektivitet: automatisering av affärsprocesser, intelligent processautomatisering, robotiserad processautomatisering och hyperautomatisering.

1. Automatisering av affärsprocesser

Denna typ av automatisering fokuserar på system och processer och använder teknik för att förenkla och automatisera arbetsflöden. En advokatbyrå eller ett juridiskt team kan till exempel använda automatisering av affärsprocesser för att digitalisera dokument och arbeta med dem mer effektivt i en dokumenthanteringsplattform. En annan typ av automatisering är automatisering av juridiska dokument, som utnyttjar data som samlats in under kundrelationen och som kan användas för att automatiskt fylla i mallar och skapa anpassade juridiska dokument.

2. Intelligent processautomation

Intelligent process tar automatiseringen av affärsprocesser till nästa nivå och optimerar automatiserade arbetsflöden. Den automatiserar ännu fler delar av processen, vilket ytterligare minskar antalet manuella interaktioner. För att uppnå detta introducerar intelligent processautomatisering naturlig språkbehandling och liknande tekniker för att bearbeta data från olika källor. En mjukvaruplattform kan till exempel använda intelligent processautomatisering för att skanna kontrakt och identifiera hur olika klausuler stämmer överens (eller inte) med förväntat språk.

3. Robotiserad processautomation

Denna typ av automatisering kännetecknas av sin kraftfulla förmåga att hantera stora volymer. Med hjälp av robotiserad processautomatisering kan ett företag konfigurera programvara för att registrera och tolka applikationer för att manipulera data, utlösa svar och kommunicera med andra digitala system. Ett företag kan till exempel använda robotiserad processautomatisering för att göra globala varumärkessökningar, övervaka regleringsfrågor och få varningar när en fråga kräver uppmärksamhet, eller genomföra due diligence-undersökningar av leverantörer och partners.

4. Hyperautomatisering

Hyperautomation kan bäst beskrivas som en teknik som involverar olika typer av automatisering och använder flera tekniker för att påskynda automatiseringen i hela organisationen. Den bygger vanligtvis på maskininlärning och andra avancerade tekniker för att identifiera och implementera möjligheter att förbättra effektiviteten. Men hyperautomation är inte avsedd att ersätta mänsklig inblandning. Målet är att optimera processerna fullt ut och minska riskerna, samtidigt som människor enkelt kan bidra med sin expertis för att uppnå bättre resultat.

Ett juridiskt team kan till exempel använda hyperautomation för att skanna e-postmeddelanden och bilagor, ladda ner data, extrahera relevanta delar av data, mata in dessa data på lämpliga platser i ett dokumenthanteringssystem och sedan skicka en varning till någon inom organisationen med viktig information som måste åtgärdas baserat på specifik expertis.

Gartner, Deloitte och andra teknik-tankesmedjor har alla nämnt hyperautomation på sina listor över trendiga tekniker, och det finns goda skäl till det. Investeringar i hyperautomation ger betydande avkastning eftersom det dramatiskt minskar fel och förbättrar kvaliteten samtidigt som det frigör teammedlemmar med värdefull expertis så att de kan fokusera på mer betydelsefullt arbete. Gartner säger specifikt: ”Ökat fokus på tillväxt, digitalisering och operativ excellens har lyft fram behovet av bättre och mer utbredd automatisering. Hyperautomation är en affärsdriven strategi för att identifiera, granska och automatisera så många affärs- och IT-processer som möjligt.” I stor skala har automatisering kraften att omvandla arbetsflöden och avsevärt förbättra sättet på vilket arbetet utförs.

”Hyperautomation lämpar sig för kontinuerlig förbättring, vilket skapar konkurrensfördelar i takt med att systemet blir bättre på att samla in, analysera, placera och förutsäga resultat. Välfungerande system har kapacitet att effektivisera arbetsflöden som initialt ansågs vara för komplexa för automatisering – och i stor skala revolutionera hur beslutsfattare använder och tillämpar sin organisations data.”

Mike Lucas, informationschef på Wilson Sonsini

Hur man utnyttjar automatisering

De flesta organisationer har med tiden satt ihop system och processer, vilket har resulterat i en blandning av ineffektivitet och många potentiella felkällor. Om detta är fallet för din organisation, överväg att leta efter möjligheter till automatisering och skapa standardiserade metoder som främjar konsekvens. Inkludera system, processer, applikationer, arbetsflöden och de personer som utför arbetet i din utvärdering. För snabba vinster, överväg att implementera verktyg med låg/ingen kod för att förbättra dokumentautomatisering och godkännandeprocesser för ökad effektivitet och högre kvalitet.

”En stor utmaning när det gäller att uppnå hyperautomation är att koppla samman system så att du har alla nödvändiga datapunkter. Överväg därför lösningar som redan fungerar med de verktyg som dina medarbetare använder. När dina tekniker kombineras blir de större än summan av delarna och ger nya möjligheter och ökat värde.”

Mike Ferrara, seniorchef på Deloitte Legal Business Services

Det viktigaste här är att hitta en balans med de bästa plattformarna i sin klass som integreras sömlöst med varandra. Leta efter tekniker som erbjuder ett användarvänligt gränssnitt med de funktioner du behöver för att utföra önskade automatiseringar. Det är förstås idealiskt att hitta allt du behöver i en enda plattform, men för mer komplexa tillämpningar kan du behöva överväga flera integrerade lösningar. Genom att till exempel utnyttja verktyg som Microsofts Power Automate för att utöka funktionaliteten hos din enskilda plattforms API:er kan du få kraftfulla lösningar på vardagliga problem. Plattformar som öppet delar sina API:er bör hamna högst upp på listan.

Vill du se vad andra opinionsbildare inom juridik diskuterar? Ladda ner 10 juridiska tekniktrender för 2022 och framåt för advokatbyråer och företagsjuridiska avdelningar för att upptäcka fler tekniktrender som har potential att driva fram meningsfulla resultat.

Automatisera arbetsflödena för juridiska team och ge användarna en mångsidig uppsättning verktyg för att effektivisera grundläggande administrativa uppgifter med NetDocuments Power Automate Connector.