Los profesionales del Derecho están cada vez más preocupados por la forma en que la gestión de las tareas administrativas está afectando a su capacidad para aplicar su experiencia a un trabajo más interesante y de mayor valor. Y según un informe de Bloomberg Law, el 61% de los bufetes de abogados y el 70% de los equipos jurídicos internos afirman que la mejora de la eficiencia es el principal motor de sus implantaciones tecnológicas.

Las organizaciones con visión de futuro están identificando los procesos manuales repetitivos y aplicando la automatización para mejorar sus flujos de trabajo, de modo que puedan dedicar más tiempo al trabajo principal y a los valores añadidos estratégicos.

Existen cuatro tipos de automatización que los equipos pueden aplicar para lograr una mayor eficacia: la automatización de procesos empresariales, la automatización inteligente de procesos, la automatización robótica de procesos y la hiperautomatización.

1. Automatización de procesos empresariales

Este tipo de automatización se centra en los sistemas y procesos, aplicando la tecnología para simplificar y automatizar los flujos de trabajo. Por ejemplo, un bufete de abogados o un equipo jurídico podría aplicar la automatización de procesos empresariales para digitalizar documentos y trabajar con ellos de forma más eficiente en una plataforma de gestión de documentos. Otro tipo de automatización incluiría la automatización de documentos jurídicos, que aprovecha los datos capturados a lo largo de la relación con el cliente que pueden utilizarse para rellenar automáticamente plantillas y crear documentos jurídicos personalizados.

2. Automatización inteligente de procesos

El proceso inteligente lleva la automatización de los procesos empresariales al siguiente nivel, optimizando los flujos de trabajo automatizados. Automatiza aún más partes del proceso, reduciendo aún más el número de interacciones manuales. Para lograrlo, la automatización inteligente de procesos introduce el procesamiento del lenguaje natural y tecnologías similares para procesar datos de diversas fuentes. Por ejemplo, una plataforma de software podría utilizar la automatización inteligente de procesos para escanear contratos e identificar cómo coinciden (o no) diversas cláusulas con el lenguaje esperado.

3. Automatización robótica de procesos

Este tipo de automatización se distingue por sus potentes capacidades para manejar grandes volúmenes. Mediante la automatización robótica de procesos, una empresa puede configurar el software para capturar e interpretar las solicitudes de manipulación de datos, activación de respuestas y comunicación con otros sistemas digitales. Por ejemplo, una empresa podría utilizar la automatización robótica de procesos para realizar búsquedas de marcas a nivel mundial; supervisar cuestiones reglamentarias y recibir alertas cuando un asunto requiera atención; o llevar a cabo la diligencia debida sobre proveedores y socios.

4. Hiperautomatización

La hiperautomatización se concibe mejor como una técnica que implica varios tipos de automatización y utiliza múltiples tecnologías para acelerar la automatización en toda la organización. Normalmente se basa en el aprendizaje automático y otras tecnologías avanzadas para identificar y aplicar oportunidades de mejora de la eficacia. Pero la hiperautomatización no pretende sustituir la intervención humana. El objetivo es optimizar por completo los procesos y reducir los riesgos al tiempo que se permite a los humanos inyectar fácilmente su experiencia para mejorar el rendimiento.

Por ejemplo, un equipo jurídico podría utilizar la hiperautomatización para escanear correos electrónicos y archivos adjuntos, descargar datos, extraer partes relevantes de los mismos, introducir estos datos en las ubicaciones adecuadas de un sistema de gestión de documentos y, a continuación, activar una alerta para alguien de la organización que disponga de información importante sobre la que haya que actuar en función de unos conocimientos específicos.

Gartner, Deloitte y otros grupos de expertos en tecnología han incluido la hiperautomatización en sus listas de tecnologías de tendencia, y con razón. La inversión en hiperautomatización es muy rentable porque reduce drásticamente los errores y mejora la calidad, al tiempo que libera a los miembros del equipo con valiosos conocimientos para que se centren en tareas más trascendentales. En concreto, Gartner afirma que "el aumento de la atención prestada al crecimiento, la digitalización y la excelencia operativa ha puesto de manifiesto la necesidad de una automatización mejor y más generalizada". La hiperautomatización es un enfoque impulsado por la empresa para identificar, examinar y automatizar tantos procesos empresariales y de TI como sea posible." A escala, la automatización tiene el poder de transformar los flujos de trabajo y mejorar enormemente la forma en que se realiza el trabajo.

"La hiperautomatización se presta a la mejora continua, lo que crea una ventaja competitiva a medida que el sistema mejora en la recopilación, el análisis, la colocación y la predicción de resultados. Los sistemas que funcionan bien tienen la capacidad de agilizar los flujos de trabajo que inicialmente se consideraban demasiado complejos para la automatización y, a escala, de revolucionar la forma en que los responsables de la toma de decisiones utilizan y aplican los datos de su organización."

Mike Lucas, Director de Información de Wilson Sonsini

Cómo aprovechar la automatización

La mayoría de las organizaciones han ido uniendo sistemas y procesos a lo largo del tiempo, lo que ha dado como resultado un batiburrillo de ineficacia y numerosos puntos potenciales de fallo. Si este es el caso de su organización, considere la posibilidad de buscar oportunidades para la automatización y la creación de enfoques estándar que fomenten la coherencia. Incluya en su evaluación sistemas, procesos, aplicaciones, flujos de trabajo y a las personas que realizan el trabajo. Para obtener ganancias rápidas, estudie la posibilidad de implantar herramientas de bajo/ningún código para mejorar la automatización de los documentos y los procesos de aprobación, a fin de lograr una mayor eficacia y una mayor calidad.

"Un reto importante a la hora de lograr la hiperautomatización es conectar los sistemas entre sí para disponer de todos los puntos de datos necesarios, así que considere soluciones que ya funcionen con las herramientas que utiliza su personal. A medida que sus tecnologías se combinan, se convierten en algo mayor que la suma de sus partes para aportar nuevas capacidades y un mayor valor."

Mike Ferrara, Gerente Senior de Deloitte Legal Business Services

La clave aquí es encontrar un equilibrio con las mejores plataformas de su clase que se integren perfectamente entre sí. Busque tecnologías que ofrezcan una interfaz fácil de usar con las funciones que necesita para realizar las automatizaciones deseadas. Aunque lo ideal es encontrar todo lo que necesita en una sola plataforma, para aplicaciones más complejas puede que tenga que considerar varias soluciones integradas. Por ejemplo, aprovechar herramientas como Power Automate de Microsoft para ampliar la funcionalidad de las API de su plataforma individual puede aportar soluciones potentes a los problemas cotidianos. Las plataformas que comparten abiertamente sus API deberían encabezar la lista.

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