Hoewel zowel advocatenkantoren als juridische afdelingen van bedrijven advocaten in dienst hebben, kunnen de behoeften van deze twee groepen aanzienlijk verschillen. En de realiteit is dat veel juridische softwaretools zijn ontworpen om aan de behoeften van advocatenkantoren te voldoen ... maar dat ze misschien niet zo geschikt zijn voor hun interne tegenhangers.

In deel één van onze serie over hoe een documentbeheersysteem (DMS) ook unieke voordelen kan bieden voor juridische teams van bedrijven, gaan we dieper in op de kracht van effectieve samenwerking.

Waarom is samenwerking belangrijk voor interne juridische teams?

Het is geen geheim: de meeste juridische afdelingen van bedrijven hebben al te veel hooi op hun vork genomen.

Maar geïsoleerd blijven lost het probleem niet op. Sterker nog, isolatie "kan de groei en loopbaanontwikkeling van individuele advocaten belemmeren, ... de communicatiekanalen binnen de afdeling verstoppen, ... [en] onbedoelde obstakels voor de bedrijfsdoelstellingen van het bedrijf creëren." (Bron)

Dat is een groot probleem, een probleem dat de rest van het bedrijf beïnvloedt.

Met diverse verzoeken vanuit de hele organisatie, externe adviseurs die moeten worden aangestuurd en toenemende druk om de bedrijfsgroei te stimuleren, moeten interne juridische teams meer kunnen doen met minder.

En succesvolle samenwerking is essentieel.

5 manieren waarop een DMS samenwerking ondersteunt

Gezien alle verantwoordelijkheden die juridische afdelingen moeten beheren – en de verschillende partijen waarmee ze moeten samenwerken – hoe kan een DMS dan helpen?

1. Eén enkele bron van waarheid

Misschien wel het belangrijkste kenmerk van een effectief DMS is dat het een gecentraliseerde bron van waarheid is. Aangezien veel juridisch werk plaatsvindt op basis van documenten die van de ene persoon naar de andere moeten worden doorgegeven, kan het bestaan van meerdere (tegenstrijdige) bronnen van waarheid een project ernstig doen ontsporen – en alle voordelen tenietdoen die door samenwerking hadden kunnen worden behaald.

Met één enkele bron van waarheid weet je zeker dat je team met vertrouwen kan samenwerken, omdat ze weten dat ze aan de nieuwste, meest recente versie van een document werken.

2. Versiebeheer en geschiedenis

In dezelfde geest biedt een modern DMS doorgaans gedetailleerde versiebeheer, zodat u er altijd zeker van kunt zijn dat u met de meest recente versie van een document werkt, in plaats van uw weg te moeten zoeken tussen dubbelzinnige versienummers en gebruikersinitialen. En als u een eerdere versie wilt terugvinden, kunt u eenvoudig de geschiedenis van het document doorlopen.

3. Overal toegang

Cloudgebaseerde oplossingen voor documentbeheer bieden nog meer mogelijkheden, zoals de mogelijkheid om op afstand toegang te krijgen tot uw bestanden – vanaf elk apparaat, of u nu thuis werkt of onderweg bent. Dankzij samenwerking op afstand kunt u op elk gewenst moment en vanaf elke gewenste locatie wijzigingen bekijken of reageren op opmerkingen.

4. Verbeterde workflows

Door te werken met een cloudgebaseerd DMS kunnen teams documenten ook effectief ordenen op een manier die juridische workflows, gemakkelijk documenten te zoeken en te vinden die u nodig hebt, en naadloos samen te werken met productiviteitstools en applicaties die u al gebruikt. Dit soort functies verbeteren de workflows en ondersteunen advocaten bij hun streven om sneller en efficiënter kwaliteitsdiensten te leveren.

