Les professionnels du droit sont de plus en plus préoccupés par l'impact de la gestion des tâches administratives sur leur capacité à mettre leur expertise au service de tâches plus intéressantes et à plus forte valeur ajoutée. Selon un rapport de Bloomberg Law, 61 % des cabinets d'avocats et 70 % des équipes juridiques internes affirment que l'amélioration de l'efficacité est le principal moteur de leurs implémentations technologiques.

Les organisations tournées vers l'avenir identifient les processus manuels répétitifs et appliquent l'automatisation pour améliorer leurs flux de travail afin de pouvoir consacrer plus de temps à leurs activités principales et à la création de valeur stratégique.

Il existe quatre types d'automatisation que les équipes peuvent mettre en œuvre pour gagner en efficacité : l'automatisation des processus métier, l'automatisation intelligente des processus, l'automatisation robotisée des processus et l'hyperautomatisation.

1. Automatisation des processus métier

Ce type d'automatisation se concentre sur les systèmes et les processus, en appliquant la technologie pour simplifier et automatiser les flux de travail. Par exemple, un cabinet d'avocats ou une équipe juridique peut appliquer l'automatisation des processus métier pour numériser des documents et les traiter plus efficacement dans une plateforme de gestion documentaire. Un autre type d'automatisation comprend l'automatisation des documents juridiques, qui exploite les données capturées tout au long de la relation client et qui peuvent être utilisées pour remplir automatiquement des modèles et créer des documents juridiques personnalisés.

2. Automatisation intelligente des processus

Le processus intelligent fait passer l'automatisation des processus métier à un niveau supérieur, en optimisant les flux de travail automatisés. Il automatise encore plus de parties du processus, réduisant ainsi davantage le nombre d'interactions manuelles. Pour ce faire, l'automatisation intelligente des processus introduit le traitement du langage naturel et des technologies similaires pour traiter les données provenant de diverses sources. Par exemple, une plateforme logicielle peut utiliser l'automatisation intelligente des processus pour analyser des contrats et identifier dans quelle mesure les différentes clauses correspondent (ou non) au langage attendu.

3. Automatisation robotisée des processus

Ce type d'automatisation se distingue par ses puissantes capacités à traiter des volumes importants. Grâce à l'automatisation robotisée des processus, une entreprise peut configurer un logiciel pour capturer et interpréter des applications permettant de manipuler des données, de déclencher des réponses et de communiquer avec d'autres systèmes numériques. Par exemple, une entreprise peut utiliser l'automatisation robotisée des processus pour effectuer des recherches mondiales sur les marques déposées, surveiller les questions réglementaires et recevoir des alertes lorsqu'un problème nécessite une attention particulière, ou encore effectuer des vérifications préalables sur ses fournisseurs et partenaires.

4. Hyperautomatisation

L'hyperautomatisation peut être considérée comme une technique qui implique différents types d'automatisation et utilise plusieurs technologies pour accélérer l'automatisation dans toute l'organisation. Elle s'appuie généralement sur l'apprentissage automatique et d'autres technologies avancées pour identifier et mettre en œuvre des opportunités d'amélioration de l'efficacité. Mais l'hyperautomatisation n'a pas pour but de remplacer l'intervention humaine. L'objectif est d'optimiser pleinement les processus et de réduire les risques tout en permettant aux humains d'apporter facilement leur expertise pour améliorer les performances.

Par exemple, une équipe juridique peut utiliser l'hyperautomatisation pour analyser des e-mails et des pièces jointes, télécharger des données, extraire les parties pertinentes de ces données, les saisir aux emplacements appropriés dans un système de gestion documentaire, puis envoyer une alerte à une personne au sein de l'organisation disposant des compétences spécifiques nécessaires pour agir sur la base de ces informations importantes.

Gartner, Deloitte et d'autres groupes de réflexion technologiques ont tous inscrit l'hyperautomatisation sur leur liste des technologies tendance, et ce pour une bonne raison. Investir dans l'hyperautomatisation est très rentable, car cela réduit considérablement les erreurs et améliore la qualité tout en libérant les membres de l'équipe qui possèdent une expertise précieuse afin qu'ils puissent se concentrer sur des tâches plus importantes. Gartner précise notamment : « L'accent mis sur la croissance, la numérisation et l'excellence opérationnelle a mis en évidence la nécessité d'une automatisation meilleure et plus répandue. L'hyperautomatisation est une approche axée sur l'entreprise qui consiste à identifier, examiner et automatiser autant de processus commerciaux et informatiques que possible. » À grande échelle, l'automatisation a le pouvoir de transformer les flux de travail et d'améliorer considérablement la manière dont le travail est accompli.

«L'hyperautomatisation se prête à l'amélioration continue, ce qui crée un avantage concurrentiel à mesure que le système s'améliore dans la collecte, l'analyse, le placement et la prévision des résultats. Les systèmes qui fonctionnent bien ont la capacité de rationaliser des flux de travail initialement jugés trop complexes pour être automatisés et, à grande échelle, de révolutionner la manière dont les décideurs utilisent et appliquent les données de leur organisation. »

Mike Lucas, directeur des systèmes d'information chez Wilson Sonsini

Comment tirer parti de l'automatisation

La plupart des organisations ont mis en place des systèmes et des processus au fil du temps, ce qui a donné lieu à un mélange inefficace et à de nombreux points de défaillance potentiels. Si tel est le cas pour votre organisation, envisagez de rechercher des possibilités d'automatisation et de créer des approches standardisées qui favorisent la cohérence. Incluez les systèmes, les processus, les applications, les flux de travail et les personnes qui effectuent le travail dans votre évaluation. Pour obtenir des résultats rapides, envisagez de mettre en œuvre des outils à faible ou sans code afin d'améliorer l'automatisation des documents et les processus d'approbation pour une plus grande efficacité et une meilleure qualité.

« L'un des principaux défis à relever pour parvenir à l'hyperautomatisation consiste à connecter les systèmes entre eux afin de disposer de tous les points de données nécessaires. Il convient donc d'envisager des solutions qui fonctionnent déjà avec les outils utilisés par vos collaborateurs. À mesure que vos technologies se combinent, elles deviennent plus performantes que la somme de leurs parties et apportent de nouvelles capacités et une valeur ajoutée accrue. »

Mike Ferrara, directeur principal chez Deloitte Legal Business Services

La clé ici est de trouver un équilibre avec les meilleures plateformes qui s'intègrent parfaitement les unes aux autres. Recherchez des technologies qui offrent une interface conviviale et les fonctionnalités dont vous avez besoin pour réaliser les automatisations souhaitées. Bien qu'il soit idéal de trouver tout ce dont vous avez besoin sur une seule plateforme, pour les applications plus complexes, vous devrez peut-être envisager plusieurs solutions intégrées. Par exemple, l'utilisation d'outils tels que Power Automate de Microsoft pour étendre les fonctionnalités des API de votre plateforme individuelle peut vous apporter des solutions puissantes aux problèmes quotidiens. Les plateformes qui partagent ouvertement leurs API devraient figurer en tête de liste.

Vous souhaitez découvrir les autres sujets abordés par les leaders d'opinion du secteur juridique ? Téléchargez le document « 10 tendances technologiques juridiques pour 2022 et au-delà » destiné aux cabinets d'avocats et services juridiques d'entreprise pour découvrir d'autres tendances technologiques susceptibles de générer des résultats significatifs.

Automatisez les flux de travail de votre équipe juridique et offrez à vos utilisateurs un ensemble d'outils polyvalents pour rationaliser les tâches administratives de base grâce au connecteur NetDocuments Power Automate.