Os profissionais do setor jurídico estão cada vez mais preocupados com a forma como o gerenciamento de tarefas administrativas está afetando sua capacidade de aplicar seus conhecimentos em trabalhos mais interessantes e de maior valor. E, de acordo com um relatório da Bloomberg Law, 61% dos escritórios de advocacia e 70% das equipes jurídicas internas afirmam que o aumento da eficiência é o principal motivador de suas implementações tecnológicas.

As organizações que pensam no futuro estão identificando processos manuais repetitivos e aplicando a automação para melhorar seus fluxos de trabalho, de modo que possam dedicar mais tempo ao trabalho principal e ao valor estratégico agregado.

Há quatro tipos de automação que as equipes podem implementar para obter maior eficiência: automação de processos de negócios, automação de processos inteligentes, automação de processos robóticos e hiperautomação.

1. Automação de processos de negócios

Esse tipo de automação se concentra em sistemas e processos, aplicando tecnologia para simplificar e automatizar fluxos de trabalho. Por exemplo, um escritório de advocacia ou uma equipe jurídica pode aplicar a automação de processos de negócios para digitalizar documentos e trabalhar com eles de forma mais eficiente em uma plataforma de gerenciamento de documentos. Outro tipo de automação incluiria a automação de documentos jurídicos, que aproveita os dados capturados durante todo o relacionamento com o cliente e que podem ser usados para preencher automaticamente modelos e criar documentos jurídicos personalizados.

2. Automação inteligente de processos

O processo inteligente leva a automação de processos de negócios para o próximo nível, otimizando os fluxos de trabalho automatizados. Ele automatiza ainda mais partes do processo, reduzindo ainda mais o número de interações manuais. Para conseguir isso, a automação inteligente de processos introduz o processamento de linguagem natural e tecnologias semelhantes para processar dados de várias fontes. Por exemplo, uma plataforma de software pode usar a automação inteligente de processos para examinar contratos e identificar como várias cláusulas correspondem (ou não) à linguagem esperada.

3. Automação de processos robóticos

Esse tipo de automação se distingue por seus poderosos recursos para lidar com grandes volumes. Usando a automação de processos robóticos, uma empresa pode configurar um software para capturar e interpretar aplicativos para manipular dados, acionar respostas e se comunicar com outros sistemas digitais. Por exemplo, uma empresa pode usar a automação de processos robóticos para executar pesquisas de marcas registradas globalmente; monitorar questões regulatórias e receber alertas quando um problema exigir atenção; ou realizar a devida diligência em fornecedores e parceiros.

4. Hiperautomação

A hiperautomação é melhor considerada como uma técnica que envolve vários tipos de automação e usa várias tecnologias para acelerar a automação em toda a organização. Normalmente, ela se baseia no aprendizado de máquina e em outras tecnologias avançadas para identificar e implementar oportunidades de aumentar a eficiência. Mas a hiperautomação não se destina a substituir a contribuição humana. O objetivo é otimizar totalmente os processos e reduzir os riscos, ao mesmo tempo em que permite que os seres humanos injetem facilmente seus conhecimentos para obter um melhor desempenho.

Por exemplo, uma equipe jurídica pode usar a hiperautomação para escanear e-mails e anexos, fazer download de dados, extrair partes relevantes dos dados, inserir esses dados em locais apropriados em um sistema de gerenciamento de documentos e, em seguida, disparar um alerta para alguém dentro da organização com informações importantes que precisam ser tratadas com base em conhecimentos específicos.

A Gartner, a Deloitte e outros think tanks de tecnologia incluíram a hiperautomação em suas listas de tecnologias de tendência, e por um bom motivo. O investimento em hiperautomação tem um retorno significativo, pois reduz drasticamente os erros e melhora a qualidade, ao mesmo tempo em que libera os membros da equipe com conhecimentos valiosos para se concentrarem em trabalhos mais importantes. O Gartner diz especificamente: "O aumento do foco no crescimento, na digitalização e na excelência operacional destacou a necessidade de uma automação melhor e mais ampla. A hiperautomação é uma abordagem orientada aos negócios para identificar, examinar e automatizar o maior número possível de processos de negócios e de TI." Em escala, a automação tem o poder de transformar os fluxos de trabalho e melhorar muito a forma como o trabalho é realizado.

"A hiperautomação se presta à melhoria contínua, o que gera vantagem competitiva à medida que o sistema se torna melhor na coleta, análise, posicionamento e previsão de resultados. Os sistemas que funcionam bem têm a capacidade de simplificar os fluxos de trabalho inicialmente considerados complexos demais para a automação e, em escala, revolucionar a forma como os tomadores de decisão usam e aplicam os dados de suas organizações."

Mike Lucas, diretor de informações da Wilson Sonsini

Como aproveitar a automação

A maioria das organizações juntou sistemas e processos ao longo do tempo, resultando em uma mistura de ineficiência e inúmeros pontos de falha em potencial. Se esse for o caso de sua organização, considere a possibilidade de procurar oportunidades de automação e criar abordagens padrão que incentivem a consistência. Inclua em sua avaliação sistemas, processos, aplicativos, fluxos de trabalho e as pessoas que fazem o trabalho. Para obter ganhos rápidos, procure implementar ferramentas com pouco ou nenhum código para melhorar a automação de documentos e os processos de aprovação para aumentar a eficiência e a qualidade.

"Um desafio significativo para alcançar a hiperautomação é conectar os sistemas para que o você tenha todos os pontos de dados necessários, portanto, considere soluções que já funcionem com as ferramentas que seu pessoal usa. À medida que suas tecnologias se combinam, elas se tornam maiores do que a soma de suas partes para trazer novos recursos e maior valor."

Mike Ferrara, gerente sênior da Deloitte Legal Business Services

A chave aqui é encontrar um equilíbrio com as melhores plataformas da categoria que se integram perfeitamente umas às outras. Procure tecnologias que ofereçam uma interface fácil de usar com os recursos de que o você precisa para realizar as automações desejadas. Embora o ideal seja encontrar tudo o que o você precisa em uma única plataforma, para aplicativos mais complexos, talvez seja necessário considerar várias soluções integradas. Por exemplo, o uso de ferramentas como o Power Automate da Microsoft para ampliar a funcionalidade das APIs de sua plataforma individual pode oferecer soluções poderosas para os problemas do dia a dia. As plataformas que compartilham abertamente suas APIs devem estar no topo da lista.

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