5. Veilig delen

Wanneer het tijd is om vertrouwelijke juridische documenten te delen en samen te werken met teamleden, externe adviseurs of interne zakelijke klanten, kan een DMS u helpen uw documenten veilig te houden. Of u nu een beveiligde link gebruikt of een beveiligde werkruimte voor samenwerking opzet, u kunt erop vertrouwen dat uw bestanden en gegevens versleuteld en veilig zijn.

Wat zijn de voordelen van verbeterde samenwerking voor juridische teams van bedrijven?

Als het goed wordt aangepakt, kan samenwerking ervoor zorgen dat uw bedrijf meer werk sneller, slimmer en met betere resultaten kan uitvoeren.

Verbeterde zakelijke relaties

Doordat juridische afdelingen effectiever kunnen samenwerken en communiceren met interne zakelijke klanten, zullen beide partijen elkaar beter gaan begrijpen. Voor het juridische team betekent dit een beter begrip van het bedrijf en hoe ze de behoeften en prioriteiten van elke afdeling kunnen ondersteunen.

Ondertussen zullen de bedrijfsonderdelen een beter inzicht krijgen in hoe het juridische team werkt en welke termijnen en verwachtingen voor juridische verzoeken redelijk zijn.

Met een beter wederzijds begrip kunnen interne juridische teams sterkere, effectievere relaties opbouwen met zowel individuele bedrijfsonderdelen als de organisatie als geheel – iets wat het management moeilijk zal kunnen negeren.

Grotere efficiëntie

Samenwerking stelt de juridische afdeling in staat om de sterke punten van elk teamlid en de collectieve expertise van het geheel te benutten. Hoewel dit een uitdaging kan zijn, vooral wanneer veel teams nog steeds op afstand werken, kan gecontroleerde samenwerking u helpen oplossingen te vinden en het werk sneller vooruit te helpen dan het vertraagde heen-en-weer-gemail.

Sterker begrip

"Door kennis en gegevens uit verschillende disciplines en bronnen samen te brengen, wordt een mondiaal perspectief op uitdagingen en een meer holistisch bewustzijn van de oplossingen daarvoor gestimuleerd", schrijft CEO en General Counsel Olga Mack.

Het kan gemakkelijk zijn om bij juridische kwesties uitsluitend te vertrouwen op de expertise van de juridische afdeling en externe adviseurs, maar door samen te werken met anderen (zelfs niet-juristen) kunnen nieuwe perspectieven worden ontdekt en kan een beter begrip van een project of probleem worden verkregen.

Betere resultaten

Volgens Forbes hebben "organisaties die intern samenwerken ... veel meer kans op succes dan organisaties die dat niet doen". Hoewel dit misschien voor de hand liggend lijkt, is het niet altijd even gemakkelijk te realiseren.

Hoewel het zeker waar is dat je niet te veel koks in de keuken wilt hebben, kan het een groter risico zijn om alleen te werken. Of het nu gaat om het opsporen van fouten of het introduceren van nieuwe ideeën, samenwerking lijkt consequent te leiden tot betere resultaten voor het bedrijf.

Wanneer grote juridische geesten hetzelfde denken. Dat is Work Inspired.

Relaties zijn essentieel voor uw succes. Of dat nu binnen de juridische afdeling is of met bedrijfsonderdelen binnen de organisatie, u kunt het bedrijf niet effectief opbouwen en beschermen tenzij uw expertise zowel vertrouwd als gewild is.

Daarom is technologie die uw samenwerking ondersteunt zo essentieel voor moderne teams. U hebt systemen nodig zoals NetDocuments die integreren met de technologiestack van uw organisatie en u dichter bij uw collega's brengen, terwijl ze uw eigen cruciale compliance- en beveiligingsinspanningen stroomlijnen.

Zodra u iedereen in uw organisatie kunt helpen om uitdagingen en kansen vanuit het perspectief van een advocaat te bekijken, kunt u er zeker van zijn dat uw team de strategische partner is geworden die het moest worden.
‍

Wilt u meer weten? Lees dan de Definitive Guide to Document Management van de juridische afdeling van het bedrijf.