Selv om både advokatfirmaer og juridiske avdelinger i bedrifter har advokater, kan behovene til disse to gruppene variere betydelig. Og realiteten er at mange juridiske programvareverktøy er utviklet for å møte behovene til advokatfirmaer ... men de er kanskje ikke like godt egnet for sine interne motparter.

I den første delen av serien vår om hvordan et dokumenthåndteringssystem (DMS) også kan gi unike fordeler spesielt for juridiske team i bedrifter , dykker vi dypt inn i kraften i effektivt samarbeid.

Hvorfor er samarbeid viktig for interne juridiske team?

Det er ingen hemmelighet: De fleste juridiske avdelinger i bedrifter har allerede for mye å gjøre.

Men å forbli isolert vil ikke løse problemet. Faktisk kan isolasjon «svekke den enkelte advokatens vekst og karriereutvikling, … tette kommunikasjonskanaler i avdelingen, … [og] skape utilsiktede hindringer for selskapets forretningsmål.» ( Kilde )

Det er et stort problem – et som påvirker resten av virksomheten.

Med ulike forespørsler som kommer inn fra hele organisasjonen, eksterne rådgivere som skal administreres og økende press for å drive forretningsvekst, må interne juridiske team kunne gjøre mer med mindre.

Og et vellykket samarbeid er nøkkelen.

5 måter et DMS støtter samarbeid på

Gitt alt ansvaret som juridiske avdelinger må håndtere – og de ulike partene de må samarbeide med – hvordan kan et DMS hjelpe?

1. En enkelt kilde til sannhet

Den kanskje viktigste egenskapen til et effektivt DMS er at det er en sentralisert kilde til sannhet . Siden så mye av det juridiske arbeidet foregår på dokumenter som må overføres fra én person til en annen, kan det å ha flere (motstridende) sannhetskilder alvorlig ødelegge et prosjekt – og eventuelle fordeler som kunne ha blitt oppnådd ved samarbeid.

Å ha én enkelt kilde til sannheten sikrer at teamet ditt kan samarbeide med trygghet, vel vitende om at de samarbeider om den nyeste og mest oppdaterte versjonen av et dokument.

2. Versjonskontroll og historikk

I samme ånd tilbyr et moderne DMS vanligvis detaljert versjonskontroll, slik at du alltid kan være trygg på at du jobber med den nyeste versjonen av et dokument , i stedet for å måtte analysere deg gjennom tvetydige versjonsnumre og brukerinitialer. Og hvis du trenger å spore tilbake til en tidligere versjon, kan du enkelt jobbe deg gjennom dokumentets historikk.

3. Tilgang hvor som helst

Skybaserte dokumenthåndteringsløsninger gir enda flere funksjoner, som muligheten til å få tilgang til filene dine eksternt – fra hvilken som helst enhet, enten du jobber hjemmefra eller på farten. Fjernsamarbeid betyr at du kan hoppe inn for å gjennomgå endringer eller svare på kommentarer når og hvor du trenger det.

4. Forbedrede arbeidsflyter

Å jobbe med et skybasert DMS kan også gjøre det mulig for team å organisere dokumenter effektivt på en måte som støtter juridiske arbeidsflyter , enkelt søke etter og finne dokumenter du trenger, og jobbe sømløst med produktivitetsverktøy og applikasjoner du allerede bruker. Denne typen funksjoner forbedrer arbeidsflyter og støtter advokater i deres streben etter å levere kvalitetstjenester raskere og mer effektivt.

5. Sikker deling

Når det er på tide å dele og samarbeide om konfidensielle juridiske dokumenter med teammedlemmer, eksterne advokater eller interne forretningsklienter, kan et DMS hjelpe deg med å holde dokumentene dine sikre . Enten du bruker en sikker kobling eller setter opp et sikkert arbeidsområde for samarbeid, kan du være trygg på at filene og dataene dine er krypterte og trygge.

Hva er fordelene med forbedret samarbeid for juridiske team i bedrifter?

Gjør du det riktig, kan samarbeid hjelpe driften din med å få gjort mer arbeid raskere, smartere og med bedre resultater.

Forbedrede forretningsforhold

Etter hvert som juridiske avdelinger kan samarbeide og kommunisere mer effektivt med interne forretningsklienter, vil begge parter forstå hverandre bedre. For det juridiske teamet betyr dette en bedre forståelse av virksomheten og hvordan man kan støtte hver enhets behov og prioriteringer.

I mellomtiden vil forretningsenhetene få en bedre forståelse av hvordan det juridiske teamet opererer, samt hvilke typer tidsrammer og forventninger til juridiske forespørsler som er rimelige.

Med sterkere gjensidig forståelse kan interne juridiske team utvikle sterkere og mer effektive relasjoner med både individuelle forretningsenheter og organisasjonen som helhet – noe ledelsen vil finne vanskelig å ignorere.

Større effektivitet

Samarbeid gir den juridiske avdelingen mulighet til å utnytte styrkene til hvert teammedlem og den kollektive ekspertisen til helheten. Selv om dette kan være utfordrende, spesielt når mange team fortsatt jobber eksternt, kan kontrollert samarbeid hjelpe deg med å finne løsninger og drive arbeidet fremover raskere enn den forsinkede frem-og-tilbake-kommunikasjonen via e-post.

Sterkere forståelse

«Å samle kunnskap og data fra flere disipliner og kilder oppmuntrer til et globalt perspektiv på utfordringer og en mer helhetlig bevissthet om løsningene deres», skriver administrerende direktør og juridisk direktør Olga Mack.

Det kan være lett å utelukkende stole på ekspertisen til den juridiske avdelingen og eksterne rådgivere i juridiske spørsmål – men samarbeid med andre (selv de som ikke er jurister) kan avdekke nye perspektiver og føre til en mer fullstendig forståelse av et prosjekt eller problem.

Bedre resultater

Ifølge Forbes har «organisasjoner som samarbeider internt ... langt større sannsynlighet for å lykkes enn de som ikke gjør det.» Selv om dette kan virke åpenbart, er det ikke alltid lett å oppnå.

Selv om det absolutt er sant at du ikke vil ha for mange kokker på kjøkkenet, kan det være en større risiko å reise alene. Enten det gjelder å oppdage feil eller introdusere nye ideer, ser samarbeid ut til å føre til bedre resultater for bedriften.

Når store juridiske hjerner tenker likt. Det er arbeidsinspirert.

Relasjoner er nøkkelen til suksess. Enten det er innenfor den juridiske avdelingen eller med forretningsenheter på tvers av organisasjonen, kan du ikke effektivt bygge og beskytte virksomheten med mindre ekspertisen din er både pålitelig og ettertraktet.

Derfor er teknologi som støtter samarbeidet ditt så viktig for moderne team. Du trenger systemer som NetDocuments som integreres med organisasjonens teknologistabel og knytter deg tettere til kollegene dine, samtidig som de effektiviserer dine egne kritiske samsvars- og sikkerhetstiltak.

Når du kan hjelpe alle i organisasjonen din med å se utfordringer og muligheter fra en advokats perspektiv, kan du være trygg på at teamet ditt har blitt den strategiske partneren det var ment å være.
‍

Vil du vite mer? Les den juridiske avdelingens Definitive Guide to Document Management (engelsk for juridiske avdelinger).